Como efetivar a transparência e compliance no setor público

O setor público pode ser entendido através da definição de Administração Pública, ou seja, um conjunto de entidades que são responsáveis por atividades administrativas do Estado, visando o bem estar social.

Através desta Administração Pública, o estado oferta seus serviços para a população e suas necessidades e também exerce seu poder de polícia.

O desafio de centralizar informações

Quando implementei o programa de compliance na Aprova, um dos maiores desafios enfrentados foi como mapear e centralizar informações da organização.

Era importante que elas pudessem ser medidas e acompanhadas, desde informações de financeiras, societárias, negócios ou tecnologia.

Embora tenha sido uma tarefa desafiadora, percebi que foi possível obter excelentes resultados pelo fato da Aprova ter uma cultura extremamente tecnológica.

Isso possibilitou integrações entre sistemas utilizados e uma facilidade na coleta de dados importantes para efetivar o programa de compliance.

A tecnologia é a maior catalisadora de transparência em uma organização. Aliada com uma forte cultura de inclusão, cria um ambiente favorável para um programa de compliance ser implementado e mantido.

O retrato da realidade nas prefeituras

Em minhas interações com o setor público, acompanhei de perto o potencial da tecnologia como catalisadora de transparência para a sociedade.

Você consegue imaginar a quantidade de informações que uma prefeitura armazena, seja em papéis ou planilhas?

Se você já visitou um balcão de uma prefeitura, provavelmente já notou pilhas de papéis, com informações sobre protocolos, políticas públicas, licitações e solicitações ofertadas para a população.

Cada informação é gerida por um servidor público que representa a figura do município no exercício de suas funções. No entanto, a responsabilidade sobre as ações realizadas no exercício das funções recai sobre o servidor (pessoa física) e não sobre o município.

O desafio da rastreabilidade e controle

Imagine o desafio em:

• Catalogar e classificar todas estas informações;

• Auditar atos praticados;

• Ter confiança absoluta em uma assinatura física provida apenas por carimbo;

• Implementar políticas de descarte e retenção de dados conforme preconiza a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

É um desafio que mobiliza dezenas de pessoas e mesmo assim demora para ser finalizado.

A falta de tecnologias que coletam, armazenam, indexam, catalogam, auditam e assinam documentos digitalmente, afetam a capacidade de transparência de informações em um órgão público.

Nesta mesma linha, a ausência de sistemas que propiciem um atendimento em formatos totalmente digitais para o cidadão, ou seja, com registro de ações do início ao fim e logs de auditoria, dificultam a identificação e ação de responsabilização de indivíduos envolvidos em fraudes de procedimentos administrativos.

Como aumentar a integridade na administração pública

Para aumentar a integridade na administração pública, é necessário utilizar sistemas que permitam uma comunicação oficial eficiente, processos administrativos claros e transparentes e ouvidoria para receber e resolver reclamações dos cidadãos.

• Comunicação oficial e clareza na gestão

Implementar a comunicação oficial é um mecanismo importante para aumentar a integridade na administração pública. Através dela os gestores públicos podem fornecer informações precisas e claras sobre suas ações, políticas e decisões.

Isso permite que os cidadãos entendam melhor o que está acontecendo no governo e aumentem a confiança na gestão.

• Processos digitais e redução de riscos

Os recursos tecnológicos nos processos administrativos também são fundamentais e minimizam os riscos de corrupção. Nesse caso, utilizar a tecnologia ajuda a garantir que as decisões governamentais sejam tomadas de forma justa e imparcial.

Com a facilidade de acompanhar todos os processos, torna-se mais difícil que as decisões sejam baseadas em interesses pessoais ou financeiros.

• Ouvidoria digital e controle social

A ouvidoria é outro sistema importante para identificar práticas ilegais ou antiéticas. Ao implementar tecnologia é possível que os cidadãos enviem reclamações e sugestões de forma prática e segura.

Isso permite que a administração pública resolva problemas rapidamente e melhore seus serviços e permite ainda que os cidadãos denunciem práticas ilegais ou antiéticas.

O papel da tecnologia no cumprimento do compliance

A tecnologia desempenha um papel importante no cumprimento do compliance no setor público, fornecendo ferramentas e soluções para ajudar a monitorar e garantir que as políticas e regulamentos sejam seguidos.

Estratégias digitais bem definidas ajudam a garantir a efetividade do compliance.

Automatizar fluxos de trabalho, análise e aprovações de projetos e parametrizar formulários que seguem a legislação, é outro exemplo de como a tecnologia impacta diretamente no compliance. Com ela, os processos são executados de forma padronizada, evitando desvios e erros.

Transparência e segurança jurídica

A tecnologia também pode ser usada para monitorar dados e identificar padrões que possam indicar possíveis violações de compliance, incluindo o monitoramento de transações financeiras.

Implementar um sistema de gestão eletrônica de processos e comunicações com assinatura digital e registros de auditoria também é uma excelente alternativa, pois facilita a aplicação da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) e da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018).

As prefeituras que não cumprem essas leis correm o risco de sofrer sanções, multas e danos à reputação.

O futuro da conformidade no setor público

É incontestável que a tecnologia é uma estratégia poderosa para ajudar o setor público a garantir o cumprimento do compliance.

Aliada ao compromisso contínuo com a conformidade e a ética, é possível vislumbrar um futuro em que as organizações públicas alcancem um nível de conformidade sem precedentes, garantindo a transparência e a integridade em todas as suas atividades.