A transformação digital é uma realidade e mudou o comportamento e o dia a dia das pessoas. Estamos vivendo uma nova era em que tudo está na palma das mãos, tudo a um simples toque. A gestão digital também mudou, para melhor, o cenário ao qual muitos profissionais estavam acostumados.
Isso se tornou imprescindível em muitas empresas privadas, levando mais praticidade para acompanhar resultados e criar novas estratégias baseadas em indicadores que apenas são possíveis nesse modelo de gestão.
Mas não é apenas o setor privado que vem se beneficiando com a gestão digital.
O setor público também entendeu que utilizar os recursos tecnológicos na gestão municipal, eleva a qualidade dos resultados e a assertividade das decisões tomadas pelo gestor.
É uma estratégia inteligente para que as gestões não sejam vistas como ultrapassadas e desatentas às demandas da população - das atuais e novas gerações.
Basta refletir sobre todas as soluções e mudanças que surgiram nos últimos anos e no impacto que elas trouxeram à comunidade. O mesmo se espera do poder público: mudanças que acompanhem o progresso.
A transformação dos processos em uma prefeitura ou câmara municipal aliada à tecnologia, é o melhor começo para ajudar a gestão pública a se tornar uma gestão digital.
Com soluções inteligentes, o foco do gestor e dos servidores passa a ser o cidadão, já que a força de trabalho não estará voltada para atividades manuais, repetitivas e que podem ser facilmente realizadas por um sistema.
É assim que prefeitos, secretários, diretores se tornam mais assertivos, pois conseguem avaliar as necessidades do município embasados em dados estatísticos que direcionam a tomada de decisões.
Entre os diversos benefícios da gestão digital na sua prefeitura podemos destacar:
A gestão digital ajuda a garantir o sucesso da administração pública, que passa a ser vista com bons olhos pela população, mas não apenas pela comunidade local.
Gestores preocupados em acompanhar o progresso estão sendo frequentemente reconhecidos e premiados pela transformação digital que estão realizando em seus municípios.
O Centro de Liderança Pública (CLP), organização de referência nacional, listou diversas prefeituras que são atendidas pela Aprova Digital entre as mais eficientes e inovadoras do Brasil.
Esse reconhecimento aos prefeitos e servidores, é por conta dos resultados alcançados. Eles mudaram a forma de gerir a máquina pública e se adequaram à gestão digital.
Em Itajaí, Santa Catarina, a partir da implantação da Aprova Digital em 2020, foram construídos 1.400.000 metros quadrados de obras, o que injetou R$ 3,4 bilhões na economia local. Quase o dobro de 2019, último ano antes da digitalização dos alvarás.
Na cidade catarinense que possui o segundo maior PIB do Estado, hoje os empreendedores conseguem abrir empresas em um dia e meio, o que antes demorava dois meses para ingressarem com um pedido na Junta Comercial.
Os resultados positivos garantiram a colocação do município no ranking. Itajaí também é reconhecida pelos esforços para a redução dos impactos ao meio ambiente com o primeiro órgão ambiental da região 100% digital.
Cascavel, no Paraná, também garantiu o reconhecimento no ranking do Centro de Liderança Pública e se tornou referência na redução do déficit habitacional.
Depois de implementar o sistema na prefeitura, o Município reduziu de 60 dias para 15 dias o tempo para liberação de documentos, o que provocou um efeito cascata positivo no mercado da construção civil.
Com mais obras saindo do papel rapidamente e pela agilidade em emitir alvarás e licenças digitais, o número de vagas de trabalho quase dobrou e colocou a cidade em posição de destaque com os maiores saldos de contratações no estado.
Já o prefeito de Sorocaba, em São Paulo, além de garantir posição de destaque no ranking do CLP, graças à sua gestão digital, também conquistou outros prêmios.
A partir da implantação da Aprova Digital, a Seurb estima que deixará de consumir mais de 350 mil folhas de papel sulfite em apenas um ano, passando a ter cerca de 11 mil agendamentos e cinco mil novos processos por ano.
Com isso, o prefeito recebeu o prêmio principal do Band Cidades Excelentes, além da cidade se destacar no ranking Connected Smart Cities.
Além dos bons resultados garantirem reconhecimento aos prefeitos, secretários e servidores pelo trabalho realizado, a gestão digital traz outros benefícios.
A gestão digital melhora a rotina do servidor público e ainda:
Diminuir os problemas no funcionalismo público é um ponto muito importante a ser observado, afinal, os processos realizados nas prefeituras e câmaras municipais são extremamente importantes e envolvem variáveis e riscos nessa logística.
Com a automação dos processos é possível diminuir os problemas e acabar com o transtorno de ter que refazer todo o serviço por conta de erros de digitação, erros de cálculos ou informações em desacordo com o plano diretor.
São situações que podem comprometer um processo que estava sendo realizado há meses. Especialmente porque as atividades manuais e repetitivas são mais suscetíveis a erros, tornam os processos burocráticos e pioram o tempo de resposta ao cidadão.
Na prefeitura de Varginha, em Minas Gerais, os processos eram demorados e havia muita reclamação por conta da demora nas análises e aprovações de projetos, emissão de alvarás e carta habite-se.
Com os processos digitais, a construção civil - um dos pilares da cidade - passou a ter um atendimento mais eficiente e reconhecido pela população. Segundo o secretário Ronaldo Lima, a cidade se tornou referência entre os órgãos de classe e profissionais.
Os processos em uma gestão digital aumenta o alcance e a disponibilidade para que os serviços possam atingir o maior número de pessoas, em qualquer lugar e a qualquer hora.
Conectado a um smartphones ou notebook, o cidadão poderá estar em qualquer lugar do mundo e realizar todos os trâmites necessários para iniciar uma obra, sem precisar ir à prefeitura, o que ajuda atrair investimentos externos.
Em Florianópolis, capital de Santa Catarina, os processos digitais proporcionaram que as obras saíssem do papel com mais rapidez e segurança. Tudo graças ao alvará instantâneo que pode ser emitido na hora.
Hoje, entre as capitais brasileiras, Florianópolis detém o recorde de alvará de construção mais rápido do Brasil, emitido em apenas 5 minutos.
A gestão digital também é importantíssima quando falamos em prevenir riscos. Isso porque, dependendo do caso, as consequências podem ser catastróficas e comprometer a imagem do gestor público, secretários e outros servidores.
O armazenamento na nuvem, por exemplo, é a maneira mais eficaz para garantir a segurança de arquivos, evitando que documentos e tramitações importantes estejam expostos a riscos.
Catástrofes naturais, incêndio, enchente, roubo, vandalismo, são alguns dos riscos que fazem uma gestão preocupada e atenta investir em soluções tecnológicas para eliminar os processos físicos.
Um caso emblemático aconteceu em São Paulo quando uma enchente inundou o galpão de arquivo na Barra Funda e destruiu diversos processos.
Hoje, com a tramitação online feita pela Aprova Digital, o armazenamento de todas as informações ocorre diretamente na nuvem, de forma segura.
A facilitação da rotina de atividades com o uso de tecnologia, reduz a pressão e sobrecarga de trabalho. Aliar a processos digitais com o conhecimento e o trabalho do servidor, otimiza o tempo, diminui o desgaste e aborrecimentos diários.
Um estudo mostrou que 6 em cada 10 servidores públicos sofrem com problemas emocionais e são afetados pela Síndrome de Burnout por causa do excesso de trabalho e das atividades maçantes do dia a dia.
A gestão digital é estratégica. Pensando na qualidade de vida do servidor para garantir excelentes resultados, o gestor adere a ferramentas que permitem colocar aquelas atividades de trabalho repetitivas no piloto automático.
Assim, o servidor deixa de realizar tarefas manuais e repetitivas que são facilmente executadas por um sistema, e passa a ser mais produtivo e estratégico, conseguindo tirar da gaveta projetos que estavam parados por falta de tempo e braço.
Foi o que aconteceu em Varginha, Minas Gerais. Com a gestão digital dos processos, os servidores puderam focar na atualização do cadastro imobiliário, o que resultou no aumento da arrecadação no município.
As prefeituras e câmaras municipais clientes da Aprova Digital se destacam nas principais pesquisas que avaliam o desenvolvimento dos municípios brasileiros e gestões inovadoras.
Prova disso é a transformação digital vivida pelas prefeituras premiadas, que substituíram processos manuais e presenciais por serviços modernos para a população.
Atualmente mais de 75 cidades oferecem serviços públicos digitais e impactam a vida de milhões de brasileiros todos os anos, gerando economia e mais eficiência para o governo.
Seja você o responsável pela transformação digital da sua cidade. Digitalizar processos e fluxos do serviço público é a melhor forma de deixar um legado permanente em sua gestão.
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