O serviço público é um tipo de atividade ininterrupta. Em outras palavras, o trabalho das administrações de caráter público nunca param. 

Serviços básicos, e essenciais como saúde, segurança e educação - a nível Federal, Estadual e Municipal - são garantidos pela Constituição de 88. 

Na mesma medida que a máquina pública atende à população, oferecendo-lhe serviços, também são gerados documentos físicos que registram e formalizam todo o ciclo perene de entrega e trabalho das gestões públicas. 

Diferentemente do que acontece na era dos dados digitais, em que o volume de informações pode ocupar espaços virtuais infinitos, os dados físicos, pensados em uma outra época (e para outra época) não desfrutam da mesma prerrogativa que seus sucessores então digitais. 

A constatação nos leva à seguinte pergunta: por que investir na gestão documental e na transformação digital na administração pública? 

O que é gestão documental 

A gestão de documentos é um conjunto metodológico e de métodos práticos para organizar e armazenar documentos, seguindo uma série de critérios pré-definidos. 

Na prática, uma gestão documental eficiente permite gerenciar de maneira rápida a manipulação de dados importantes para uma organização. 

Uma gestão documental apropriada também gera dados estatísticos e relatórios estratégicos a partir de filtros e objetivos de interesse da organização. 

Por que é importante gerenciamento documental na administração pública 

A documentação pública se configura também em um patrimônio público. São registros dos modos de funcionamento e organização da nossa sociedade. 

Do lado mais técnico, as informações geradas a partir dos serviços públicos são dados valiosos que servem como base para estatísticas, planos, e objetivos de melhoria do desempenho dos serviços prestados pelo governo.

Por exemplo, sabemos que a poliomielite foi erradicada no Brasil em 1994. O último caso constatado no Brasil foi em 1989. 

Mas somos capazes de concluir esse progresso nacional a partir da geração de dados do processo de vacinação realizado naquela época. 

Essas informações geradas servem, hoje, por exemplo, para mantermos o status de erradicação da doença no país. 

Os dados que foram gerados naquele momento funcionam, portanto, como indicadores para sabermos onde a doença teve maior prevalência e quais grupos sociais estariam mais vulneráveis em caso de ressurgimento do vírus.

E, no caso do Brasil, esses dados estão sob responsabilidade da administração pública. 

Por que investir na gestão documental na administração pública 

A gestão pública, como já comentamos, é um organismo ininterrupto, e sua função é prestar serviços à sociedade.

As gestões públicas, divididas em três esferas de poder, mas diluídas numa quantidade quase incontável de outros departamentos, secretarias, autarquias, administrações indiretas, geram uma quantidade quase infinita de dados físicos. 

Este volume de dados, seu armazenamento e gerenciamento seguem também critérios pré-estabelecidos, inclusive pela legislação brasileira. 

Investir na gestão documental na administração pública poupa as gestões do gasto de tempo em atividades simples: como organização documental, que é pouco estratégica, mas requer tempo, espaço e mão de obra para isso. 

Pode até não parecer, mas esse fluxo de gerenciamento de documentação na administração pública gera gastos. 

E mais gastos para atividades que poderiam ser dispensáveis ou transformadas em suas metodologias de operação podem significar menos investimento para a população. 

A gestão documental na administração pública na prática 

A gestão documental na administração pública é parte de um problema bem conhecido por todos: a burocracia. 

E são esses modos de operação que geram altos custos para a administração pública.

Com a substituição da gestão documental pública manual por um gerenciamento 100% digital, é possível transformar processos organizacionais. 

1. Servidores voltados para trabalho estratégicos

Ao investir em sistemas de gestão documental, a gestão pública poupa mão de obra fundamental para trabalhos estratégicos. 

O quadro de funcionários públicos é caro, mas necessário para a entrega de serviços de qualidade. 

Mas não faz sentido direcionar essa mão de obra para atividades que podem ser facilmente substituídas por tecnologias especializadas. 

2. O papel das gestões públicas é utilizar papel quando necessário 

Já comentamos aqui que nem sempre uma tecnologia substitui a outra. E esse é o caso do papel. Ele continuará sendo usado - mas isso deve acontecer quando for estritamente necessário. 

A gestão documental por softwares digitais rompe com o acúmulo de formulários, documentos e outros dados físicos gerados pelo trabalho da administração pública. 

O espaço necessário para arquivar a quantidade de dados gerados com a prestação de serviços públicos, uma vez digitalizado esse processo, é quase infinito e desonera os cofres públicos desse tipo de gasto que, no caso do arquivamento físico, também pode ser bem menor. 

3. Descentralização das informações de interesse público 

Investir na gestão documental na administração pública, além de trazer bônus para a própria gestão, facilita o acesso da sociedade aos dados de interesse social.

Imagine ter que ir até um determinado departamento público para acessar documentos físicos. 

A tarefa parece simples, mas mobiliza desde o deslocamento do interessado, até um servidor - ou servidores, a depender do volume dos documentos - para administrar demandas parecidas como essa. 

Se até as maiores bibliotecas do mundo já operam no digital, por que gestões públicas ainda permanecem no manual?

Sabemos bem que os livros digitais não substituem os físicos. E isso acontece por uma série de fatores. 

Prova disso é que as bibliotecas físicas ainda continuam firmes e fortes espalhadas por aí. 

A Library of Congress, nos Estados Unidos, é a maior biblioteca do mundo. Imagine essa organização gerenciando a quantidade de livros disponíveis em seu acervo de maneira manual. A estimativa é que o seu acervo seja de 115 milhões de exemplares. Seria impossível! 

Se por um lado os 115 milhões de livros dificilmente serão substituídos por arquivos digitais, embora parte desse número também já esteja disponível online, o gerenciamento dessa quantidade de arquivos é realizada por intermédio de sistemas especialistas para gestão documental. 

Conclusão 

O investimento na gestão documental na administração pública é um objetivo estratégico que deve estar no radar dos gestores públicos. 

Não faz sentido, por exemplo, apostar em tecnologias digitais para as gestões públicas, se a maneira como a gestão documental é realizada permanece a mesma. É tapar o sol com a peneira. 

Softwares para gerenciar documentos públicos fazem parte do processo de digitalização, e esses dois aspectos devem ser trabalhados e praticados conjuntamente pelas gestões públicas. 

Podemos considerar, portanto, que ao investir na gestão documental na administração pública, por meio de plataformas digitais, gestores podem transformar os seguintes aspectos da prestação de serviços públicos: 

• Redução de espaço físico para arquivamento de grandes quantidades de dados físicos.

  • Dados digitais demandam espaços digitais para armazenamento. Mudar a maneira como dados são gerados, causa um efeito cascata de transformação do fluxo de serviços públicos.

• Redução de custos operacionais

  • A demanda para uso de papel é reduzida próximo de zero quando processos são digitalizados. Alguns setores públicos chegam a utilizar mais de um milhão de reais em materiais de consumo para escritório. 

• Otimização e atuação estratégica para servidores públicos

  • A gestão documental digital pode acelerar o processo de execução de atividades diárias. Além disso, poupa o trabalho do servidor em processos simples ou até complexos. Dessa maneira, a mão de obra pública pode trabalhar em projetos que geram grandes impactos sociais.

Por fim, a transformação na gestão documental da administração pública gera economia aos cofres públicos porque reduz insumos e materiais físicos que embora ainda utilizados por boa parte dos serviços públicos, podem facilmente ser substituídos por metodologias de trabalho digitais.