Digitalização em Lages: 2.800 horas a menos nos processos

A digitalização de processos em Lages mudou a rotina da Secretaria de Planejamento e Obras. Antes, projetos arquitetônicos circulavam em papel, exigiam deslocamentos presenciais e podiam levar mais de quatro meses até a conclusão.

Depois da implantação dos processos digitais, em 2020, a cidade passou a analisar projetos, enviar devolutivas, tramitar documentos e coletar assinaturas em um fluxo online. O resultado foi uma redução de 2.800 horas no tempo médio de espera, com processos concluídos em até 15 dias e casos aprovados em menos de 24 horas quando não havia necessidade de ajustes.

Como eram os processos de obras antes da digitalização

Os processos da Secretaria de Planejamento e Obras eram físicos e manuais. Um único projeto passava pelas mãos de seis servidores, que dedicavam mais de cinco horas somente à primeira análise.

As correções ampliavam o prazo e dificultavam o acompanhamento. O requerente precisava ir ao menos três vezes à prefeitura para protocolar documentos, devolver ajustes e consultar o andamento de uma solicitação que poderia permanecer em tramitação por mais de quatro meses.

Esse modelo também aumentava o risco operacional: documentos físicos ocupavam espaço, a comunicação entre setores era mais lenta e o gestor tinha menos visibilidade sobre prazos, pendências e gargalos.

O que mudou com a digitalização em Lages

A partir de 2020, os projetos em folhas A3 deram lugar à análise digital. Pareceres, documentos, ajustes e assinaturas passaram a integrar o mesmo fluxo, com acesso mais organizado às informações e acompanhamento do processo sem depender de sucessivas visitas à prefeitura.

A própria Prefeitura de Lages descreveu a implantação do Aprova Digital como parte da modernização da aprovação de projetos de construção, da consulta de viabilidade e do Habite-se, destacando a redução do tempo de tramitação e do atendimento presencial. https://www.lages.sc.gov.br/noticia-descricao/3240/sistema-%E2%80%9Caprova-digital%E2%80%9D-coloca-lages-entre-as-cidades-mais-avancadas-em-gestao-digital-do-pais

A transformação não consistiu apenas em trocar papel por arquivos digitais. O fluxo passou a organizar responsabilidades, registrar pendências e dar mais previsibilidade à análise técnica. Para uma secretaria que lida com projetos, pareceres e documentos de diferentes áreas, essa rastreabilidade é parte essencial da digitalização.

Resultados da digitalização para a prefeitura

A experiência de Lages mostra que a modernização pode ser medida pela operação diária:

• o tempo médio de espera foi reduzido em 2.800 horas;
• um processo passou a levar, no máximo, 15 dias entre análise, devolutivas e aprovação;
• projetos sem necessidade de ajustes chegaram a ser aprovados em menos de 24 horas;
• mais de 15 mil processos foram tramitados digitalmente na Secretaria de Planejamento e Obras desde janeiro de 2020;
• o trabalho manual dos servidores foi reduzido em mais de 80%, segundo relato da equipe municipal;
• a análise, que antes envolvia seis servidores, passou a circular por apenas dois setores.

“Hoje a análise passa por apenas dois setores, reduzindo mais de 80% do trabalho que era realizado manualmente pelos servidores. O requerente não precisa mais ir à prefeitura, pois consegue acompanhar tudo pelo computador”, explica Gizela de Bem Zulian, arquiteta concursada da Prefeitura de Lages.

Para o gestor municipal, esses indicadores ajudam a acompanhar a capacidade de resposta da secretaria e a identificar onde ainda existem gargalos. Para o profissional que protocola um projeto, significam menos deslocamentos e maior previsibilidade sobre a próxima etapa.

Como a digitalização impactou profissionais e o desenvolvimento urbano

A mudança também alcançou engenheiros e arquitetos que dependem da aprovação municipal para iniciar ou avançar com obras. Com a tramitação online, documentos, taxas, correções e acompanhamento passaram a ser realizados sem que o profissional precisasse retornar várias vezes à prefeitura.

A engenheira civil Mayara Zanotto relatou que antes precisava ir cinco ou seis vezes ao município para protocolar, pagar taxas, devolver documentos e acompanhar o andamento. Com o processo digital, passou a realizar essas etapas de forma online.

A redução do tempo de resposta também tem efeito sobre o planejamento urbano. Quando a prefeitura analisa projetos com mais previsibilidade, profissionais conseguem organizar melhor suas entregas e empreendedores podem tomar decisões com menos incerteza.

Para Roberto Provenzano, diretor de Urbanismo e Planejamento, a digitalização não é apenas uma conveniência: ela melhora o acesso a informações, dados e indicadores que apoiam as decisões da gestão.

“O digital faz girar a roda da economia. À medida que aceleramos o processo, conseguimos ter mais obras, gerar emprego, aumentar as vendas no comércio”, afirma Provenzano.

O que Lages ensina sobre digitalização municipal

O case de Lages oferece cinco aprendizados para gestores que avaliam a digitalização de processos de obras:

1. Começar pelo gargalo operacional: mapear tempo de análise, devolutivas, deslocamentos e quantidade de setores envolvidos.
2. Digitalizar o fluxo completo: protocolar documentos é insuficiente se pareceres, ajustes, assinaturas e decisões continuam separados.
3. Definir responsabilidades: cada etapa precisa ter setor responsável, prazo e registro da movimentação.
4. Acompanhar indicadores: prazo médio, retrabalho, pendências, volume por setor e percentual de processos concluídos ajudam a medir o avanço.
5. Preservar a experiência da equipe: servidores que conhecem o processo devem participar do redesenho para que a tecnologia resolva gargalos reais.

A digitalização em Lages mostra que a transformação acontece quando tecnologia, fluxo de trabalho e gestão de indicadores avançam juntos. O ganho não está apenas no processo online, mas na capacidade de a prefeitura analisar melhor, responder mais rápido e dar previsibilidade ao desenvolvimento da cidade.

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Em outro case, a digitalização de processos de obras em Cascavel também reduziu o tempo de resposta e ampliou a capacidade de atendimento municipal: