Entre as várias atividades desempenhadas diariamente dentro das organizações, está a necessidade de inúmeras assinaturas em documentos.
Podemos dizer que uma assinatura é um tipo de marca formal e oficial característica no fim de um ciclo operacional.
É ela que atesta a veracidade das informações, entre outras coisas, contidas em um documento.
O contexto digital alterou, como todos já sabem, a maneira como as organizações funcionam.
Se antes dessas transformações era muito comum a entrada e saída de pilhas e mais pilhas de papel dentro de um escritório, agora tudo é feito pela tela do computador, celular e outros dispositivos móveis e 100% digitais.
Não seria diferente com as assinaturas. Uma vez transformado o cenário das organizações, as assinaturas também precisaram passar por adaptações. E é nesse contexto que surgiu, portanto, um software para assinatura digital.
Um software para assinatura digital, basicamente, substitui uma assinatura física. Em outras palavras, papel e caneta são deixados de lado para assinar documentos.
No mercado, existem inúmeros aplicativos (App) ou plataformas (gratuitas ou pagas) que possibilitam que você substitua o papel e a caneta para assinar documentos.
Talvez os custos com os materiais de consumo estejam fora do radar das organizações. Isso porque pode existir a falsa conclusão de que os valores gastos com esses materiais (papel, caneta, grampeador, e outros utensílios de escritório) não oneram as contas de uma empresa ou instituição.
A Secretaria de Obras e Meio Ambiente da prefeitura de Conselheiro Lafaiete, por exemplo, gastou quase R$ 1 milhão de reais, ao longo de 2021, apenas com materiais de consumo. Entre esses materiais estão incluídas folhas de papel, canetas, caixas para arquivo, prateleiras e outros objetos.
Agora imagine esse valor gasto considerando todas as secretarias e o tamanho de uma organização, que pode variar, como as prefeituras brasileiras - o valor pode atingir cifras maiores.
Ao substituir processos internos feitos à mão, como assinar um documento, com a ajuda de um software de assinatura digital, uma organização pode economizar valores significativos que são indispensáveis para a saúde financeira de qualquer empresa.
Uma outra vantagem de se implementar um software para assinatura digital dentro de uma organização é que geralmente essa escolha está acompanhada de outras mudanças internas.
Como é de se esperar, ao se deixar a caneta de lado, o seu par (o papel) também será substituído. Ou seja, no lugar das folhas de papel, a organização terá pouquíssimos formulários digitais que substituirão aquelas pilhas e mais pilhas de A4.
Em outras palavras, os softwares para assinatura digital causam, nesse sentido, um efeito cascata de transformações dentro de uma organização. O que, por efeito, pode aumentar ainda mais a economia ao reduzir os custos com esses bens de consumo utilizados diariamente.
Aqui as coisas ficam um pouco mais complicadas, porque nesse universo digital duas possibilidades se misturam e causam confusão.
Existe uma diferença entre assinaturas digitais, assinaturas eletrônicas e certificados digitais. Mas explicamos o que distingue essas três ferramentas.
Uma assinatura eletrônica é um tipo de autenticação digital. Geralmente, é usada para acessar, assinar, ou compartilhar documentos no mundo virtual.
Ela se refere a um tipo de método para oficializar documentos digitais.
A assinatura eletrônica tem o mesmo valor que uma assinatura física. No entanto, para que isso aconteça, é preciso que ela cumpra três requisitos básicos.
Para entender de um jeito simples o que é uma assinatura eletrônica na prática, basta lembrar sobre as transações bancárias por aplicativo.
Quando você faz um tipo de transferência, por exemplo, para confirmar a transação, é necessário entrar com um código pessoal.
É exatamente esse código que pode ser uma assinatura eletrônica. Vale lembrar que muitos aplicativos autenticam uma assinatura eletrônica por meio de digitais (com o toque dos dedos), já que boa parte dos aparelhos contam com essa função.
Por sua vez, uma assinatura digital também é uma assinatura eletrônica. No entanto, para este caso, é utilizado um certificado digital.
Dica: Um certificado digital é uma maneira de autenticação de uma assinatura digital.
Por exemplo, o Governo Federal disponibiliza em sua plataforma gov.br a possibilidade, e o passo a passo, para se assinar documentos digitalmente.
Para isso, o usuário deverá ter uma conta validada por meio das seguintes maneiras:
É importante que fique claro que um software para assinatura digital nem sempre é uma plataforma que dá suporte para assinaturas eletrônicas digitais autenticadas por certificados digitais.
Existem inúmeros aplicativos nas lojas virtuais que apenas digitalizam uma assinatura (geralmente escrita da maneira como é feita no papel).
Os órgãos públicos são as organizações que mais utilizam assinaturas digitais a partir de um certificado digital. Isso porque os certificados digitais ficam vinculados a uma pessoa e aos seus dados pessoais.
Vale lembrar que as assinaturas digitais têm o mesmo valor que uma assinatura física, e o respaldo para isso está no Decreto Presidencial de Nº 10.543 que dispõe sobre os requisitos mínimos para fazer valer esse modo menos burocrático de formalizar documentos e outras atividades.
As prefeituras têm utilizado sistemas que transformam os fluxos públicos em atividades 100% digitais.
Para isso, estes sistemas disponibilizam também um tipo de software para assinatura digital para autenticar documentos públicos.
Além de reduzir o uso do papel e caneta, além de outros bens de consumo diário, esses sistemas permitem que órgãos públicos assinem digitalmente documentos nos padrões estipulados pelo decreto presidencial e pelo ICP Brasil.
