A solução para modelos burocráticos de gestão pública está em quatro: sistema de gestão pública. Saiba o por quê!

O nosso país é reconhecido por sua cultura de serviços e processos públicos burocráticos. 

Essa característica é um forte resquício de um modelo de gestão pública que teve como principal objetivo criar distinção entre público e privado, além de evitar que os interesses pessoais fossem sobrepostos aos interesses coletivos da sociedade. 

Mas esse modelo de gestão pública também não é perfeito e, ao decorrer do tempo, acumulou uma série de problemas e uma urgente necessidade de modernização da máquina pública. 

Embora a preocupação nesse tipo de gestão esteja muito mais nos processos de controle que nos resultados, o propósito da gestão burocrática é garantir (ou pelo menos tentar) a impessoalidade nas administrações públicas.

Mas como as gestões públicas podem amenizar e até superar esse modelo de gestão que se preocupa mais como os processos são feitos ao invés dos resultados que podem ser obtidos com os serviços públicos? 

Talvez o caminho para a solução esteja resumida em quatro palavras: sistema de gestão pública. 

Se você quer saber por que um sistema de gestão pública pode solucionar parte dos obstáculos dos serviços públicos, continue a leitura e descubra! 

O que são sistemas de gestão pública

Um sistema de gestão pública é uma ferramenta que funciona para melhorar o desempenho das atividades executadas pelos poderes públicos. 

Na prática, um sistema de gestão pública otimiza, facilita processos e economiza dinheiro público. 

Por meio desses sistemas, as gestões públicas podem também monitorar a qualidade dos serviços prestados, o que possibilita pensar em medidas estratégicas, uma vez que esses sistemas trabalham com dados e informações sempre atualizados. 

Como podemos pensar um sistema de gestão pública na prática 

Um sistema de gestão pública funciona de diferentes maneiras. E é importante dizer que esses tipos de plataformas são consideradas especialistas quando existe a possibilidade de parametrizações de acordo com a necessidade do órgão público. 

Parametrização 

A parametrização de um sistema de gestão pública nada mais é que uma configuração prévia da plataforma que vai atender às especificidades de cada secretaria, departamento ou órgão público.

Atualmente, existem inúmeras opções de sistemas de gestão pública no mercado. As Govtechs são as empresas que geralmente oferecem esse tipo de serviço especializado em soluções para órgãos públicos.

Acontece que muitas dessas empresas disponibilizam recursos de gestão limitados. Em outras palavras, na hora de implantar os serviços, as gestões públicas descobrem que o sistema escolhido não vai conseguir atender todas as demandas necessárias. 

Sistema de gestão pública zera filas para vacinação em postos de saúde

Um bom exemplo de resultado satisfatório a partir da implementação de um sistema de gestão pública está no caso da Prefeitura de Patos de Minas. 

Nos últimos meses, os municípios entraram numa corrida para vacinar a população. Mas como fazer isso de modo estrategicamente organizado, respeitando os protocolos de saúde? 

Era preciso evitar que aglomerações se formassem nos postos de saúde. Afinal, o distanciamento foi, e ainda é, uma das medidas adotadas para evitar o contágio do Covid19. 

O que a prefeitura de Patos fez foi adotar um sistema de gestão que organizasse a entrada de dados dos cidadãos de maneira eletrônica. 

Após a tramitação do processo licitatório, a gestão municipal de Patos de Minas contratou um sistema de gestão pública especialista em fluxos 100% digitais. 

Através da plataforma, com as informações pré-estipuladas pela gestão municipal, o cidadão podia inserir seus dados para cadastro e aguardar em uma fila virtual para vacinação. 

O sistema pré-validava as informações inseridas e organiza automaticamente a ordem de vacinação através de filtros pré-determinados pela prefeitura.

Dessa maneira, Patos zerou a fila física para vacinação, evitou a utilização desnecessária de papelada para gerenciar dados, economizou tempo, bens materiais e dinheiro público para esse processo. Isso tudo através de um único sistema de gestão pública. 

Por que sistemas de gestão podem reduzir a burocracia 

A tramitação de serviços públicos no Brasil é demorada porque parte do atendimento e da análise dos requerimentos ainda é feita de forma manual. 

O cidadão precisa se deslocar até o balcão da prefeitura munido de uma pilha de papelada para solicitar serviços que às vezes são simples. No caso de serviços complexos, esse contexto complica ainda mais. 

Como se não bastasse essa realidade, o processo de checagem e validação dessa papelada também é manual em algumas prefeituras. 

Esse longo processo de submissão de documentos e análise manuais é o que chamamos de processos burocráticos. 

E é justamente um sistema de gestão pública que pode reverter esse modelo burocrático de gestão por um modelo focado em qualidade. 

Organização digital contra processos burocráticos 

Além dos processos complicados e demorados na hora de submeter uma solicitação e de analisar toda a papelada, pense no trabalho que é arquivar essa quantidade de dados sensíveis.

Um sistema de gestão pública aperfeiçoa o processo arquivístico de departamentos que trabalham com grandes quantidades de dados e informações.

Em processos manuais, além da complexidade de pré-análise e a impossibilidade de celeridade no fluxo, um outro problema recorrente é justamente o armazenamento e gerenciamento dessa quantidade de papel. 

Um sistema de gestão pública simplifica esse processo de arquivagem em um único lugar que também deixa de ser físico ao digitalizar processos públicos. 

O nome dessa solução é armazenamento em nuvem. Todos os processos ficam armazenados em um ‘local’ digital. Algumas plataformas, como é o caso do Aprova Digital, oferecem quantidades infinitas de arquivagens. 

Além do armazenamento digital, o gerenciamento desses dados também é feito digitalmente por meio de filtragens que mapeiam e buscam dados em poucos segundos. 

Galpões, salas, prateleiras, caixas, e quantidades enormes de papéis são dispensáveis com um sistema de gestão pública.

A característica que merece destaque sobre um sistema de gestão pública é que a sua implementação não melhora o fluxo apenas de um lado dos envolvidos. 

Um sistema de gestão traz melhorias e resultados de ponta a ponta. O que quer dizer não só a prefeitura ganha em termos de economia de recursos públicos, uma vez que a papelada e todo aquele processo físico é substituído por fluxos 100% digitais. 

Servidores públicos também se beneficiam porque o fluxo de trabalho é facilitado e a atuação técnica pode ser melhor aproveitada pelas gestões públicas. 

Além disso, a relação do poder público com a sociedade é melhorada porque facilita a forma como cidadãos solicitam serviços públicos. 

Um Sistema de gestão pública é bom para a prefeitura, para o servidor e cidadão. É bom para todos!