Já imaginou como seria muito mais prática a gestão do seu município se você pudesse gerenciar todos os recursos e serviços públicos da sua cidade com um simples clique?
Essa é a proposta de um sistema de gestão pública, ferramenta indispensável para potencializar os princípios de uma boa administração.
Segundo o Relatório de Desenvolvimento Humano 2020, elaborado pelo Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD), muitos países, incluindo o Brasil, enfrentam problemas relacionados à gestão pública, como a ineficiência, a falta de transparência e a baixa qualidade dos serviços.
Diante desse cenário, é fundamental buscar soluções que possam melhorar a gestão pública e, consequentemente, a qualidade de vida dos cidadãos e o desenvolvimento sustentável do país.
Neste artigo, você vai aprender o que é um sistema de gestão pública, como ele funciona e como escolher o melhor para a sua prefeitura. Você também vai conhecer os benefícios, os desafios e as tendências desse tipo de ferramenta para a efetiva transformação digital na gestão pública.
O artigo está dividido nas seguintes seções:
Um sistema de gestão pública é um conjunto envolve pessoas, processos e tecnologia para auxiliar a gestão de uma cidade, visando melhorar a eficiência, a transparência e a qualidade dos serviços públicos.
Contemplando os três pilares fundamentais da transformação digital, o sistema de gestão pública facilita o planejamento, a execução, o monitoramento e a avaliação das atividades e dos resultados da gestão pública.
Ele também promove a integração, a comunicação e a participação dos diversos atores envolvidos, como gestores, servidores, cidadãos, fornecedores, parceiros, entre outros.
Um sistema de gestão pública pode abranger diferentes áreas e funções da gestão pública, como:
Um sistema de gestão pública pode ser implementado de forma integrada ou modular, dependendo das necessidades e das características de cada instituição pública. Uma das vantagens é poder ampliar o uso do sistema para outros setores de forma gradativa.
São vários os benefícios proporcionados pelo sistema de gestão pública. Veja a seguir as 6 principais vantagens em investir na tecnologia:
O sistema permite que os cidadãos solicitem e acompanhem os serviços públicos de forma online, sem a necessidade de se deslocar até os órgãos públicos, preencher formulários impressos, apresentar documentos físicos ou enfrentar filas e demoras.
Possibilita que os gestores e os servidores públicos tenham acesso e controle sobre os dados e os processos da sua área de atuação, podendo gerenciar, monitorar, analisar e melhorar o fluxo de trabalho, a produtividade, a qualidade e a eficiência dos serviços públicos.
Facilita a comunicação entre os órgãos públicos e os cidadãos, por meio de canais digitais como e-mail, SMS, chat bot, entre outros, que permitem enviar notificações, alertas, lembretes, confirmações, feedbacks, avaliações, sugestões, reclamações, elogios, entre outros.
A tecnologia garante a transparência e a rastreabilidade dos processos e dos serviços públicos, permitindo que os cidadãos e os órgãos de controle possam consultar, acompanhar e fiscalizar as etapas, os prazos, os responsáveis, os documentos, os pareceres, as decisões, os resultados, os custos, os recursos, entre outros.
Um software de gestão pública reduz os custos operacionais da gestão pública, como os gastos com papel, tinta, impressão, cópia, armazenamento, transporte, manutenção, entre outros, além de economizar tempo e recursos humanos, que podem ser direcionados para outras atividades mais estratégicas e relevantes.
Com o sistema de gestão pública é possível padronizar os processos e o atendimento da gestão pública, seguindo as normas e os padrões estabelecidos pela legislação, pela regulamentação, pela política, pela estratégia, pela qualidade, entre outros, evitando erros, inconsistências, divergências, conflitos e fraudes.
Se você é um gestor ou servidor público, sabe que essa é uma decisão importante, que pode trazer muitos benefícios, mas também muitos desafios. Então, o que considerar na hora de escolher e implementar um sistema de gestão pública?
O primeiro passo para escolher um sistema de gestão pública é definir as necessidades e os objetivos do seu município.
O segundo passo é pesquisar e comparar as opções de sistemas de gestão pública disponíveis no mercado, levando em conta as características, as funcionalidades, os depoimentos, as avaliações.
O terceiro passo é solicitar uma demonstração ou um teste do sistema de gestão pública que você escolheu, para verificar na prática como ele funciona.
Esses são os principais passos para escolher um sistema de gestão pública, mas não são os únicos. Você também deve considerar outros fatores, como:
Você já viu como um sistema de gestão pública pode trazer muitos benefícios para a administração e a organização dos recursos e serviços públicos, além de contribuir para o desenvolvimento das cidades e da sociedade.
Mas você quer ver na prática como isso funciona? Então confira alguns cases de sucesso de cidades que implantaram o sistema de gestão pública e alcançaram resultados incríveis, que não seriam possíveis sem a tecnologia. Veja:
Desafio: A cidade sofria com a demora nos processos de requerimentos na Secretaria de Planejamento e Urbanismo, que prejudicava o atendimento ao cidadão e a eficiência da gestão pública.
Serviços como a aprovação de loteamento e de projetos podiam levar um ano até a conclusão, gerando insatisfação e perda de oportunidades.
Solução: Para resolver o problema Mogi digitalizou 42 tipos de requerimentos, eliminou o uso de papel, agilizou o fluxo de trabalho, integrou os setores envolvidos, garantindo a transparência e a segurança dos processos.
Resultado: Os serviços que demoravam um ano, passaram a ser resolvidos em 60 dias. A aprovação de projetos, que era uma demanda crítica, ficou 80% mais rápida, sendo concluída entre 10 e 15 dias. A cidade melhorou o atendimento ao cidadão, o trabalho dos servidores, além de economizar tempo, recursos e papel.
Desafio: A cidade mineira enfrentava dificuldades nos processos de aprovação de projetos de construção, que envolviam muitos servidores de diferentes setores, gerando atrasos, erros, retrabalhos e custos. O cidadão esperava quatro meses para aprovar um projeto, que dependia de 11 servidores de diferentes setores.
Solução: a tecnologia foi a solução escolhida para resolver a demanda em Varginha. A prefeitura automatizou os processos de aprovação de projetos de construção, reduzindo o tempo e o trabalho envolvidos. O sistema permitiu que os processos sejam analisados e aprovados por apenas um servidor, de forma online, padronizada e integrada.
Resultado: desde então mais de 80% dos pedidos são resolvidos em menos de um mês, e o número de servidores envolvidos foi reduzido de 11 para apenas um que consegue dar vazão a todos os projetos. Com um dos principais gargalos resolvidos na Secretaria de Planejamento Urbano - a lentidão e a demora na análise - os servidores puderam focar na atualização do cadastro imobiliário, demanda que estava parada há anos devido a alta demanda de trabalho.
Desafio: Cidade com maior PIB de Santa Catarina, de acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), moradores e investidores de Itajaí enfrentavam a complexidade dos processos de abertura de empresas. Os alvarás de funcionamento para abertura de empresas chegavam a demorar 60 dias para serem analisados.
Solução: a Aprova automatizou os processos de abertura e baixa de empresas e integrou o atendimento com o sistema tributário para dar mais agilidade aos empresários. O sistema permitiu que os alvarás de funcionamento para abertura de empresas sejam emitidos em até 24 horas.
Resultado: a celeridade dos processos tramitados de forma 100% digital R$ 3,4 bilhões em 2020, quase o dobro do que em 2019. A cidade possui 57.426 empresas ativas, sendo que 14.017 foram abertas após a implantação da tecnologia. A cidade atraiu mais empreendedores e investidores, que geraram mais emprego e renda para a população.
Acompanhando Mogi das Cruzes, Varginha e Itajaí, mais de 100 cidades do Brasil conquistaram resultados inéditos ao escolherem a Aprova como sistema de gestão pública para melhorar os serviços.
Ao todo são mais de R$ 50 milhões economizados por ano, mais de 40 mil processos por mês tramitados de forma digital, mais de 350 mil toneladas de papel economizados em 6 anos.
São cidades que reduziram em até 90% o tempo de liberação dos processos em prefeituras impactando a vida de 21 milhões de cidadãos que podem utilizar os serviços oferecidos na plataforma.
Viu como a tecnologia pode proporcionar muitos benefícios para a administração municipal e para os cidadãos?
Utilizar um sistema de gestão pública que é personalizado para a realidade de cada município é a forma mais eficaz de garantir a qualidade dos serviços e melhorar a rotina do gestor público.
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