Entre as várias atividades desempenhadas diariamente dentro das organizações, está a necessidade de inúmeras assinaturas em documentos. 

Podemos dizer que uma assinatura é um tipo de marca formal e oficial característica no fim de um ciclo operacional. 

É ela que atesta a veracidade das informações, entre outras coisas, contidas em um documento. 

O contexto digital alterou, como todos já sabem, a maneira como as organizações funcionam. 

Se antes dessas transformações era muito comum a entrada e saída de pilhas e mais pilhas de papel dentro de um escritório, agora tudo é feito pela tela do computador, celular e outros dispositivos móveis e 100% digitais. 

Não seria diferente com as assinaturas. Uma vez transformado o cenário das organizações, as assinaturas também precisaram passar por adaptações. E é nesse contexto que surgiu, portanto, um software para assinatura digital. 

O que é software para assinatura digital 

Um software para assinatura digital, basicamente, substitui uma assinatura física. Em outras palavras, papel e caneta são deixados de lado para assinar documentos.

No mercado, existem inúmeros aplicativos (App) ou plataformas (gratuitas ou pagas) que possibilitam que você substitua o papel e a caneta para assinar documentos. 

1º vantagem em substituir a assinatura física por assinaturas digitais 

Talvez os custos com os materiais de consumo estejam fora do radar das organizações. Isso porque pode existir a falsa conclusão de que os valores gastos com esses materiais (papel, caneta, grampeador, e outros utensílios de escritório) não oneram as contas de uma empresa ou instituição. 

A Secretaria de Obras e Meio Ambiente da prefeitura de Conselheiro Lafaiete, por exemplo, gastou quase R$ 1 milhão de reais, ao longo de 2021, apenas com materiais de consumo. Entre esses materiais estão incluídas folhas de papel, canetas, caixas para arquivo, prateleiras e outros objetos. 

Agora imagine esse valor gasto considerando todas as secretarias e o tamanho de uma organização, que pode variar, como as prefeituras brasileiras - o valor pode atingir cifras maiores. 

Ao substituir processos internos feitos à mão, como assinar um documento, com a ajuda de um software de assinatura digital, uma organização pode economizar valores significativos que são indispensáveis para a saúde financeira de qualquer empresa. 

2 ª vantagem em aderir assinaturas digitais

Uma outra vantagem de se implementar um software para assinatura digital dentro de uma organização é que geralmente essa escolha está acompanhada de outras mudanças internas. 

Como é de se esperar, ao se deixar a caneta de lado, o seu par (o papel) também será substituído. Ou seja, no lugar das folhas de papel, a organização terá pouquíssimos formulários digitais que substituirão aquelas pilhas e mais pilhas de A4. 

Em outras palavras, os softwares para assinatura digital causam, nesse sentido, um efeito cascata de transformações dentro de uma organização. O que, por efeito, pode aumentar ainda mais a economia ao reduzir os custos com esses bens de consumo utilizados diariamente. 

Como funciona uma assinatura digital 

Aqui as coisas ficam um pouco mais complicadas,  porque nesse universo digital duas possibilidades se misturam e causam confusão. 

Existe uma diferença entre assinaturas digitais, assinaturas eletrônicas e certificados digitais. Mas explicamos o que distingue essas três ferramentas. 

Assinaturas eletrônicas

Uma assinatura eletrônica é um tipo de autenticação digital. Geralmente, é usada para acessar, assinar, ou compartilhar documentos no mundo virtual. 

Ela se refere a um tipo de método para oficializar documentos digitais. 

A assinatura eletrônica tem o mesmo valor que uma assinatura física. No entanto, para que isso aconteça, é preciso que ela cumpra três requisitos básicos. 

1. Comprovação de integridade do documento assinado 

2. Identificação e autenticação de quem assina o documento 

3. E por fim o registro da assinatura 

Para entender de um jeito simples o que é uma assinatura eletrônica na prática, basta lembrar sobre as transações bancárias por aplicativo. 

Quando você faz um tipo de transferência, por exemplo, para confirmar a transação, é necessário entrar com um código pessoal. 

É exatamente esse código que pode ser uma assinatura eletrônica. Vale lembrar que muitos aplicativos autenticam uma assinatura eletrônica por meio de digitais (com o toque dos dedos), já que boa parte dos aparelhos contam com essa função. 

Assinaturas digitais

Por sua vez, uma assinatura digital também é uma assinatura eletrônica. No entanto, para este caso, é utilizado um certificado digital. 

Dica: Um certificado digital é uma maneira de autenticação de uma assinatura digital. 

Por exemplo, o Governo Federal disponibiliza em sua plataforma gov.br a possibilidade, e o passo a passo, para se assinar documentos digitalmente. 

Para isso, o usuário deverá ter uma conta validada por meio das seguintes maneiras: 

1. Reconhecimento facial realizada pelo aplicativo gov.br

2. Por bancos credenciados;

3. Ou por certificado digital;

É importante que fique claro que um software para assinatura digital nem sempre é uma plataforma que dá suporte para assinaturas eletrônicas digitais autenticadas por certificados digitais.  

Existem inúmeros aplicativos nas lojas virtuais que apenas digitalizam uma assinatura (geralmente escrita da maneira como é feita no papel). 

Quem mais utiliza uma assinatura digital autenticável

Os órgãos públicos são as organizações que mais utilizam assinaturas digitais a partir de um certificado digital. Isso porque os certificados digitais ficam vinculados a uma pessoa e aos seus dados pessoais. 

Vale lembrar que as assinaturas digitais têm o mesmo valor que uma assinatura física, e o respaldo para isso está no Decreto Presidencial de Nº 10.543 que dispõe sobre os requisitos mínimos para fazer valer esse modo menos burocrático de formalizar documentos e outras atividades. 

As prefeituras têm utilizado sistemas que transformam os fluxos públicos em atividades 100% digitais. 

Para isso, estes sistemas disponibilizam também um tipo de software para assinatura digital para autenticar documentos públicos. 

Além de reduzir o uso do papel e caneta, além de outros bens de consumo diário, esses sistemas permitem que órgãos públicos assinem digitalmente documentos nos padrões estipulados pelo decreto presidencial e pelo ICP Brasil. 

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