Como estruturar a solicitação de termo aditivo contratual no processo eletrônico

Estruturar a solicitação de termo aditivo contratual como processo eletrônico significa dar ao pedido de alteração de contrato — prorrogação de prazo, acréscimo de quantitativo, reequilíbrio de valor — um rito com justificativa técnica obrigatória, verificação do limite legal de acréscimo antes de seguir para assinatura, e histórico vinculado ao contrato original. Termo aditivo não é uma formalidade de carimbo: é o instrumento que altera as condições de um contrato já vigente, e cada alteração precisa demonstrar, por escrito, por que era necessária e que ela respeita os limites que a lei impõe.

Este guia cobre o que caracteriza o termo aditivo contratual, por que a solicitação exige um fluxo próprio dentro do processo eletrônico, o passo a passo para estruturá-la, o que a Lei nº 14.133/2021 exige em matéria de limites de alteração e os indicadores que mostram se o controle está funcionando.

O que é o termo aditivo contratual

Termo aditivo contratual é o instrumento pelo qual a Administração e o contratado formalizam uma alteração nas condições de um contrato já assinado e em execução — prazo de vigência, quantitativo do objeto, valor, ou cláusula que não constava na redação original. Ele pressupõe um contrato vigente: não se confunde com a formalização inicial do contrato nem com a simples prorrogação automática prevista em cláusula própria, quando ela existir.

Por que estruturar essa solicitação como processo eletrônico importa

Quando a solicitação de aditivo nasce de um e-mail da secretaria requisitante para o departamento de compras, ou de uma conversa verbal registrada só na memória de quem participou, três riscos aparecem com frequência. O primeiro é o aditivo assinado sem checar se o acréscimo respeita o limite legal sobre o valor original do contrato. O segundo é a ausência de justificativa técnica formal, o que expõe a Administração em qualquer auditoria futura sobre economicidade da alteração. O terceiro é o prazo: uma solicitação que trafega por e-mail entre secretaria, jurídico e gestor do contrato não tem como mostrar, depois, quanto tempo cada etapa levou nem onde ela ficou parada.

Passo a passo para estruturar a solicitação de termo aditivo contratual

1. Padronize o formulário de solicitação

A secretaria requisitante deve informar o número do contrato original, o tipo de alteração pretendida (prazo, quantitativo, valor, cláusula), a justificativa técnica e, quando aplicável, o novo cronograma ou quantitativo proposto — sem esse mínimo, o pedido chega incompleto ao departamento de compras.

2. Vincule o formulário ao processo do contrato original

O aditivo deve nascer vinculado ao número do processo do contrato que está sendo alterado, não como um protocolo avulso — isso preserva o histórico de todas as alterações sofridas por um mesmo contrato ao longo da vigência.

3. Calcule automaticamente o percentual de acréscimo ou supressão

Some o valor ou quantitativo do aditivo ao valor inicial atualizado do contrato e sinalize, antes de seguir para análise, se a soma ultrapassa o limite legal de alteração — evitando que o processo avance até a assinatura sem que ninguém tenha verificado esse número.

4. Direcione a solicitação ao jurídico para parecer

O aditivo deve tramitar automaticamente para análise jurídica, verificando a fundamentação legal e o respeito aos limites de alteração, antes de retornar ao gestor do contrato para decisão final.

5. Formalize a decisão com despacho fundamentado

Tanto a aprovação quanto a negativa da solicitação precisam de despacho registrado, com a justificativa de quem decidiu — inclusive quando o aditivo é rejeitado por ultrapassar o limite legal.

6. Vincule o aditivo assinado ao alerta de vigência do contrato

Depois de formalizado, o aditivo deve atualizar automaticamente o prazo de vigência ou o saldo do contrato controlado pelo sistema, para que o alerta de vencimento continue calculado sobre a data correta, e não sobre o prazo original já superado.

O que a legislação exige

O art. 125 da Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) fixa que o contratado é obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, acréscimos ou supressões de até 25% do valor inicial atualizado do contrato para obras, serviços ou compras, e de até 50% no caso específico de reforma de edifício ou equipamento — limites que qualquer solicitação de aditivo que altere quantitativo ou valor precisa verificar antes de seguir para assinatura. Supressões acima desse limite exigem acordo entre as partes, não são impostas unilateralmente pela Administração.

Como o Aprova resolve isso

• O formulário no-code captura número do contrato original, tipo de alteração e justificativa técnica antes de liberar o protocolo da solicitação.
• O processo eletrônico vincula o aditivo ao número do contrato de origem, preservando o histórico de todas as alterações sofridas por ele na mesma tramitação.
• A tramitação direciona automaticamente a solicitação ao jurídico para parecer, antes de retornar ao gestor do contrato para decisão.
• A assinatura eletrônica formaliza o aditivo com validade jurídica, sem exigir que o documento circule fisicamente entre secretaria requisitante, jurídico e gestor.
• O alerta de vencimento de vigência contratual já vinculado ao contrato é recalculado automaticamente a partir da nova data formalizada pelo aditivo.

Indicadores para medir a solicitação de termo aditivo contratual

• Tempo médio entre a solicitação da secretaria requisitante e a assinatura do aditivo.
• Percentual de solicitações barradas por ultrapassar o limite legal de acréscimo ou supressão.
• Número de aditivos por contrato ao longo da vigência — volume alto num mesmo contrato pode indicar planejamento inicial insuficiente.
• Percentual de contratos com aditivo formalizado depois do vencimento da vigência anterior, sinal de atraso na tramitação.

FAQ sobre solicitação de termo aditivo contratual

Qual é o limite legal para um termo aditivo de acréscimo de valor?

A Lei nº 14.133/2021 fixa em até 25% do valor inicial atualizado do contrato para obras, serviços e compras em geral, e até 50% no caso específico de reforma de edifício ou equipamento. Acima desses percentuais, a alteração unilateral pela Administração não é possível.

Toda prorrogação de prazo contratual é um termo aditivo?

Não necessariamente. Quando o próprio contrato já prevê prorrogação automática mediante cláusula específica e condições objetivas, ela pode não exigir um novo termo aditivo — mas qualquer alteração de prazo que não esteja coberta por essa cláusula original precisa ser formalizada por aditivo.

Quem pode solicitar um termo aditivo contratual?

Normalmente a secretaria requisitante que acompanha a execução do contrato no dia a dia, encaminhando a solicitação ao departamento de compras ou de contratos, que por sua vez aciona o jurídico para parecer antes da decisão final do gestor do contrato.

O que acontece se a solicitação ultrapassar o limite legal de acréscimo?

A solicitação não pode ser aprovada unilateralmente pela Administração nessa forma. Alternativas incluem reduzir o escopo solicitado para caber no limite, ou instruir um novo processo de contratação para a parte excedente, conforme orientação jurídica do caso concreto.

O aditivo precisa de nova pesquisa de preços?

Depende do tipo de alteração. Um aditivo de valor decorrente de reequilíbrio econômico-financeiro costuma exigir demonstração do desequilíbrio, não necessariamente nova pesquisa de mercado — já um acréscimo de quantitativo pode exigir a confirmação de que o preço unitário original ainda reflete o mercado.

Conclusão

Tratar o termo aditivo contratual como um e-mail entre a secretaria requisitante e o departamento de compras, sem verificação automática do limite legal nem justificativa técnica registrada, expõe o município a questionamento de controle externo sobre economicidade e legalidade da alteração. Estruturar essa solicitação como processo eletrônico — vinculado ao contrato original, com cálculo automático do percentual de alteração e tramitação por parecer jurídico — transforma uma decisão de risco jurídico em rotina administrativa auditável. Para ver como estruturar esse fluxo dentro da gestão de contratos da sua prefeitura, câmara municipal ou órgão público, agende uma demonstração da Aprova.