Inovação
Organizações públicas e privadas ainda enfrentam entraves causados pela desorganização documental. Pilhas de papéis, atrasos em processos, retrabalho e perda de dados são parte da rotina de muitas instituições.
A gestão eletrônica de documentos (GED) surgiu como uma tentativa de resolver esse problema. É importante, sim, mas sozinha ela não dá conta da transformação que o setor público exige hoje.
Apesar de modernizar a organização dos arquivos e eliminar o papel, o GED não automatiza processos, não conecta secretarias, nem garante uma gestão estratégica. Ele é apenas uma parte do que a administração pública precisa para evoluir.
O que é a gestão eletrônica de documentos?
A gestão eletrônica de documentos consiste no uso de sistemas digitais para armazenar, organizar, localizar e controlar arquivos digitais. Sistemas GED oferecem recursos como versionamento, controle de acesso, busca por palavras-chave, automação de fluxos básicos e integração com outras ferramentas.
Na prática, o GED ajuda a resolver problemas relacionados ao acúmulo e à perda de documentos. Ele oferece segurança, acesso rápido às informações e redução de custos com papel. Porém, sua atuação se limita ao tratamento dos arquivos — não aos fluxos e decisões que envolvem os processos públicos.
Empresas e prefeituras que adotam o GED até ganham mais controle sobre seus documentos. Mas, se o objetivo é eliminar gargalos, acelerar respostas e integrar setores, é preciso ir além.
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GED é parte da transformação
O GED organiza documentos. São ganhos pontuais, que resolvem parte do problema. Por isso, adotar apenas um GED não é suficiente.
Para evoluir de verdade, é preciso digitalizar o processo como um todo — do protocolo ao despacho final, com controle, integração e inteligência. É aí que a Aprova entra.
A plataforma atua em todas as frentes da gestão pública digital:
Automatiza processos complexos
Integra sistemas internos e externos
Aplica inteligência artificial para análise e encaminhamento
Oferece relatórios e dashboards em tempo real
Garante conformidade com legislações e auditorias
Possui interface intuitiva, pensada exclusivamente para o setor público
E mais: conta com recursos que vão além da gestão documental, como:
Assinatura em lote
Fiscalização offline
Formulários inteligentes
Condicionantes e respostas-padrão
Controle de etapas e prazos
Suporte dedicado e especializado
👉 Clique na tabela e veja outras diferenças entre GED, Aprova e outras ferramentas.
Por que Itajaí escolheu a Aprova
A cidade de Itajaí não buscava apenas digitalizar seus documentos — ela queria mudar a forma como os processos públicos funcionavam. E por isso escolheu a Aprova.
Além de organizar arquivos, a prefeitura implantou mais de 70 serviços digitais, integrando secretarias e automatizando rotinas. Com isso, transformou a relação entre servidor, cidadão e gestão.
A plataforma passou a centralizar atendimentos, validar dados automaticamente e rastrear prazos com precisão. Foi essa visão completa de transformação que fez Itajaí se tornar referência em governo digital.
Começou em novembro de 2019 com a digitalização da abertura de empresas. Rapidamente, a transformação alcançou a Secretaria de Desenvolvimento Urbano e Habitação. Na sequência se expandiu para o Instituto Itajaí Sustentável, a Secretaria da Fazenda e o setor de Recursos Humanos.
Com mais de 70 serviços digitais disponíveis e 30.500 usuários ativos, o município já ultrapassou 103 mil processos eletrônicos. Entre os principais:
+ 27.000 processos de Alvará de Localização e Funcionamento
+ 5.800 aprovações de Projetos Arquitetônicos
+ 3.900 licenças de construção
+ 3.500 aprovações de Projetos Hidrossanitários
+ 3.100 solicitações de Habite-se
+ 1.800 pedidos de auxílio financeiro para graduação
Com isso, Itajaí se tornou referência nacional de transformação digital no setor público. A cidade inspira outras prefeituras com uma combinação de estratégia, tecnologia e eficiência no atendimento.
Como escolher um sistema de GED (ou ir além dele)
Se sua prefeitura ainda usa papel, escolher uma solução digital é urgente. Mas atenção: nem todo sistema resolve o problema. É preciso avaliar além do básico.
Aqui estão os critérios essenciais:
Facilidade de uso e curva de aprendizagem
Se for difícil, ninguém usa. Priorize plataformas intuitivas e com suporte em português.Acesso em nuvem e mobilidade
Servidores e cidadãos precisam acessar de onde estiverem, com segurança.Integração com outros sistemas
Uma plataforma isolada não resolve. É fundamental integrar com protocolo, contabilidade, tributação e recursos humanos.Suporte técnico confiável e atualizações constantes
Você precisa de um time que resolva rápido — e que evolua junto com a prefeitura.Segurança e conformidade com a LGPD
Criptografia, controle de acesso, rastreamento e governança documental.Relatórios e dashboards gerenciais
Tomar decisão com base em dados precisa ser simples e automático.Funcionalidades específicas para o setor público
Assinatura digital, fiscalização, tramitação entre secretarias, geração de taxas e alvarás.
📌 A Aprova atende todos esses pontos — e vai além, entregando uma solução construída do zero para governos.
Etapas para implantar um sistema completo de gestão digital
Implantar uma plataforma em órgãos públicos não é só comprar tecnologia. É implementar uma nova forma de trabalhar. E isso exige método.
Veja o passo a passo recomendado:
→ Mapeie os processos e documentos atuais
Identifique como os documentos circulam hoje, quais áreas mais dependem deles, onde ocorrem os principais gargalos e riscos. Esse diagnóstico orienta todo o projeto.
→ Defina prioridades e áreas-piloto
Comece digitalizando processos mais críticos ou com maior volume documental. Isso permite validar o sistema, demonstrar valor e facilitar a expansão para outros setores.
→ Escolha a ferramenta ideal para sua realidade
Com base no mapeamento e nas prioridades, selecione a plataforma que melhor se adapta às necessidades da organização. Considere usabilidade, suporte, integrações e segurança.
→ Capacite as equipes envolvidas
Treine os usuários com foco prático. Mostre como usar o sistema no dia a dia e quais os ganhos reais. O engajamento da equipe é um dos maiores fatores de sucesso na implantação.
→ Migre os documentos com critério
A digitalização do acervo físico deve seguir regras claras de organização. Evite “jogar tudo no sistema”. Classifique, padronize nomes e exclua o que não for necessário.
→ Implemente fluxos digitais com etapas claras
Reproduza o trâmite dos processos em formato eletrônico, com responsáveis definidos, prazos automáticos e notificações. Isso permite rastrear tudo com precisão e ganhar agilidade.
→ Monitore resultados e otimize continuamente
Acompanhe indicadores como tempo de resposta, economia de recursos e satisfação dos usuários. Com base nesses dados, promova melhorias constantes no uso do GED.
FAQ: dúvidas frequentes sobre GED
1 - GED é suficiente para transformar a gestão pública?
Não. Ele ajuda a organizar documentos, mas não resolve gargalos de fluxo, integração e atendimento. Para isso, é necessário um sistema mais completo.
2 - A Aprova substitui um GED?
Sim — e vai além. A Aprova entrega todas as funções de um GED e soma automações, inteligência artificial, integrações e relatórios.
3 - Posso começar pequeno com a Aprova?
Sim. Você pode implantar por área ou processo, com ganhos já visíveis desde os primeiros dias de uso.
4 - É seguro? Tem validade jurídica?
Sim. A plataforma segue as exigências da LGPD, usa assinatura digital com validade jurídica e oferece trilha de auditoria.
5 - O cidadão também acessa os processos?
Sim. A Aprova permite que cidadãos acompanhem suas solicitações em tempo real, recebam notificações e interajam diretamente com a prefeitura.
GED não basta. A transformação exige mais!
A digitalização de documentos é apenas o começo. O desafio real está em transformar processos, conectar setores e atender melhor — com agilidade, dados e controle.
Prefeituras que escolhem o caminho certo evoluem mais rápido, reduzem custos, aumentam a transparência e tornam a máquina pública mais eficiente.
