Organizações públicas e privadas ainda enfrentam entraves causados pela desorganização documental. Pilhas de papéis, atrasos em processos, retrabalho e perda de dados são parte da rotina de muitas instituições.

A gestão eletrônica de documentos (GED) surgiu como uma tentativa de resolver esse problema. É importante, sim, mas sozinha ela não dá conta da transformação que o setor público exige hoje.

Apesar de modernizar a organização dos arquivos e eliminar o papel, o GED não automatiza processos, não conecta secretarias, nem garante uma gestão estratégica. Ele é apenas uma parte do que a administração pública precisa para evoluir.

O que é a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos consiste no uso de sistemas digitais para armazenar, organizar, localizar e controlar arquivos digitais. Sistemas GED oferecem recursos como versionamento, controle de acesso, busca por palavras-chave, automação de fluxos básicos e integração com outras ferramentas.

Na prática, o GED ajuda a resolver problemas relacionados ao acúmulo e à perda de documentos. Ele oferece segurança, acesso rápido às informações e redução de custos com papel. Porém, sua atuação se limita ao tratamento dos arquivos — não aos fluxos e decisões que envolvem os processos públicos.

Empresas e prefeituras que adotam o GED até ganham mais controle sobre seus documentos. Mas, se o objetivo é eliminar gargalos, acelerar respostas e integrar setores, é preciso ir além.

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GED é parte da transformação

O GED organiza documentos. São ganhos pontuais, que resolvem parte do problema. Por isso, adotar apenas um GED não é suficiente.

Para evoluir de verdade, é preciso digitalizar o processo como um todo — do protocolo ao despacho final, com controle, integração e inteligência. É aí que a Aprova entra.

A plataforma atua em todas as frentes da gestão pública digital:

• Automatiza processos complexos

• Integra sistemas internos e externos

• Aplica inteligência artificial para análise e encaminhamento

• Oferece relatórios e dashboards em tempo real

• Garante conformidade com legislações e auditorias

• Possui interface intuitiva, pensada exclusivamente para o setor público

E mais: conta com recursos que vão além da gestão documental, como:

• Assinatura em lote

• Fiscalização offline

• Formulários inteligentes

• Condicionantes e respostas-padrão

• Controle de etapas e prazos

• Suporte dedicado e especializado

👉 Clique na tabela e veja outras diferenças entre GED, Aprova e outras ferramentas.

Por que Itajaí escolheu a Aprova

A cidade de Itajaí não buscava apenas digitalizar seus documentos — ela queria mudar a forma como os processos públicos funcionavam. E por isso escolheu a Aprova.

Além de organizar arquivos, a prefeitura implantou mais de 70 serviços digitais, integrando secretarias e automatizando rotinas. Com isso, transformou a relação entre servidor, cidadão e gestão.

A plataforma passou a centralizar atendimentos, validar dados automaticamente e rastrear prazos com precisão. Foi essa visão completa de transformação que fez Itajaí se tornar referência em governo digital.

Começou em novembro de 2019 com a digitalização da abertura de empresas. Rapidamente, a transformação alcançou a Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação. Na sequência se expandiu para o Instituto Itajaí Sustentável, a Secretaria da Fazenda e o setor de Recursos Humanos.

Com mais de 70 serviços digitais disponíveis e 30.500 usuários ativos, o município já ultrapassou 103 mil processos eletrônicos. Entre os principais:

• + 27.000 processos de Alvará de Localização e Funcionamento

• + 5.800 aprovações de Projetos Arquitetônicos

• + 3.900 licenças de construção

• + 3.500 aprovações de Projetos Hidrossanitários

• + 3.100 solicitações de Habite-se

• + 1.800 pedidos de auxílio financeiro para graduação

Com isso, Itajaí se tornou referência nacional de transformação digital no setor público. A cidade inspira outras prefeituras com uma combinação de estratégia, tecnologia e eficiência no atendimento.

• Clique e conheça a história de transformação digital na Prefeitura Municipal de Itajaí/SC.

Como escolher um sistema de GED (ou ir além dele)

Se sua prefeitura ainda usa papel, escolher uma solução digital é urgente. Mas atenção: nem todo sistema resolve o problema. É preciso avaliar além do básico.

Aqui estão os critérios essenciais:

1. Facilidade de uso e curva de aprendizagem
   Se for difícil, ninguém usa. Priorize plataformas intuitivas e com suporte em português.

2. Acesso em nuvem e mobilidade
   Servidores e cidadãos precisam acessar de onde estiverem, com segurança.

3. Integração com outros sistemas
   Uma plataforma isolada não resolve. É fundamental integrar com protocolo, contabilidade, tributação e recursos humanos.

4. Suporte técnico confiável e atualizações constantes
   Você precisa de um time que resolva rápido — e que evolua junto com a prefeitura.

5. Segurança e conformidade com a LGPD
   Criptografia, controle de acesso, rastreamento e governança documental.

6. Relatórios e dashboards gerenciais
   Tomar decisão com base em dados precisa ser simples e automático.

7. Funcionalidades específicas para o setor público
   Assinatura digital, fiscalização, tramitação entre secretarias, geração de taxas e alvarás.

📌 A Aprova atende todos esses pontos — e vai além, entregando uma solução construída do zero para governos.

Etapas para implantar um sistema completo de gestão digital

Implantar uma plataforma em órgãos públicos não é só comprar tecnologia. É implementar uma nova forma de trabalhar. E isso exige método.

Veja o passo a passo recomendado:

→ Mapeie os processos e documentos atuais

Identifique como os documentos circulam hoje, quais áreas mais dependem deles, onde ocorrem os principais gargalos e riscos. Esse diagnóstico orienta todo o projeto.

→ Defina prioridades e áreas-piloto

Comece digitalizando processos mais críticos ou com maior volume documental. Isso permite validar o sistema, demonstrar valor e facilitar a expansão para outros setores.

→ Escolha a ferramenta ideal para sua realidade

Com base no mapeamento e nas prioridades, selecione a plataforma que melhor se adapta às necessidades da organização. Considere usabilidade, suporte, integrações e segurança.

→ Capacite as equipes envolvidas

Treine os usuários com foco prático. Mostre como usar o sistema no dia a dia e quais os ganhos reais. O engajamento da equipe é um dos maiores fatores de sucesso na implantação.

→ Migre os documentos com critério

A digitalização do acervo físico deve seguir regras claras de organização. Evite “jogar tudo no sistema”. Classifique, padronize nomes e exclua o que não for necessário.

→ Implemente fluxos digitais com etapas claras

Reproduza o trâmite dos processos em formato eletrônico, com responsáveis definidos, prazos automáticos e notificações. Isso permite rastrear tudo com precisão e ganhar agilidade.

→ Monitore resultados e otimize continuamente

Acompanhe indicadores como tempo de resposta, economia de recursos e satisfação dos usuários. Com base nesses dados, promova melhorias constantes no uso do GED.

FAQ: dúvidas frequentes sobre GED

1 - GED é suficiente para transformar a gestão pública?
Não. Ele ajuda a organizar documentos, mas não resolve gargalos de fluxo, integração e atendimento. Para isso, é necessário um sistema mais completo.

2 - A Aprova substitui um GED?
Sim — e vai além. A Aprova entrega todas as funções de um GED e soma automações, inteligência artificial, integrações e relatórios.

3 - Posso começar pequeno com a Aprova?
Sim. Você pode implantar por área ou processo, com ganhos já visíveis desde os primeiros dias de uso.

4 - É seguro? Tem validade jurídica?
Sim. A plataforma segue as exigências da LGPD, usa assinatura digital com validade jurídica e oferece trilha de auditoria.

5 - O cidadão também acessa os processos?
Sim. A Aprova permite que cidadãos acompanhem suas solicitações em tempo real, recebam notificações e interajam diretamente com a prefeitura.

GED não basta. A transformação exige mais!

A digitalização de documentos é apenas o começo. O desafio real está em transformar processos, conectar setores e atender melhor — com agilidade, dados e controle.

Prefeituras que escolhem o caminho certo evoluem mais rápido, reduzem custos, aumentam a transparência e tornam a máquina pública mais eficiente.

→ Converse com um especialista e entenda como sua cidade pode dar o próximo passo — além do GED, rumo à gestão pública 100% digital.