Localizada no interior de São Paulo, Mogi Guaçu vive um momento de forte expansão, impulsionado especialmente pelo setor da construção civil.

A cidade, que já ultrapassa 159 mil habitantes, tem atraído mais investimentos graças à facilidade para construir e expandir negócios.

O reflexo disso aparece na geração de empregos. Em apenas três meses de 2025, o setor da construção civil criou 515 novos postos de trabalho. O período superou todo o saldo positivo de 2024 que fechou o ano com 406 vagas.

Com esse crescimento acelerado, a necessidade de digitalizar processos administrativos se tornou essencial para garantir agilidade e eficiência na tramitação de documentos.

A Prefeitura de Mogi Guaçu apostou nessa modernização. Desde o lançamento da Aprova, em julho de 2024, quase 2 mil processos já foram tramitados de forma 100% digital e online.

• Quer saber como começar a digitalização na sua prefeitura? Clique aqui para baixar o e-book como criar a sua carta de serviços digitais.

Digitalização impulsiona setor de obras

O setor de obras foi um dos mais beneficiados ao digitalizar os serviços da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Urbano (SPDU).

Em apenas 8 meses, cerca de 800 alvarás de construção já foram solicitados. A redução no tempo de emissão também foi imediata: 50% menor do que o prazo anterior de 30 dias. O processo de Habite-se também seguiu esse ritmo, totalizando 446 solicitações nesse período.

Outra demanda que tomava tempo dos servidores da secretaria era a Aprovação de Loteamento.

De acordo com a servidora da SPDU, Daniela Ramalho, o primeiro protocolo de Loteamento pela plataforma tramitou em 3 secretarias em apenas 3 meses, processo que chegou a demorar 4 anos.

Para a Aprovação de Loteamento são diversos assuntos de estrutura e infraestrutura que precisam ser apresentados no formato de plantas. Eram diversas plantas, processos com mais de 300 folhas em até 5 vias, tudo no papel. Hoje, fluir, o processo pela plataforma é muito prático. Você tem ali todas as informações necessárias, na íntegra, organizado. Os servidores das diferentes secretarias envolvidas na análise, conseguem fazer observações específicas para o profissional, além de poder interferir em outras áreas, se for necessário, conta Daniela.

A expectativa é ainda melhor. Com a mudança do Plano Diretor e outros ajustes em processos, alvarás poderão ser liberados em poucas horas. Com o processo autodeclaratório, licenças e outros documentos devem ser emitidos de forma instantânea.

Outra novidade que em breve irá auxiliar os servidores é a Lume, a inteligência artificial da Aprova. Com a IA, a triagem de documentos também será automática, garantindo mais segurança e agilidade nos processos da secretaria.

• Agende uma demonstração gratuita e veja a Lume em ação.

Os desafios da papelada

Um dos servidores que participou ativamente da implantação da Aprova, foi o assessor técnico, Marcos Roberto. Para ele, digitalizar os processos da secretaria foi essencial. Isso reduziu erros no protocolo, fila de espera e sobrecarga de trabalho dos servidores.

Marcos diz ainda que era muito trabalhoso lidar com o excesso de papéis.

A conferência de documentos, as constantes idas e vindas do requerente na prefeitura e o retrabalho, atrasava ainda mais o processo. Como se não bastasse, ainda havia outro grande problema: o transporte e arquivamento de tantos documentos.

"A gente tinha 4 armários, aqueles de ferro antigos, que a gente armazenava os processos que estavam em comunicado. Ou, seja, processos que estavam aguardando o responsável técnico vir pessoalmente para corrigir. Só que o volume era tão grande que não cabia nos armários. A maior parte dos processos era mandada para o arquivo por não ter espaço suficiente na secretaria", explica Marcos.

O feedback dos profissionais que utilizam a plataforma é outro motivo de satisfação dos servidores da Secretaria de Desenvolvimento Urbano de Mogi Guaçu.

Segundo Marcos, os usuários dizem que não precisar ir à prefeitura foi um grande ganho. Além da praticidade em responder aos questionamentos pela plataforma, a economia financeira e de tempo, faz toda a diferença.

"Hoje, eles economizam com gasolina porque não precisam se deslocar. Economizam com papel, com plotagem, porque antes precisavam imprimir quatro, cinco vias dos projetos. Se o profissional precisar, por extrema necessidade, vir à prefeitura, ele tem um atendimento melhor. Não há mais fila, um fluxo grande de pessoas, então ele tem um tempo maior de atendimento. Conseguimos dar mais atenção àquele profissional", completa.

Comunicação eficiente

Imagina que para se comunicar com um profissional, o servidor precisasse enviar um ofício, uma carta via Sedex? Pois era exatamente o que acontecia em Mogi Guaçu.

Um processo que poderia ser simples, era outro grande gargalo da secretaria. Qualquer correção ou ajuste, demandava tempo, deslocamento e dinheiro para informar o requerente.

Há quase 20 anos na Prefeitura, Daniela conta que o problema foi resolvido com a Aprova. A facilidade da comunicação entre os atores do processo se tornou muito mais rápida e efetiva, sem erros, sem demora, sem riscos.

Poder conversar diretamente com o profissional pela plataforma, é uma das funcionalidades preferidas dela. Do pedido de documentos simples, como uma atualização de matrícula, até mesmo correções complexas, todas são detalhadas direto no sistema.

"A aprova veio para mostrar que a modernização é o caminho. Não tem como não aderir o sistema, não tem como resistir à plataforma. É uma plataforma simples, de fácil acesso, que promove facilidade e agilidade na tramitação e aprovação dos projetos. Só tenho elogios para fazer à Aprova. Eu não voltarei de jeito nenhum ao processo físico, não imagino essa situação nunca mais", completa.

Impacto ambiental e reconhecimento nacional

Além de mais eficiência, digitalizar os processos da SPDU, também gerou um impacto direto na redução do impacto ambiental.

Antes da transformação digital, a secretaria utilizava uma média de 40.000 folhas de papel por ano. Com a Aprova, a tramitação acontece de forma 100% digital. Um economia de mais de 240 quilos de papel e 468.000 litros de água que seriam utilizados em sua produção.

A decisão de digitalizar a gestão pública também rendeu reconhecimento nacional. Mogi Guaçu recebeu o Selo Aspiracional na 3ª Edição do Connected Smart Cities, prêmio que destaca municípios brasileiros que se destacam por boas práticas em inovação e tecnologia.

Para o secretário municipal de Planejamento e Desenvolvimento Urbano, Eduardo Manfrin Schimidt, esse reconhecimento reforça que a cidade está no caminho certo ao investir em infraestrutura tecnológica, soluções inteligentes e eficiência na gestão pública.

“Além de facilitar a vida dos cidadãos, essa modernização fortalece Mogi Guaçu como um polo de inovação e um destino atrativo para novos investimentos”, destaca Eduardo.

Ao digitalizar processos, Mogi Guaçu se consolida como um modelo de gestão pública eficiente, ágil e preparada para o futuro.

Saiba como a Aprova pode ajudar no crescimento da sua cidade. Clique e converse com um especialista.