Ter dinheiro disponível em caixa não é suficiente para que a gestão pública municipal cumpra seu plano de governo. Um planejamento de metas sem que exista ferramentas específicas para colocá-lo em prática é perda de tempo e de recursos públicos.
A administração pública pode contar com uma variedade de opções tecnológicas que auxiliam a atuação das secretarias e servidores. É fundamental que prefeitos e gestores estejam atentos às mudanças de gestão de serviços públicos para proporcionar agilidade e qualidade de atendimento à população.
Neste texto, apresentamos para você cinco motivos por que as prefeituras devem investir em um software de gestão pública municipal.
Um software de gestão pública municipal tem a vantagem de funcionar, seja parcial ou completamente, em nuvem. Isso quer dizer que a gestão que optar por implementar serviços digitais em sua prefeitura não gastará com aluguel ou compra de equipamentos. Além de não precisar de meios mecânicos para administrar enormes quantidades de documentação.
Infraestruturas digitais gravam quantidades quase infinitas de arquivos e substituem caixas, armários e salas que ainda são utilizados para armazenar documentação pública.
A prefeitura é responsável por administrar a saúde, educação, transporte, segurança, entre outros tipos de serviços que competem também à administração pública. É uma variedade grande de demandas que precisam ser gerenciadas com agilidade. Afinal, são esses serviços que serão utilizados por cada cidadão e cidadã.
O que desacelera também a efetividade de entrega de um serviço público, que deveria ser concluído em um curto espaço de tempo, é o modo como seu fluxo é realizado. Isto é, as secretarias precisam despender atenção cuidadosa, por meio dos seus servidores, ao analisarem documentação, por exemplo.
Por esse motivo, a produtividade diária é reduzida consideravelmente porque são muitos processos e pouco pessoal.
Um software de gestão pública municipal pode executar boa parte das análises. Essa vantagem ajuda a não sobrecarregar servidores, além de acelerar o fluxo de trabalho diário, e o retorno para o cidadão.
Dos centros urbanos que são maiores às cidades menores, uma administração que adote um software de gestão pública municipal tem controle facilitado dos serviços tramitados em suas secretarias.
O status de um requerimento, acompanhamento de prazos, obstáculos de cada operação e a evolução do fluxo operacional de uma prefeitura podem ser feitos com poucos cliques.
Outra vantagem é que cada usuário possui assinaturas digitais autenticadas. O que significa que um software de gestão armazena o histórico de alterações feitas por cada pessoa.
Um software de gestão pública municipal permite concentrar múltiplos serviços e funções em uma única plataforma. Imagine um requerimento que precisa ser analisado por diferentes departamentos. É bastante provável que haja perda de parte da documentação, erros e outras irregularidades que são comuns acontecerem.
As integrações evitam que documentos sejam manuseados por diferentes modos. O que dificulta, inclusive, a vida do cidadão na hora de solicitar algum requerimento.
Um sistema de gestão pública possibilita acessos para todos os envolvidos em um só lugar. Portanto, o gerenciamento dos trabalhos se concentra em uma única plataforma. É possível ainda integrar ao software de gestão pública municipal sistemas externos e de outros órgãos públicos que são utilizados também nas prefeituras.
De modo geral, cada município funciona sob a jurisdição de leis federais, estaduais e as do próprio município. Afinal, uma cidade é um órgão independente da federação. As particularidades de cada cidade, secretaria e prefeitura podem ser, em muitos casos, entraves para a fluidez do funcionamento dos serviços públicos.
Um software de gestão pública municipal pode funcionar de acordo com as necessidades de cada administração. Em outras palavras, plataformas que funcionam para auxiliar a gestão podem ser personalizadas com critérios pré-determinados. Dessa maneira, evita-se fluxos de trabalhos intermináveis.
Um exemplo prático desse cenário é a solicitação de alvarás de obras. Feita de modo convencional, isto é, por meio de papéis e com o requerente se deslocando até a prefeitura, caso a documentação esteja com informações incompletas, a solicitação precisará ser submetida outra vez.
A substituição desse modelo de trabalho por um software de gestão pública municipal rompe com esse ciclo. A plataforma já apresenta ao requerente as informações essenciais para dar início a seu pedido.
Com o auxílio dessa tecnologia, uma prefeitura pode reduzir gastos com infraestruturas e equipamentos físicos; poupar tempo de trabalho dos servidores; acelerar o retorno e a resposta da prefeitura ao cidadão; integrar serviços em um mesmo lugar, até mesmo entre diferentes plataformas e de dados; e analisar, e até concluir, de modo automático, solicitações feitas à prefeitura.
A Prefeitura de Chapecó, por exemplo, tramita seus mais de 26 mil processos de modo 100% digital. Na prática, esse município economiza mensalmente mais de R$4 milhões. Cenário que é possível ao substituir a tramitação manual por fluxos digitais gerenciados por um software de gestão pública municipal.
A Capital de São Paulo passou a utilizar também software de gestão pública municipal para acelerar a liberação de alvarás de obras. Com a iniciativa, o município agiliza a liberação e implantação de políticas públicas de habitação voltadas à população carente.
