Certidão online: tipos, validade e onde emitir

Emitir uma certidão online com validade jurídica é uma realidade cada vez mais comum no Brasil.

Seja para fins civis, fiscais ou urbanísticos, os cidadãos querem resolver tudo sem sair de casa — e prefeituras que oferecem essa possibilidade se destacam pela eficiência.

Neste guia completo, você vai descobrir quais são os tipos de certidões que podem ser emitidas pela internet, como garantir a validade legal desses documentos e onde fazer a solicitação com segurança.

Além disso, mostramos como as prefeituras podem digitalizar esses serviços e melhorar a experiência do cidadão.

O que é uma certidão online?

Certidão online é um documento oficial disponibilizado pela internet, com o mesmo valor jurídico de uma certidão impressa, desde que respeite os critérios legais, como a assinatura digital com validade reconhecida.

Existem dois tipos principais:

• Certidão digital: emitida diretamente no meio eletrônico (normalmente em PDF), com autenticação por assinatura digital.

• Certidão digitalizada: apenas uma cópia escaneada de um documento físico, sem validade jurídica por si só.

Tipos de certidão online disponíveis no Brasil

A digitalização dos serviços públicos e cartorários permitiu a emissão de diversos tipos de certidões online. Abaixo, listamos os principais, divididos por categoria:

1. Certidões civis

Emitidas por cartórios de registro civil, incluem:

• Certidão de nascimento

• Certidão de casamento

• Certidão de óbito

Onde emitir: Registro Civil / Arpen Brasil

2. Certidões fiscais

Emitidas por órgãos da administração tributária:

• Certidão negativa de débitos (CND)

• Certidão da dívida ativa

• Regularidade com o FGTS

Onde emitir: Receita Federal / PGFN – Dívida Ativa

3. Certidões municipais

No nível municipal, prefeituras emitem uma variedade de certidões essenciais para a vida do cidadão e para o funcionamento das cidades.

Essas certidões atendem demandas que vão desde a comprovação de regularidade fiscal até a autorização para construção, passando por serviços de saúde, educação e assistência social.

• Secretaria da Fazenda / Finanças / Tributação

  São certidões buscadas por contribuintes, contadores e empresas em processos de licitação, financiamento ou regularização fiscal.
  
  

• Secretaria de Urbanismo / Planejamento / Obras

  Muito utilizadas por arquitetos, engenheiros, empreendedores e cidadãos que estão construindo ou regularizando imóveis.
  
  

• Secretaria de Administração / Protocolo Geral

  Relevantes para servidores, ex-servidores, cidadãos em processos administrativos e concursos.
  
  

• Secretaria de Educação e Assistência Social

  Úteis para transferências, cadastros em programas sociais ou comprovação em processos judiciais. Também para para acesso a benefícios como aluguel social, cesta básica, tarifa social, entre outros.

Quais certidões são emitidas nas prefeituras?

Com a automatização dos processos realizada pela Aprova, mais de 120 órgãos públicos em todo o Brasil já oferecem certidões digitais com segurança jurídica, validação automática e rastreabilidade completa.

Isso significa que o cidadão pode solicitar documentos diretamente pela internet, com assinatura digital válida e sem precisar enfrentar filas presenciais.

Entre as certidões emitidas de forma online pela Aprova estão:

• Certidão de uso do solo

• Certidão negativa de tributos municipais

• Habite-se

• Certidão de alinhamento

• Certidão urbanística e zoneamento

• Certidão de Aprovação de Projeto

• Certidão de Numeração Predial

• Certidão de Regularização Fundiária

• Certidão de Conformidade com o Plano Diretor

• Certidão de Licença Ambiental

• Certidão de Isenção para Corte de Árvore

• Certidão de Regularidade Ambiental

• Certidão de Anuência para Intervenção em APP

• Declaração de Inexigibilidade de Licenciamento

• Certidão Positiva com Efeitos de Negativa

• Certidão de Regularidade Fiscal

• Certidão de Débitos Imobiliários

• Certidão de Parcelamento de Tributos

• Certidão de IPTU quitado

• Certidão de inexistência de dívida ativa

Onde emitir: Site oficial da prefeitura ou sistema digital integrado.

Importante: Nem todas as prefeituras emitem todas essas certidões, mas muitas já possuem os dados para isso — e o desafio é transformar os fluxos físicos em digitais, com segurança jurídica e padronização.

Validade jurídica: como saber se sua certidão online é válida

Emitir uma certidão pela internet só é útil se o documento tiver validade legal. Para garantir isso, é preciso verificar três pontos:

1. Assinatura digital com padrão ICP-Brasil

É o padrão oficial brasileiro de certificação digital, responsável por garantir a integridade e autenticidade de documentos eletrônicos.

➡️ Uma certidão com esse padrão pode ser usada em processos judiciais, órgãos públicos e transações formais.

2. Documento em formato eletrônico autenticável

O formato mais seguro e aceito é o PDF assinado digitalmente, preferencialmente com padrão PAdES, que incorpora o certificado ao próprio arquivo.

3. Verificação por código

Certidões legítimas contam com código de verificação (hash) ou QR Code que permite validar a autenticidade no site do emissor.

Onde emitir certidões online com segurança

Com a multiplicidade de tipos e emissores, saber onde emitir cada certidão é essencial para evitar erros e fraudes. Veja os principais canais:

Cartórios digitais

Plataformas como Registro Civil permitem emitir certidões civis de qualquer estado do Brasil. Os documentos são entregues em formato digital, com validade legal, e também podem ser impressos com autenticação eletrônica.

Órgãos federais

A Receita Federal, a PGFN e o FGTS oferecem sistemas para emissão de certidões negativas e comprovantes de regularidade fiscal.

Prefeituras com sistemas digitais

Muitas prefeituras já integram a emissão de certidões ao seu portal de serviços ou a plataformas como a Aprova. O cidadão pode solicitar, acompanhar e receber certidões sem sair de casa — com assinatura digital e integração automática de dados.

Benefícios em oferecer certidões online

Automatizar a emissão de certidões é uma das formas mais eficazes de melhorar o atendimento ao cidadão e modernizar a gestão pública. Entre os principais benefícios estão:

• Redução do tempo de espera

• Eliminação de filas presenciais

• Diminuição do uso de papel

• Segurança jurídica

• Rastreabilidade e controle dos pedidos

Prefeituras que utilizam plataformas digitais com integração a bancos de dados e assinatura ICP-Brasil conseguem garantir a validade e a eficiência da emissão.

Como sua prefeitura pode começar a emitir certidões online

Veja um passo a passo simplificado:

1. Mapeie os tipos de certidão emitidos fisicamente

2. Padronize os modelos e defina responsáveis

3. Integre os fluxos ao sistema digital da prefeitura

4. Implemente certificação digital (ICP-Brasil)

5. Ofereça verificação por QR Code ou código hash

6. Divulgue ao cidadão o novo canal digital

Como verificar a autenticidade de uma certidão online

Cidadãos devem tomar os seguintes cuidados:

✅ Emitir sempre por site oficial
✅ Verificar se o documento tem assinatura digital ICP-Brasil
✅ Conferir a existência de QR Code ou código de verificação
✅ Checar a conexão segura do site (https)
✅ Validar o certificado digital, se possível

Certidões online e o futuro da gestão pública

A emissão de certidões online não é mais tendência: é realidade consolidada em prefeituras que buscam modernizar o atendimento e facilitar a vida da população.

Quem já oferece esse serviço se destaca pela agilidade, segurança e transparência. Quem ainda está preso ao papel e ao balcão físico corre o risco de se distanciar daquilo que o cidadão já espera de um serviço público eficiente.

Conclusão

Emitir uma certidão online é rápido, seguro e legalmente válido — desde que feito pelos canais certos. Para o cidadão, significa mais praticidade. Para a prefeitura, representa menos filas, mais controle e reconhecimento da população.

Perguntas frequentes

1. Toda certidão online tem validade jurídica?
Somente se for emitida com assinatura digital válida, preferencialmente no padrão ICP-Brasil.

2. Onde emitir certidão de nascimento online?
No site Registro Civil ou em cartórios digitais autorizados.

3. A certidão emitida online é gratuita?
Depende. Certidões municipais geralmente são gratuitas; certidões civis em cartórios costumam ter taxa.

4. Certidão digital é igual à digitalizada?
Não. A digital é gerada eletronicamente com assinatura digital. A digitalizada é apenas uma cópia escaneada.

5. Como sei se uma certidão online é verdadeira?
Verifique se foi emitida por site oficial, se possui assinatura digital e código de validação.

👉 Se a sua cidade ainda exige que o cidadão vá até a prefeitura para conseguir uma certidão, é hora de mudar. Fale com um especialista e veja como automatizar a emissão de certidões com segurança e eficiência.