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O que você precisa saber sobre Software de gestão pública

POR Rafael Francisco  -   

Você já deve ter percebido que falar sobre os serviços públicos já é quase um hábito de todo brasileiro ou brasileira. 

Seja em uma conversa mais formal, dentro de uma empresa, num bate papo mais descontraído entre amigos ou nos comentários mais acalorados nas redes sociais, a gestão dos serviços públicos sempre rende intermináveis posicionamentos. 

Qualquer um de nós tem algum tipo de opinião formada sobre a administração pública e o funcionamento das gestões, sejam elas a nível federal, estadual ou municipal. 

Não é para menos. Boa parte dos brasileiros se sentem lesados com o mal funcionamento e a pouca eficiência do Estado ao administrar serviços públicos. 

Isso porque nós sabemos que esses mesmos serviços públicos são custeados com parte da arrecadação de impostos que todos nós pagamos. 

Podemos dizer que já é quase um traço da identidade cultural não estar satisfeito com a administração pública.

Mas por que isso acontece e como romper com essa cultura de pouca eficiência dos serviços públicos que não é boa nem para a gestão pública nem para o cidadão? 

Tentar responder à pergunta não é tão simples. Se tratando de gestão pública, existem vários fatores que devem ser considerados. 

Mas podemos sugerir soluções como a de adotar o uso da tecnologia e de um software de gestão pública municipal para resolver boa parte desses problemas. 

Atuação das prefeituras pode ser papel estratégico na mudança nacional 

Talvez você não tenha pensado nisso, mas as prefeituras podem ter um papel fundamental e estratégico na mudança nacional em relação aos serviços públicos. 

Pense o seguinte, quando alguém precisa de algum tipo de serviço público, geralmente recorrerá às administrações públicas regionais do local onde mora. 

Se um microempreendedor deseja abrir uma empresa e precisa formalizar esse processo, a primeira coisa que ele ou ela deverá fazer é procurar a prefeitura e outros órgãos municipais da cidade. 

Quando redimensionamos as necessidades do cidadão e as gestões que podem suprir essas demandas, conseguimos olhar para esse cenário por outros ângulos. 

O exemplo que demos pode ser substituído por quase qualquer tipo de situação ou demanda vinda do cidadão. 

O que quero demonstrar para você é que a avaliação negativa nacional que os brasileiros têm sobre as gestões públicas tem respaldo, em muitos casos, nas experiências locais e regionais.

Isso quer dizer que aquela percepção negativa em relação aos serviços públicos, que já é quase um traço da nossa identidade nacional, pode ser revertida com algumas iniciativas simples, embora certeiras, que devem ser adotadas pelas gestões municipais. 

software de gestão pública substitui pilha de papel e pastas acumuladas

Incluir o cidadão nos fluxos e processos públicos 

Você já fez alguma compra na internet e já deve ter percebido que a cada etapa que é concluída do seu pedido uma atualização é disponibilizada para você. 

Esse processo de atualizações em tempo real te mantém por dentro do fluxo da sua compra e possibilita, entre outras coisas, saber exatamente quando sua encomenda vai chegar. 

Essa característica dos serviços do e-commerce não é uma novidade e sites como a Amazon já a utiliza há tempos. 

Por que com os serviços públicos isso ainda não é possível? 

Sem softwares de gestão pública municipal, sem serviços eficientes 

Imagine se para fazer uma compra você precisasse submeter seu pedido pessoalmente à empresa prestadora de serviços, preenchendo formulários, especificando detalhes e assinando, ou autenticando, de próprio punho aquela solicitação? 

Isso é impensável. Com poucos cliques você compra o que deseja pela internet. 

O que já é simples para você ao acessar qualquer site de compras ainda não foi disponibilizado por órgãos públicos porque parte dos serviços dessas instituições ainda são tramitadas via papel. 

E se ainda há papel circulando nas prefeituras, por exemplo, não é possível oferecer atualizações em tempo real das etapas ao requerente dos serviços. 

O resultado disso é acúmulo de trabalho para os servidores públicos e prefeituras e pouca entrega ao cidadão. 

O que softwares de gestão municipal podem fazer em pouco segundos, leva semanas e até meses para ser cumprido manualmente. 

Nesse meio tempo, quem fez o requerimento do serviço fica sem atualização, a não ser que a pessoa vá até a prefeitura para saber informações sobre os serviços solicitados. O que faz menos sentido ainda. 

Tudo se resolve com a digitalização dos serviços? 

Digitalizar serviços com a ajuda de um software de gestão pública é meio caminho percorrido para mudar essa cultura de poucas entregas ao cidadão. Mas calma, você ainda pode, e deve, fazer mais. 

Se por um lado a digitalização pode acelerar o processo de análise e a validação de documentos, sem as devidas integrações, por outro lado, o serviço pode ainda encontrar obstáculos para ser concluído e entregue ao cidadão. 

Existe uma quantidade significativa de serviços públicos digitalizados hoje no Brasil. Só que aqui vai um detalhe, boa parte desses serviços públicos não conversam entre si.

Essa é uma outra característica das administrações públicas brasileiras e que pode ser facilmente resolvido com sistemas de gestão pública especializados. 

Imagine só se não houvesse integração entre a plataforma Amazon e seus fornecedores. As compras dos clientes demorariam meses para serem concluídas. 

Mas não é assim que acontece. No mesmo momento que você autoriza a compra uma mensagem é disparada para você informando que o fornecedor já recebeu seu pedido. Em seguida, no mesmo dia, outra mensagem é enviada confirmando que o pedido está em separação, e assim por diante até a entrega de fato do que foi comprado. 

Mulher com pilha de papel na mãos em frente a pastas e arquivos

Como gerenciar histórico de serviços prestados? 

Se você pensar em arquivo, certamente virá à sua mente um punhado de caixas marrons, em prateleiras empoeiradas, com quantidades de pastas quase incontáveis dentro. 

Esse cenário ainda também é muito comum no funcionamento das repartições públicas. Os conhecidos arquivos mortos ainda assombram o funcionamento das gestões do Estado.

Não podem ser descartados, são difíceis de serem gerenciados, ocupam espaço, tempo e orçamento público. 

Agora imagine poder acessar não só o histórico de cada etapa tramitada, os funcionários públicos envolvidos na validação do documento, mas toda e qualquer solicitação que já foi concluída com o máximo de detalhes possível? 

A resposta talvez pareça repetitiva: software de gestão pública municipal. 

Com os sistemas de gestão pública a capacidade de armazenamento é infinita, os arquivos são acessíveis por filtros de busca e podem facilmente mostrar o histórico de cada etapa. 

Se você considerar a simples escolha de substituir o modo manual como uma prefeitura geralmente funciona pela digitalização de serviços, boa parte daquela cultura negativa considerada pelos cidadãos pode ser rompida.  

Nesse cenário de avaliações negativas por parte da sociedade sobre o funcionamento das administrações públicas, as prefeituras podem ser atores estratégicos na mudança nacional. 

Você consegue perceber que não incluir o cidadão nos fluxos e processos públicos, deixar de integrar serviços de diferentes departamentos com a auxílio de um software de gestão pública municipal pode ser o calcanhar de Aquiles das prefeituras. 

Se você quiser saber mais sobre as vantagens que uma gestão pública alcança ao digitalizar serviços públicos, leia mais sobre esse assunto em nosso texto Software de gestão pública municipal.