Você sabe o que é PDCA e para que serve essa sigla? Se não sabe, este texto é para você e para a sua equipe.
Qualquer instituição precisa desenvolver metodologias para verificar o nível de qualidade dos seus processos internos.
Mas a pergunta que fica é: o que fazer para identificar melhorias e como medir a qualidade desses processos?
Umas das maneiras amplamente utilizadas nas organizações é por meio de um PDCA que, resumidamente, é um tipo de Metodologia de Gestão de Processos.
A gente te explica detalhadamente o que é um PDC e para que serve essa metodologia logo abaixo.
Toda instituição precisa ficar de olho nos processos que têm dado certo. Dessa maneira ela pode padronizar fluxos de trabalho para melhorar a entrega e a competitividade do seu segmento.
Ao ficar atenta ao funcionamento dos seus processos, uma organização também pode perceber que um determinado modo de fazer as coisas não está dando tão certo como foi planejado.
Constatado o que não dá certo, os gestores mudam a abordagem para melhorar aquilo que tem causado engasgos na máquina interna da organização.
Um PDCA é justamente um tipo de metodologia que vai ajudar gestores a identificar gargalos em suas organizações. Em outras palavras, identificar o que dá e o que não dá certo.
A sigla PDCA significa, em inglês, “Plan, Do, Check and Action”. Traduzida, ficaria algo como:
Já deu para perceber que esse ciclo metodológico serve para identificar o nível qualitativo das operações de uma organização.
Ao utilizá-lo, gestores públicos podem traçar estratégias para transformar essas operações que ainda não funcionam inteiramente bem.
Imagine o seguinte processo: um cidadão planeja uma obra, a construção de sua casa. Para começar a construção, precisa de uma série de autorizações da prefeitura.
É necessário então preencher uma quantidade de formulários, anexar a planta e outras especificações da obra, além de submeter toda essa documentação diretamente no balcão da prefeitura.
Os técnicos públicos, ao receberem essa quantidade de documentação, vão estipular um prazo para análise. Enquanto isso, a obra do cidadão não pode ser iniciada.
Identificada alguma irregularidade nas especificações submetidas pelo cidadão, a documentação volta para ele para correções. Feitas as correções, a documentação é novamente submetida.
Imagine esse ciclo, pouco estratégico, para uma quantidade enorme de alvarás de obras. O PDCA funciona justamente para identificar esse fluxo pouco produtivo.
Após perceber que a mudança é necessária, a organização pode planejar a estratégia de mudança.
Identificado que alguns processos não têm entregado qualidade, após o planejamento de transformação, é a hora de fazer de fato a implantação das mudanças necessárias.
Uma vez que é identificado que aquele processo manual, em que obriga o requerente e o servidor público a gerenciar os processos manualmente, não tem dado certo, a organização pode fazer as mudanças necessárias.
Uma opção, por exemplo, seria digitalizar aquele fluxo, encurtando e facilitando etapas.
Vale dizer que um PDCA é um tipo de ciclo contínuo. Com essa metodologia, uma organização poderá ter maior controle sobre uma variedade de processos.
Uma vez que foi planejada e feita a mudança, é necessário verificar se houve transformação e melhoria nos processos da organização.
Um ciclo PDCA não se encerra, apenas troca de objetivos. Dependendo dos resultados ou se refaz o ciclo para um mesmo processo, ou parte para outro fluxo da organização.
Se o resultado de um determinado processo não for satisfatório, será necessário então reavaliar o planejamento e a execução do PDCA.
A seguir listamos os principais motivos por que um PDCA pode trazer benefícios para as organizações.
Um PDCA deve fazer parte da rotina organizacional. Para isso, é preciso incluir essa metodologia como parte estratégica da cultura interna das organizações.
É importante que a aplicação de uma metodologia PDCA deve ser feita aos poucos, visando pequenas melhorias e transformações. As mudanças podem causar medo e receios.
Essas “réguas" de qualidade são bastante importantes na melhoria dos processos internos de uma organização.
Você que é um gestor público, pode e deve utilizar esses meios metodológicos para identificar processos que travam o bom funcionamento e a entrega de resultados e serviços de qualidade à população.
O PDCA serve justamente para organizar esse planejamento de transformações. Embora pareça simples, ele pode ajudar, de uma maneira bem simples, a cumprir cada etapa do que foi planejado: do planejamento propriamente dito à execução e verificação das mudanças.