Do papel ao digital: como a gestão eletrônica de documentos transforma a administração pública

Arquivos desorganizados, processos travados e pilhas de papel ocupando salas inteiras ainda fazem parte da realidade de muitas prefeituras brasileiras.

Só quem lida com ofícios extraviados, versões sobrepostas de um mesmo documento e dificuldade para cumprir prazos sabe o quanto a gestão física atrasa — e custa caro.

Mas esse cenário tem solução. E ela não está em empilhar PDFs em pastas digitais nem em simplesmente digitalizar o que já existe em papel.

A transformação começa pela gestão eletrônica de documentos — uma mudança estrutural na forma como o governo organiza, acessa e controla suas informações.

O que é gestão eletrônica de documentos?

Gestão eletrônica de documentos é o conjunto de práticas, métodos e tecnologias que permite o controle de arquivos em formato digital, ao longo de todo seu ciclo de vida — da criação ao arquivamento ou descarte.

Não estamos falando de um sistema de gestão eletrônica. Falamos da prática, da lógica de gerir documentos eletronicamente. É sobre organizar, tramitar, acessar, assinar, arquivar e controlar documentos de forma digital, com base em regras e legislações.

Mais do que guardar arquivos, a gestão eletrônica garante que cada documento tenha contexto, classificação adequada, acesso seguro e validade jurídica.

É uma forma de organização pensada para um mundo digital. E, no setor público, ela resolve problemas que vão do dia a dia administrativo à transparência institucional.

• Criação e recebimento nativos em formato digital

• Classificação por tipo, assunto e temporalidade

• Controle de acesso por perfil de usuário

• Histórico de versões e movimentações

• Assinatura digital com validade legal

• Armazenamento seguro e auditável

Por que a gestão física de documentos não dá mais conta

A lógica manual, baseada em papel, tem limites evidentes. Cada cópia, cada protocolo, cada trâmite físico é um ponto de fricção — que consome tempo, dinheiro e energia dos servidores.

Principais riscos da gestão física:

• Perda ou extravio de documentos

• Falta de rastreabilidade e controle de versões

• Dificuldade de acesso por outros setores ou órgãos

• Altos custos com armazenamento e impressão

• Problemas em auditorias e prestação de contas

Além disso, com a crescente exigência por transparência, digitalização e controle social, o papel virou um obstáculo — não uma garantia.

Como a gestão eletrônica elimina os gargalos da gestão manual

Ao adotar práticas de gestão eletrônica, a prefeitura substitui o acúmulo de papel por inteligência organizacional. Documentos passam a ter um “endereço certo”, acessível por quem precisa, com integridade e registro de movimentações.

Impactos diretos:

• Redução drástica do uso de papel

• Fim da perda de documentos importantes

• Mais agilidade na tramitação interna

• Acesso remoto e simultâneo por diferentes áreas

• Auditoria facilitada com trilha de acesso e modificações

A gestão eletrônica reduz retrabalho, melhora a eficiência e cria uma base sólida para evoluir os processos públicos.

Importante: Não confunda gestão eletrônica e automação de processos

É comum ver os termos “gestão eletrônica” e “automação de processos” sendo usados como sinônimos. Mas eles são complementares, não equivalentes.

A gestão eletrônica organiza os documentos — independentemente do tipo de processo. Ela estrutura, classifica, protege e garante que o conteúdo certo esteja disponível de forma digital.

Já a automação de processos atua no fluxo: define etapas, responsáveis, prazos e ações automáticas. É ela quem move o processo do protocolo à decisão, com regras pré-definidas.

👉 Para órgãos públicos o ideal é contar com uma solução que una os dois: que organize os documentos digitalmente desde sua origem, mas que também acompanhe o processo até sua conclusão com rastreabilidade e de forma automática.

Veja as diferenças: GED, Aprova, BPM e SEI

Quais áreas da prefeitura mais se beneficiam da gestão eletrônica

A lógica da gestão eletrônica é transversal. Pode (e deve) ser aplicada em todas as secretarias, departamentos e setores da administração pública.

Exemplos práticos:

• Gabinete: portarias, decretos, comunicados e atos oficiais

• Educação: matrículas, históricos, contratos de professores

• Saúde: relatórios administrativos, notificações e registros internos

• Finanças: documentos fiscais, prestações de contas e balancetes

• Obras e Planejamento: projetos, licenças, memoriais e laudos

Quanto mais documentos passam a ser organizados eletronicamente, mais eficiência se ganha no todo.

Mogi Guaçu superou o papel e transformou a gestão

A Prefeitura de Mogi Guaçu (SP) decidiu mudar a lógica da sua gestão. Saiu do papel — literalmente — e passou a adotar práticas digitais em diversas secretarias.

Com foco na organização eletrônica dos documentos, a cidade:

• Digitalizou fluxos administrativos e criou padrões claros

• Centralizou informações para facilitar o acesso e a análise

• Ganhou agilidade na tramitação entre setores

• Evitou a perda de arquivos sensíveis

• Facilitou a comunicação com o cidadão

A experiência provou que não se trata apenas de eliminar o papel, mas de criar inteligência institucional. Com os documentos certos no lugar certo, a prefeitura passou a decidir melhor, responder mais rápido e gastar menos.

Veja o depoimento do secretário de Planejamento e Desenvolvimento Urbano de Mogi Guaçu:

O que a gestão eletrônica exige para funcionar de verdade

Não basta usar um sistema qualquer. A gestão eletrônica exige clareza de regras, capacitação dos servidores e uma plataforma adequada à realidade pública.

Etapas essenciais:

1. Mapear os tipos de documentos e fluxos existentes

2. Criar regras de classificação, nomenclatura e acesso

3. Definir os responsáveis por cada etapa da organização

4. Selecionar uma plataforma segura e auditável

5. Treinar os servidores com foco na prática

6. Acompanhar resultados e ajustar continuamente

7. Cumprir a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Benefícios de uma gestão documental moderna para o poder público

A prefeitura que adota a gestão eletrônica de documentos ganha mais do que organização: ganha capacidade de resposta e governança.

Vantagens diretas:

• Economia com impressão, cópias e transporte interno

• Segurança jurídica com trilhas de auditoria

• Rastreabilidade para identificar gargalos

• Eficiência na comunicação entre setores

• Maior transparência para atender a LAI, LGPD e TCEs

Checklist – Sua prefeitura está pronta para adotar a gestão eletrônica?

Antes de dar o próximo passo, verifique se os seguintes pontos já estão sendo trabalhados:

✅ Os documentos já são, em sua maioria, digitais?
✅ Há regras de indexação e classificação em vigor?
✅ O acesso está controlado por perfil e função?
✅ Existe uma ferramenta confiável para armazenamento e rastreio?
✅ Os servidores estão capacitados para lidar com esse novo modelo?

Se a resposta for “não” para a maioria, o momento é agora.

O futuro da gestão pública começa nos documentos

Transformar a gestão pública não é apenas implantar sistemas complexos ou adotar inteligência artificial. A base dessa transformação começa com a organização da informação.

A fazer a gestão eletrônica de documentos é o alicerce da eficiência pública. É ela quem garante que decisões sejam tomadas com base em dados acessíveis, processos organizados e documentos íntegros.

📌 Prefeituras que organizam sua casa documentalmente conseguem avançar com mais segurança rumo à digitalização dos serviços e à confiança da população.

FAQ – Perguntas frequentes sobre gestão eletrônica de documentos

1. O que é gestão eletrônica de documentos?
É a forma de organizar e controlar documentos públicos em meio digital, com classificação, segurança, rastreabilidade e validade jurídica.

2. É a mesma coisa que digitalizar?
Não. Digitalizar é apenas transformar um papel em PDF. Gestão eletrônica envolve regras, organização, acesso, rastreio e governança sobre os documentos.

3. Toda prefeitura pode implantar?
Sim. O ideal é começar por processos com alto volume documental e ir expandindo gradualmente, conforme os fluxos forem amadurecendo.

4. É seguro?
Sim — desde que a plataforma adotada garanta criptografia, controle de acesso, backups e aderência à LGPD.

5. A gestão eletrônica substitui os arquivos físicos?
Sim, em grande parte. Inclusive, a gestão eletrônica permite aplicar a Tabela de Temporalidade Documental e eliminar fisicamente o que não precisa mais ser mantido.