Se você é servidor público, tenho certeza que você já passou por um desses cenários:

1. Preferiu delegar um problema em vez de resolvê-lo.

2. Se viu estressado ao ter que resolver problemas delegados por colegas de trabalho.

A dinâmica parece óbvia: se o problema é meu, eu posso delegá-lo, assim como qualquer outra demanda, não é mesmo?

Que bom se fosse tão fácil! O fato é que, muitos dos problemas não podem ser repassados para ninguém e é nessa hora que precisamos ter paciência e determinação.

Por mais que a solução às vezes esteja apenas nas nossas mãos, podemos sempre contar com pessoas que vão nos direcionar para encontrar a luz no fim do túnel - seja na vida pessoal ou no ambiente profissional.

Porém, existem vários problemas que poderiam ser evitados ou solucionados de forma simples, desde que estejamos dispostos a conhecer estratégias alternativas que ainda não fazem parte da rotina - mas são extremamente eficazes.

Neste caso, onde a solução é fácil, aí sim podemos repassar o problema para frente sem qualquer peso na consciência. Olha só!

Chega de enfrentar um leão por dia

O ditado popular de que temos que “enfrentar um leão por dia” é muito conhecido. Nessa metáfora, os leões são os problemas desproporcionais que aparecem no nosso caminho e nos obrigam a pensar de forma desgastante para lidar com eles.

Se você adora filmes assim como eu, já deve ter ouvido a expressão Hakuna Matata, que propõe aprender a lidar e esquecer dos problemas para não ser consumido por eles.

No serviço público, deixar para lá não é uma possibilidade, pois significa deixar as demandas de cidadãos e empresas no esquecimento.

Mas a solução pode estar numa estratégia tão simples quanto a proposta em Hakuna Matata: a tecnologia.

Depois de tirar os leões do caminho de mais de 60 prefeituras e secretarias, hoje vou compartilhar algumas dicas dos especialistas em transformação digital do Aprova que estão levando o serviço público no Brasil para outro nível.

Que tal, juntos, a gente domar os leões que aparecem aí na sua prefeitura sem precisar perder a cabeça por isso?

O seu problema agora é nosso

Venho de uma família com servidores públicos, tenho diversos amigos que trabalham com atendimento ao cidadão e as burocracias diárias de uma prefeitura.

Nosso CEO criou a empresa quando ainda era arquiteto e enfrentava, no balcão das prefeituras, problemas onerosos para obter alvarás e licenciamentos.

A nossa conversa é entre pessoas que, de fato, entendem as principais dificuldades da máquina pública e que tem como missão desburocratizar o país.

De um lado, você que vivencia isso diariamente e sabe dos problemas que mais afetam o seu trabalho. De outro, o nosso time está preparado para entregar a melhor solução e resolver esses problemas.

Digitalização do atendimento ao cidadão e a impessoalidade no atendimento ao público

Para tirar os problemas do caminho dos servidores, nós começamos tirando os problemas da vida dos cidadãos também.

Com o atendimento digital, eles não precisarão mais ir ao balcão da prefeitura para fazer solicitações, emitir documentos, acompanhar o andamento de processos, etc.

Tudo é feito online, do protocolo ao deferimento. E as atualizações e pedidos de alterações - grandes causadoras de dores de cabeça - são acompanhadas em uma interface online mais fácil e organizada do que rabiscos ou post-is colados nos projetos.

Caso o contribuinte ou servidor tenha dúvidas ou dificuldades, o time de suporte do Aprova Digital entra na jogada para resolver o problema.

Isso mesmo, os problemas que antes iam direto para o servidor, vão passar pelo suporte do time do AD, que resolve tudo de forma online enquanto o servidor continua focado em realizar as atividades diárias.

Essa alternativa possibilita ao servidor ter mais tempo para se dedicar às atividades que demandam maior empenho e garante que os profissionais não passem por aborrecimentos desnecessários.

Uma das prefeituras que adotou as soluções do Aprova Digital foi a de Mogi das Cruzes, em São Paulo. Lá a Secretaria de Planejamento e Urbanismo disponibiliza aos munícipes da cidade 42 tipos de requerimentos digitais.

Com a mudança e a tecnologia simplificando os problemas, a cidade conseguiu reduzir de 70 para 19 dias o tempo para aprovação de um projeto.

Processos inteligentes e automatizados reduzem as falhas humanas

Você já parou para pensar como as falhas humanas causaram problemas sem precedentes que marcaram a história?

Um dos problemas históricos aconteceu durante um teste e causou a explosão de um reator nuclear na Usina de Chernobyl.

Já é de conhecimento da indústria que, quanto mais intervenções humanas manuais em um processo, mais numerosas serão as falhas. 

Se as catástrofes como a de Chernobyl parecem exageradas neste contexto, basta pensar nas planilhas de Excel com erros que comprometem relatórios inteiros, causam retrabalho, obrigam profissionais a fazer hora extra e consomem a energia de toda a equipe.

Temos que ter a consciência de que o erro também é causado devido a sobrecarga de trabalho e excesso de demandas que atravessam as tarefas diariamente.

Os processos burocráticos, operacionais, realizados de forma manual e anacrônica, torna os servidores e as secretarias susceptíveis a erros, como:

• Perca documentação

• Deferimento de processos com erros ou pendências

• Cobrança errada ou duplicada de taxas, e até mesmo total esquecimento de cobrar os valores

• Erros que abrem margem para comentários negativos sobre a gestão municipal

Entender o cenário e todas as possibilidades é importante para que possamos pensar em prevenção aos riscos.

Olhar os riscos operacionais ajuda a preveni-los, mitigá-los e proteger toda a máquina pública de qualquer situação indesejada que pode ser evitada com a tecnologia.

Quer reduzir problemas e falhas?
A receita usada por grandes empresas, finalmente, está chegando ao serviço público:

1. Substitua a ineficiência dos processos manuais e burocráticos por sistemas digitais eficientes e econômicos.

2. Escolha plataformas digitais que integrem diferentes tipos de serviços públicos em um só lugar, como o Aprova.

3. Não esqueça: a digitalização dos processos é o primeiro passo, mas não o último.

Só não esquece a cabeça porque está grudada no pescoço!

Ditados como esse são populares graças a quantidade de pessoas que se identificam com eles.

Com a vida tão agitada e com afazeres infinitos, sobra pouco tempo de descanso e a qualidade de sono fica cada vez pior. Com a cabeça sempre ocupada, vem o esquecimento!

Quem nunca saiu de casa e voltou para conferir se o gás estava fechado ou se havia trancado a porta?

É por essas e outras que surgem os ditados como o do título deste tópico.

Com a tecnologia, o cenário que você pode construir aí na sua secretaria para você e toda a sua equipe, também evitará que problemas de esquecimento aconteçam, basta colocar os processos recorrentes no piloto automático.

Um exemplo bem prático disso: o que acontece, por exemplo, se a prefeitura não enviar o relatório Sisobra até o dia 10 de cada mês?

Além de transtorno, o esquecimento gera à prefeitura uma Multa por Atraso na Entrega da Declaração (MAED).

Pra piorar, a multa por atraso, informações incorretas ou omissão de relatório Sisobra é a partir de R$2.656,31 por relatório.

Além desse valor gerado pela MAED, a prefeitura fica impedida de obter a Certidão Negativa de Débitos (CND) do seu município.

A tecnologia do Aprova traz um benefício atrás do outro

Está mais que comprovado que a tecnologia é essencial e vai determinar o presente e futuro de todo um município.

Estar atento às novidades garante eficiência e qualidade aos serviços prestados à comunidade. Outros benefícios perceptíveis gerados por essa mudança na gestão são:

• Diminuição dos impactos ambientais

• Redução de despesas com papel

• Menor custo com impressão, energia, transporte e deslocamento

• Redução de problemas

• Redução de riscos e erros

• Ganho de produtividade sem precisar se esforçar mais para isso

• Cidadão satisfeito com a gestão pública

Mas diante de tudo o que refletimos aqui, vale ressaltar a redução de dores de cabeça e a atenção adequada à você, servidor, uma das peças mais fundamentais para que a engrenagem funcione.

Várias prefeituras já estão tornando os processos mais eficientes e reduzindo os problemas diários enfrentados pelos servidores.

Baixe nosso e-book gratuito e veja na prática como municípios como o seu estão usando a transformação digital para se livrar dos problemas mais comuns que geram grandes dores de cabeça para as secretarias.