Cultura organizacional

Cultura organizacional

20/08/2025

20/08/2025

Ver todos os artigos

Como transformar sistemas digitais em rotina na gestão pública

Mariana Rufatto

Diretora de Implantação

Você já viu uma prefeitura investir em um sistema novo e, poucos meses depois, ele praticamente cair no esquecimento?

Eu já vi, e é por isso que sempre digo: implantar tecnologia é fácil. O verdadeiro desafio está em garantir que ela vire rotina.

A Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OECD) estima que 70% dos projetos digitais no setor público não atingem os resultados esperados por falta de engajamento.

E no meu dia a dia acompanhando prefeituras, vejo que o problema também pode ser a tecnologia, mas na maioria das vezes, é como as pessoas se relacionam com ela.

Onde costuma travar

Servidores que passaram anos fazendo processos de forma manual, de repente, precisam mudar completamente sua rotina. Isso não acontece da noite para o dia.

Nas primeiras reuniões de implantação, não é raro ouvir: “por que mudar se sempre foi assim?”.

Essa frase resume bem o que enfrentamos: resistência não ao sistema em si, mas à quebra de hábito.

E quando a gestão não explica claramente por que a mudança está acontecendo, quando os líderes não abraçam o processo e quando a curva de aprendizado não é acompanhada, o sistema acaba sendo visto como um peso, não como um aliado.

O que realmente faz diferença

Com a experiência de acompanhar dezenas de prefeituras, percebi que a adoção precisa ser trabalhada em três frentes: servidores, gestores e cidadãos.

👉 Servidores: mais do que um treinamento inicial, eles precisam de acompanhamento constante. Capacitações, materiais práticos e, principalmente, espaço para dar feedback. Quando eles percebem que sua opinião gera melhorias, o engajamento cresce.

👉 Gestores: são patrocinadores da mudança. Quando o secretário ou o prefeito mostra que usa o sistema e cobra indicadores de uso junto com orçamento e prazos, o time entende que a tecnologia é prioridade — não um projeto paralelo.

👉 Cidadãos: só aderem quando percebem ganho real. Menos filas, mais transparência, menos burocracia. Isso precisa ser comunicado de forma clara, porque de nada adianta oferecer serviços digitais se o cidadão não souber que eles existem ou não confiar neles.

Por isso repito sempre: engajamento não se decreta, ele se constrói.

Um caso que ilustra bem esse desafio

Em uma cidade que visitei recentemente, o secretário me disse algo que ficou marcado: "Mari, nós já tínhamos tentado implantar um sistema antes, mas ele nunca pegou de verdade. As pessoas não usavam, preferiam voltar para o papel.”

Olhando mais de perto, entendi o motivo. O sistema anterior até existia, mas não havia uma estratégia para engajar as equipes. A tecnologia foi entregue, mas os servidores não tinham clareza do porquê da mudança, não receberam acompanhamento adequado e não sentiram que a solução resolvia suas dores reais.

Foi nesse ponto que nosso trabalho começou.

Passamos semanas lado a lado com as equipes, entendendo as dores, ajustando fluxos e, principalmente, criando momentos de escuta. Muitos servidores disseram: “a gente não sabia exatamente por que precisava mudar”.

Quando conseguimos mostrar o impacto real — menos retrabalho, mais agilidade, mais confiança do cidadão — a percepção mudou.

O que antes era visto como imposição virou ferramenta de apoio.

E, no fim, aquela prefeitura que sofria com resistência se transformou em exemplo interno: os próprios servidores começaram a puxar os colegas para usar a plataforma

Adoção como jornada, não como evento

Muitas vezes a gestão pública encara a implantação como o “fim da linha”. Mas a verdade é que o trabalho só começa nesse momento.

Adoção é jornada. Exige acompanhamento de indicadores, escuta ativa e melhorias constantes. É isso que transforma o sistema de “mais uma plataforma” para “a forma natural de trabalhar”.

E é aí que a transformação digital deixa de ser discurso e vira prática.

O que fazer agora

Quero deixar aqui uma reflexão: você quer apenas dizer que implantou um sistema ou quer garantir que ele realmente mude a forma de trabalhar da prefeitura?

A diferença está em como você envolve as pessoas nessa jornada.

No fim, transformação digital de verdade não acontece no clique da implantação. Ela se prova todos os dias, no uso que servidores e cidadãos fazem da tecnologia.

Mariana Rufatto

Sou engenheira civil e Diretora de Implantação na Aprova, onde desde 2020 lidero a transformação digital na gestão pública brasileira. Já liderei projetos de implantação em mais de 80 municípios, impactando a rotina de mais de 10 milhões de pessoas em todo o país. Com foco em resultados concretos, ajudo prefeituras a modernizar seus processos, tornando-os mais ágeis, eficientes e alinhados à realidade local. Acredito que a verdadeira inovação pública acontece quando tecnologia e gestão caminham juntas para gerar impacto real no dia a dia de quem faz a administração acontecer.

Sede Administrativa

Rua Afonso Pena, 1876
Edifício Level - 4º Andar
Centro, Cascavel - PR

Escritório de Relacionamento

Alameda Vicente Pinzon, 54

Cubo Network - 11º Andar

Vila Olímpia, São Paulo - SP

Produto

Chatbot

Processos Eletrônicos

Pay

Lume

Soluções

Prefeitura

Secretaria de Obras

e Planejamento Urbano

Secretaria de Meio Ambiente

Conteúdo

Blog

Materiais Ricos

Opinião de Especialista

Notícias

Atendimento

Suporte

Base de Conhecimento

Meus Chamados

Institucional

Vagas

Parcerias

Políticas e Diretrizes

Investidores

Sede Administrativa

Rua Afonso Pena, 1876
Edifício Level - 4º Andar
Centro, Cascavel - PR

Escritório de Relacionamento

Alameda Vicente Pinzon, 54

Cubo Network - 11º Andar

Vila Olímpia, São Paulo - SP

Sede Administrativa

Rua Afonso Pena, 1876
Edifício Level - 4º Andar
Centro, Cascavel - PR

Escritório de Relacionamento

Alameda Vicente Pinzon, 54

Cubo Network - 11º Andar

Vila Olímpia, São Paulo - SP