Cascavel e a nova era da IA: resumo inteligente e ganhos operacionais

Por muitos anos, quem trabalhava no Instituto de Planejamento Urbano de Cascavel convivia com uma rotina que qualquer servidor público reconhece: processos longos, anexos de todo tipo, despachos sucessivos.

A sensação era constante de que, antes de decidir qualquer coisa, era preciso “reconstituir a história” daquele processo. E olha que não era fácil!

O servidor abria o sistema e, antes de chegar ao mérito, gastava tempo tentando entender o que já aconteceu, quem analisou, o que foi deferido, o que voltou com pendência e em que ponto a tramitação travou.

Cascavel não queria apenas transformar papel em arquivo digital. Essa etapa já estava consolidada. O que a cidade buscava era algo maior: recuperar tempo de trabalho qualificado.

Tempo para analisar tecnicamente, fiscalizar com critério, planejar o crescimento urbano e responder ao cidadão com mais segurança. O problema não era só a existência de processos complexos, mas o volume de energia que a compreensão de cada caso exigia, dia após dia.

É nesse ponto que a inteligência artificial entra em cena, não como novidade da moda, mas como resposta concreta a uma dor antiga.

O caminho que preparou o terreno para a IA

A trajetória de Cascavel começa lá atrás, em 2017, quando o município decide adotar processos nato-digitais no Instituto de Planejamento.

A partir desse movimento, os fluxos passam a seguir padrões mais claros, os prazos ficam mais previsíveis e o trabalho deixa de depender de pilhas de papel empilhadas em armários e corredores.

Com o tempo, o IPC se torna referência nacional ao mostrar que é possível tratar o licenciamento urbano com organização, rastreabilidade e visão estratégica. E mais: a cidade se tornou reconhecida ao reduzir drasticamente o déficit habitacional.

Entre 2018 e 2023, essa escolha amadurece: Alvarás de construção que antes demoravam mais de três meses passam a ser emitidos em até 90% menos tempo, graças à revisão dos fluxos e ao uso de processos estruturados em ambiente digital.

Em 2023, a cidade dá um passo ainda mais ousado ao lançar o alvará autodeclaratório para construções de até 600 m².

Em vez de esperar meses por uma resposta, o requerente passa a obter o documento em minutos, com validações automáticas e auditoria posterior mais precisa.

O objetivo não é “facilitar demais” a vida de quem constrói, mas fazer a cidade andar no ritmo da necessidade real, sem abrir mão do controle urbano. Mas o impacto não por aí:

“Os requerentes tinham que esperar seis meses ou mais. Hoje, o tempo para sair um alvará pode ser de minutos. O próprio sistema já valida e libera o documento. É um ganho de tempo gigantesco”, explica Bruno Parra Ramos, gerente de Licenciamento do IPC.

Em oito anos de Aprova em Cascavel, os resultados impressionam:

• 41.004 processos nato-digitais;

• 54.672 horas liberadas aos servidores;

• 27.336 horas economizadas pelos cidadãos;

• 8.200.800 folhas não impressas;

• 656 m² de arquivos físicos eliminados;

• R$ 8.133.963,48 economizados.

Confira no vídeo o impacto da modernização digital em Cascavel:

Essa lógica não fica restrita ao planejamento urbano

A Companhia de Habitação de Cascavel, a Cohavel, vivia até pouco tempo atrás um cenário muito comum em autarquias: ofícios que circulavam fisicamente entre departamentos, documentos impressos à espera de assinatura, prazos alongados porque o papel simplesmente não chegava à mesa certa na hora certa.

Um simples pedido podia levar dias apenas para completar o circuito interno.

Com a adoção da Aprova e a migração dos processos para fluxos digitais estruturados, esse percurso muda radicalmente.

Os documentos passam a tramitar online, as assinaturas são colhidas no próprio sistema e aquilo que antes exigia deslocamento físico começa a acontecer em poucas horas.

Solicitações externas, como a emissão de boletos de quitação, que demoravam em média 15 dias, passam a ser resolvidas em até cinco.

Em apenas seis meses, a Cohavel estima economia próxima de R$ 90 mil, deixa de imprimir mais de 90 mil folhas e libera mais de 600 horas de trabalho da equipe.

“A digitalização torna os serviços mais rápidos e acessíveis. É um ganho para a Cohavel e, principalmente, para o cidadão, que terá respostas em muito menos tempo e sem precisar se deslocar até a companhia”, afirma Henrique Lionço Milani, presidente da Cohavel.

Esses números não são um fim em si mesmos. Eles contam uma história: a história de uma autarquia que deixa de gastar energia com circulação de papel e passa a focar no que faz diferença para o cidadão que aguarda uma resposta sobre a própria casa.

Essa combinação de processos organizados, cultura de tecnologia e resultados concretos cria o cenário ideal para a entrada da inteligência artificial.

A cidade não começa do zero. Ela já tem fluxos maduros, equipes acostumadas a trabalhar de forma digital e uma gestão que entende que automação não é atalho, é política pública.

Transformação completa com inteligência artificial

Quando a Lume, inteligência artificial da Aprova, chega a Cascavel, ela não aparece como um “robô genérico” que responde a qualquer pergunta. Ela entra na rotina da prefeitura por meio de agentes inteligentes, cada um desenhado para executar uma tarefa específica.

Um agente de IA funciona como um servidor digital especializado: ele conhece as regras jurídicas daquela área, entende os fluxos da prefeitura, aplica legislações aplicáveis e toma decisões dentro dos limites definidos pela gestão.

Em vez de uma inteligência abstrata - como muitas disponíveis no mercado - Cascavel passa a trabalhar com agentes concretos: o que cuida de documentos, o que apoia compras, o que atua em férias, o que resume processos longos.

Todos fazem parte da mesma IA, mas cada um domina um pedaço do dia a dia da gestão. Esse desenho garante precisão, transparência e segurança, porque a tecnologia não atua “no escuro”; ela segue o mesmo arcabouço normativo que orienta o trabalho humano.

Entre todos esses agentes, um deles se torna protagonista em Cascavel: o agente de resumo de processos.

O resumo inteligente como peça central da rotina

No IPC, muitos processos trazem uma linha do tempo complexa: múltiplas análises, pedidos de complementação, anexos volumosos, pareceres técnicos e decisões intermediárias.

Antes da IA, o servidor abria um processo assim e precisava investir um bom tempo apenas para entender o que aconteceu até ali. Ler despachos antigos, checar anexos, descobrir qual foi a última pendência e qual era a expectativa do cidadão fazia parte do “aquecimento” de quase toda análise.

O agente de resumo inteligente muda esse ponto de partida. A Lume lê o processo inteiro, interpreta o histórico, identifica os trâmites mais relevantes, recupera quem já atuou, aponta as pendências ainda abertas e organiza tudo isso em uma síntese objetiva.

Veja o agente em ação:

Quando o servidor acessa o processo, ele já encontra um quadro claro: qual é a demanda original, quais decisões foram tomadas, o que foi cumprido, o que ainda depende de ação e qual é o próximo passo possível dentro das regras da prefeitura.

Na prática, isso significa menos tempo “garimpando informação” e mais tempo analisando o mérito. A conversa com o requerente ganha outra qualidade, porque o servidor já chega à interação com o histórico na mão.

A fiscalização se torna mais estratégica, já que a estrutura do processo está organizada e a auditoria deixa de ser um exercício de adivinhação para virar uma checagem focada.

E o próprio servidor passa a sentir que a IA não está ali para competir com seu trabalho, mas para tirar das costas justamente aquilo que mais desgasta: a leitura repetitiva e fragmentada de processos extensos.

O impacto real da IA na rotina dos servidores

No conjunto da prefeitura, a combinação entre processos digitais maduros e agentes de IA traz efeitos que se espalham pela gestão.

Só no primeiro semestre de uso intensivo da Lume, a inteligência artificial executou mais de cinco mil atividades de apoio técnico, como verificação de documentos pessoais, análise de comprovantes, validação automática de campos e resumos de processos com muitas páginas.

Na prática, esse tempo não desaparece; ele é reinvestido em análise técnica, atendimento qualificado, planejamento de ações, fiscalização mais presente e construção de soluções para problemas que antes ficavam sempre para depois.

O mais importante é que esses resultados não surgem de uma “substituição de pessoas por máquinas”, e sim de uma redistribuição de esforço. A IA assume as tarefas repetitivas e cansativas.

Os servidores se concentram nas decisões que exigem olhar humano, interpretação de contexto, diálogo com o cidadão e responsabilidade técnica.

Por que a IA funciona em Cascavel

Cascavel mostra que a inteligência artificial só entrega todo o seu potencial quando encontra um ambiente preparado.

A cidade investiu em processos bem estruturados, criou uma cultura de uso de tecnologia, envolveu servidores na construção dos fluxos, garantiu segurança jurídica nas decisões e tratou a automação como política pública, e não como projeto isolado de uma gestão.

Nesse contexto, os agentes de IA não são vistos como ameaça, mas como reforço.

O servidor percebe, na prática, que ganha tempo e qualidade de vida no trabalho. Ele deixa de passar a manhã inteira tentando entender o que aconteceu em um processo e passa a chegar direto ao ponto.

O cidadão sente a diferença na redução de prazos, na clareza das respostas e na capacidade da prefeitura de acompanhar o que acontece em tempo real.

No fim das contas, a principal transformação não está só na tecnologia que lê processos, mas na relação que os servidores constroem com essa tecnologia.

Quando a IA nasce com propósito claro, construída em conjunto com as equipes e alinhada às necessidades reais da prefeitura, ela deixa de ser um experimento e se torna parte do cotidiano.

E é nesse momento que muita gente dentro da gestão passa a dizer, com toda sinceridade, que já não consegue se imaginar voltando ao modelo em que cada processo dependia apenas da memória humana e de horas de leitura solitária em frente à tela.

“A Aprova mudou a história de Cascavel. Antes, liberar um alvará era um problema. Agora é parte da solução. E quanto mais rápido a gente libera, mais a cidade cresce. Mais arrecada. Mais se desenvolve”, afirma Leonaldo Paranhos, secretário de Estado do Turismo e Ex-prefeito de Cascavel/PR.