Você já percebeu como a tecnologia mudou a forma como as pessoas se comunicam, se informam, se divertem e se relacionam?

Estamos vivendo uma nova era digital, em que tudo está ao alcance de um clique ou de um toque na tela do celular. E isso também afeta a forma como as empresas e as organizações se organizam, planejam e se gerenciam.

A gestão digital é uma tendência que vem se consolidando no setor privado, trazendo mais praticidade, agilidade e eficiência para acompanhar resultados e criar novas estratégias baseadas em dados e indicadores.

Mas não é só o setor privado que pode se beneficiar com a gestão digital. O setor público também precisa se adaptar à realidade digital e utilizar os recursos tecnológicos para melhorar a qualidade dos serviços prestados à população.

A gestão digital no setor público é uma forma de modernizar a administração pública, tornando-a mais inteligente, transparente e participativa.

Neste artigo, vamos explicar o que é a gestão digital, como ela funciona e quais os benefícios que ela traz para o setor público. Além disso, vamos mostrar alguns exemplos de sucesso de gestão digital em prefeituras e câmaras municipais. Acompanhe!

O que é a gestão digital?

A gestão digital é o uso da tecnologia para otimizar os processos, as rotinas e as atividades de uma organização, seja ela pública ou privada. Ela envolve a digitalização dos documentos, dos dados e das informações, a automatização das tarefas, a integração dos sistemas, a análise dos indicadores e a comunicação online.

O objetivo da gestão digital é tornar a organização mais ágil, produtiva, eficiente e inovadora, reduzindo custos, erros, burocracias e desperdícios. Outro intuito é melhorar a experiência e a satisfação dos clientes, dos usuários e dos colaboradores, oferecendo soluções rápidas, práticas e personalizadas.

No setor público, a gestão digital é uma forma de transformar a administração pública, adequando-a às novas demandas e expectativas da sociedade.

A gestão digital no setor público visa melhorar a qualidade dos serviços públicos, aumentar a transparência, facilitar o acesso, a comunicação e a participação dos cidadãos, além de promover a inovação, a sustentabilidade e o desenvolvimento local.

Como implementar a gestão digital no setor público

Para implementar a gestão digital no setor público, é preciso seguir alguns passos, que envolvem desde o planejamento até a avaliação dos resultados. Veja quais são eles:

1. Definição de objetivos e metas

Definir os objetivos e as metas da gestão digital, alinhados com a missão, a visão e os valores da organização pública;

2. Mapeamento

Mapear os processos, as rotinas e as atividades da organização pública, identificando os pontos críticos, as oportunidades de melhoria e as necessidades de mudança;

3. Análise de ferramentas

Escolher as ferramentas e os recursos tecnológicos mais adequados para cada processo, rotina e atividade, considerando a disponibilidade, a segurança, a integração e a atualização das soluções digitais;

4. Capacitação profissional

Capacitar os gestores, os servidores, os fornecedores e os parceiros para o uso das ferramentas e dos recursos tecnológicos, garantindo o engajamento, a adesão e a colaboração de todos os envolvidos;

5. Implementação de tecnologias

Implementar as soluções digitais de forma gradual, testando, validando e ajustando as funcionalidades, os fluxos e as interfaces, de acordo com o feedback dos usuários e dos clientes;

6. Monitoramento e avaliação

Monitorar e avaliar os resultados da gestão digital, por meio de indicadores de desempenho, de qualidade, de satisfação e de impacto, verificando se os objetivos e as metas foram alcançados e se há necessidade de correções ou melhorias.

Conheça alguns benefícios da gestão digital

A gestão digital traz diversos benefícios para o setor público, tanto para a organização quanto para os cidadãos. Veja alguns deles:

• Otimização dos processos internos: eliminando etapas desnecessárias, reduzindo o tempo de execução e aumentando a eficácia e a eficiência dos serviços públicos;

• Economia de recursos: diminuindo o consumo de papel, de energia, de espaço físico e de outros insumos, além de evitar multas, penalidades e desperdícios;

• Aumento da produtividade: liberando os servidores de tarefas manuais, repetitivas e burocráticas, e permitindo que eles se dediquem a atividades mais estratégicas, criativas e inovadoras;

• Melhoria do atendimento e da comunicação com a população: oferecendo canais digitais de acesso, de informação, de solicitação, de acompanhamento e de avaliação dos serviços públicos, além de facilitar a interação, o feedback e a resolução de problemas;

• Democratização da tomada de decisões: possibilitando a participação dos cidadãos nas políticas públicas, por meio de consultas, enquetes, pesquisas, audiências e outros mecanismos de consulta e de controle social;

• Transparência: disponibilizando dados e informações sobre a gestão pública, como orçamento, receitas, despesas, contratos, licitações, convênios, projetos, programas, entre outros, permitindo o acompanhamento, a fiscalização e a prestação de contas à sociedade;

• Sucesso na gestão: alcançando resultados positivos, reconhecimento público, satisfação dos cidadãos e desenvolvimento local, além de deixar um legado para as futuras gestões.

Reconhecimento público pelos bons resultados

A gestão digital ajuda a garantir o sucesso da administração pública, que passa a ser vista com bons olhos pela população, mas não apenas pela comunidade local. 

Gestores preocupados em acompanhar o progresso estão sendo frequentemente reconhecidos e premiados pela transformação digital que estão realizando em seus municípios.

O Centro de Liderança Pública (CLP), organização de referência nacional, listou diversas prefeituras que são atendidas pela Aprova Digital entre as mais eficientes e inovadoras do Brasil.

Esse reconhecimento aos prefeitos e servidores, é por conta dos resultados alcançados. Eles mudaram a forma de gerir a máquina pública e se adequaram à gestão digital.

Em Itajaí, Santa Catarina, a partir da implantação da Aprova Digital em 2020, foram construídos 1.400.000 metros quadrados de obras, o que injetou R$ 3,4 bilhões na economia local. Quase o dobro de 2019, último ano antes da digitalização dos alvarás.

Na cidade catarinense que possui o segundo maior PIB do Estado, hoje os empreendedores conseguem abrir empresas em um dia e meio, o que antes demorava dois meses para ingressarem com um pedido na Junta Comercial.

Os resultados positivos garantiram a colocação do município no ranking. Itajaí também é reconhecida pelos esforços para a redução dos impactos ao meio ambiente com o primeiro órgão ambiental da região 100% digital.

Cascavel, no Paraná, também garantiu o reconhecimento no ranking do Centro de Liderança Pública e se tornou referência na redução do déficit habitacional.

Depois de implementar o sistema na prefeitura, o Município reduziu de 60 dias para 15 dias o tempo para liberação de documentos, o que provocou um efeito cascata positivo no mercado da construção civil.

Com mais obras saindo do papel rapidamente e pela agilidade em emitir alvarás e licenças digitais, o número de vagas de trabalho quase dobrou e colocou a cidade em posição de destaque com os maiores saldos de contratações no estado.

Já o prefeito de Sorocaba, em São Paulo, além de garantir posição de destaque no ranking do CLP, graças à sua gestão digital, também conquistou outros prêmios. 

A partir da implantação da Aprova Digital, a Seurb estima que deixará de consumir mais de 350 mil folhas de papel sulfite em apenas um ano, passando a ter cerca de 11 mil agendamentos e cinco mil novos processos por ano.

Com isso, o prefeito recebeu o prêmio principal do Band Cidades Excelentes, além da cidade se destacar no ranking Connected Smart Cities.

A gestão digital reduz problemas emocionais causados pela sobrecarga de trabalho, situação que afeta 6 em cada 10 servidores públicos

Além dos bons resultados garantirem reconhecimento aos prefeitos, secretários e servidores pelo trabalho realizado, a gestão digital traz outros benefícios.

A gestão digital melhora a rotina do servidor público e ainda:

1) Diminui problemas

Diminuir os problemas no funcionalismo público é um ponto muito importante a ser observado, afinal, os processos realizados nas prefeituras e câmaras municipais são extremamente importantes e envolvem variáveis e riscos nessa logística.

Com a automação dos processos é possível diminuir os problemas e acabar com o transtorno de ter que refazer todo o serviço por conta de erros de digitação, erros de cálculos ou informações em desacordo com o plano diretor.

São situações que podem comprometer um processo que estava sendo realizado há meses. Especialmente porque as atividades manuais e repetitivas são mais suscetíveis a erros, tornam os processos burocráticos e pioram o tempo de resposta ao cidadão.

Na prefeitura de Varginha, em Minas Gerais, os processos eram demorados e havia muita reclamação por conta da demora nas análises e aprovações de projetos, emissão de alvarás e carta habite-se.

Com os processos digitais, a construção civil - um dos pilares da cidade - passou a ter um atendimento mais eficiente e reconhecido pela população. Segundo o secretário Ronaldo Lima, a cidade se tornou referência entre os órgãos de classe e profissionais.

2) Atrai novos investidores

Os processos em uma gestão digital aumenta o alcance e a disponibilidade para que os serviços possam atingir o maior número de pessoas, em qualquer lugar e a qualquer hora.

Conectado a um smartphones ou notebook, o cidadão poderá estar em qualquer lugar do mundo e realizar todos os trâmites necessários para iniciar uma obra, sem precisar ir à prefeitura, o que ajuda atrair investimentos externos.

Em Florianópolis, capital de Santa Catarina, os processos digitais proporcionaram que as obras saíssem do papel com mais rapidez e segurança. Tudo graças ao alvará instantâneo que pode ser emitido na hora.

Hoje, entre as capitais brasileiras, Florianópolis detém o recorde de alvará de construção mais rápido do Brasil, emitido em apenas 5 minutos.

3) Evita e previne riscos

A gestão digital também é importantíssima quando falamos em prevenir riscos. Isso porque, dependendo do caso, as consequências podem ser catastróficas e comprometer a imagem do gestor público, secretários e outros servidores.

O armazenamento na nuvem, por exemplo, é a maneira mais eficaz para garantir a segurança de arquivos, evitando que documentos e tramitações importantes estejam expostos a riscos.

Catástrofes naturais, incêndio, enchente, roubo, vandalismo, são alguns dos riscos que fazem uma gestão preocupada e atenta investir em soluções tecnológicas para eliminar os processos físicos.

Um caso emblemático aconteceu em São Paulo quando uma enchente inundou o galpão de arquivo na Barra Funda e destruiu diversos processos.

Hoje, com a tramitação online feita pela Aprova Digital, o armazenamento de todas as informações ocorre diretamente na nuvem, de forma segura.

4) Melhora a qualidade de vida

A facilitação da rotina de atividades com o uso de tecnologia, reduz a pressão e sobrecarga de trabalho. Aliar a processos digitais com o conhecimento e o trabalho do servidor, otimiza o tempo, diminui o desgaste e aborrecimentos diários.

Um estudo mostrou que 6 em cada 10 servidores públicos sofrem com problemas emocionais e são afetados pela Síndrome de Burnout por causa do excesso de trabalho e das atividades maçantes do dia a dia.

A gestão digital é estratégica. Pensando na qualidade de vida do servidor para garantir excelentes resultados, o gestor adere a ferramentas que permitem colocar aquelas atividades de trabalho repetitivas no piloto automático.

Assim, o servidor deixa de realizar tarefas manuais e repetitivas que são facilmente executadas por um sistema, e passa a ser mais produtivo e estratégico, conseguindo tirar da gaveta projetos que estavam parados por falta de tempo e braço.

Foi o que aconteceu em Varginha, Minas Gerais. Com a gestão digital dos processos, os servidores puderam focar na atualização do cadastro imobiliário, o que resultou no aumento da arrecadação no município. 

Transforme a sua cidade com a gestão digital e seja um exemplo para o Brasil

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Então você precisa conhecer a Aprova, a solução que já ajudou mais de 100 cidades a realizarem a transformação digital na gestão pública.

Com a tecnologia você irá digitalizar e automatizar os processos e fluxos do serviço público, substituindo os atendimentos presenciais, físicos e manuais por serviços modernos e ágeis.

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