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Memorando na gestão pública: como simplificar e reduzir retrabalho
Ainda usa memorando em papel? Descubra por que esse hábito trava sua prefeitura e como a versão digital pode mudar tudo.
18/09/2025
O memorando é um dos documentos mais presentes no dia a dia da administração pública. Ele deveria ser um meio rápido e direto de comunicação interna, mas na prática ainda é motivo de atraso, retrabalho e perda de tempo para servidores e gestores.
Quantas vezes um memorando já ficou parado na mesa de assinatura? Ou foi redigido três vezes diferentes para atender a cada setor? Pequenos entraves que parecem banais, mas que, somados, consomem horas de trabalho e podem até comprometer prazos maiores.
Neste artigo, você vai entender o que é um memorando, por que ele ainda é um gargalo e como a digitalização pode transformar a forma como sua prefeitura lida com esse documento.
O que é um memorando na gestão pública
O memorando é um instrumento de comunicação interna. Sua função é registrar, de forma oficial, informações que circulam entre servidores, departamentos e secretarias.
Ele é diferente de outros documentos:
Ofício: usado para comunicação externa (com outros órgãos ou entidades).
Despacho: manifestação curta em um processo administrativo.
Relatório: documento mais detalhado, com informações completas sobre um tema.
Já o memorando é direto ao ponto. Deve facilitar a tomada de decisão e dar rastreabilidade às solicitações do dia a dia.
Por que o memorando ainda é um problema nas instituições públicas
Retrabalho e erros comuns
🔴 Cada setor usa modelos diferentes → falta de padronização.
🔴 Textos repetidos são digitados manualmente em vez de reaproveitados.
🔴 Informações se perdem quando há cópias e reenvios por e-mail.
Atrasos no trâmite
👎🏽 Impressão em papel → precisa circular fisicamente entre setores.
👎🏽 Coleta de assinaturas → servidor vai de sala em sala atrás de chefes.
👎🏽 Envio físico entre secretarias → risco de extravio.
Impacto na eficiência da gestão
⏱ Processos importantes ficam parados porque o memorando “travou” na assinatura.
⏱ Servidores gastam tempo com tarefas manuais em vez de estratégicas.
⏱ A gestão perde agilidade e acaba ficando dependente de soluções improvisadas.
Como simplificar memorandos na gestão pública
Padronização dos modelos
✅ Criar templates únicos, aprovados juridicamente.
✅ Garantir que todos os setores usem o mesmo formato.
✅ Evitar erros de interpretação e retrabalho.
Digitalização e tramitação online
👍🏽 Memorandos eletrônicos podem ser criados e enviados em segundos.
👍🏽 Assinaturas digitais eliminam a necessidade de circular papéis.
👍🏽 Redução de custos com impressão, papel e deslocamentos internos.
Automação com sistemas especializados
⭐️ Campos pré-preenchidos com dados do servidor, setor e data.
⭐️ Histórico digital que permite rastrear quem criou, aprovou e assinou.
⭐️ Pesquisa rápida por palavra-chave, em vez de “caçar papel” em arquivos físicos.
Case prático: o que muda com a Aprova
Imagine o fluxo tradicional:
O servidor redige o memorando em Word.
Imprime, leva ao chefe imediato.
O documento passa de mão em mão até a secretaria final.
Qualquer erro → recomeçar o processo.
Agora, com a Aprova:
O servidor cria o memorando em um sistema online, usando modelo padronizado.
O documento circula eletronicamente entre os setores.
As assinaturas são feitas digitalmente, em segundos.
O histórico fica registrado, sem risco de perda.
Resultados possíveis:
Tempo médio de tramitação reduzido em até 80%.
Economia significativa de papel e impressões.
Mais transparência: todo trâmite pode ser acompanhado no sistema.
A jornada completa
Com uma plataforma especializada, o memorando deixa de ser sinônimo de demora e burocracia - e passa a seguir uma jornada 100% digital:
Crie → modelos padronizados, sem risco de erro.
Tramite → envio eletrônico entre setores, sem depender de papel ou deslocamento.
Assine → assinaturas digitais seguras, em segundos.
Acompanhe → histórico completo de quem criou, assinou e aprovou, com rastreabilidade total.
Automatize → campos preenchidos automaticamente, integrações com outros fluxos e relatórios instantâneos.
👉 As vantagens de ter um memorando digital
Do retrabalho à eficiência
O memorando sempre será um documento essencial para a comunicação interna, mas não precisa continuar sendo um gargalo.
Com padronização, digitalização e automação, ele deixa de ser símbolo de burocracia e se torna aliado da eficiência.
