Quando o assunto é processos digitais, Itajaí é referência nacional.

A cidade catarinense fez o que poucas conseguiram: digitalizou e integrou processos em diversas secretarias com foco em eficiência, transparência e segurança.

E, mais do que isso. Virou modelo para outros municípios, graças à combinação de estratégia, tecnologia e simplicidade no atendimento ao cidadão.

A virada começa em novembro de 2019 com a implantação da Aprova, inicialmente, para a abertura de empresas no município. No ano seguinte, os processos digitais foram expandidos para toda a prefeitura, incluindo na Secretaria Municipal de Desenvolvimento Urbano e Habitação (SMU).

Desde então, 70 serviços digitais foram lançados e 30.500 usuários utilizam a plataforma. Ao todo, mais de 103 mil processos digitais já tramitaram pelo sistema. Entre eles:

• + 27.000 processos de Alvará de Localização e Funcionamento de Empresas

• + 5.800 pedidos de Aprovação de Projetos Arquitetônicos

• + 3.900 protocolos para Licença de Construção

• + 3.500 pedidos de Aprovação de Projetos Hidrossanitários

• + 3.100 solicitações de carta Habite-se

• + 1.800 processos de Auxílio Financeiro para graduação

• + 1.100 processos Admissional

A cidade catarinense conta ainda com processos 100% digitais no Instituto Itajaí Sustentável (INIS), na Secretaria da Fazenda e no setor de Recursos Humanos.

O antes: pilhas de papel, tempo perdido e frustração

"Antes a gente recebia todos os processos por meio impresso. O requerente chegava aqui na secretaria, entregava um jogo de pranchas e a gente armazenava a pilha de papel para fazer a fila". Lembra Paulo Victor Tomio, analista de projetos da Secretaria.

O espaço físico se tornava um obstáculo. Era preciso abrir prancha por prancha, ocupar mesas largas, e repetir etapas inteiras por falhas simples. “Às vezes, por um erro de cota, demorava muito tempo até o requerente vir buscar e imprimir de novo”, completa Paulo.

O arquiteto Edimir Pinto Junior, que atua na região há mais de 20 anos, reforça esse cenário.

“Depois de finalizar o projeto, eu imprimia tudo, pegava assinatura do cliente, vinha na prefeitura, gerava a taxa e voltava para pagar. Só depois do valor compensado eu retornava à secretaria para dar entrada no processo. Isso levava dias e exigia vários deslocamentos.”

Além do tempo, havia o risco constante de extravio. Segundo o profissional, várias vezes os projetos eram perdidos. Se esperava uma aprovação, mas a prancha havia sumido. Isso atrasava tudo e duplicava o trabalho.

A virada digital: agilidade, controle e integração

Com a entrada da Aprova a história mudou e, não a toa, muitos chamam a cidade de "Itajaí online", "Itajaí conectada". Hoje, toda a análise do projeto arquitetônico, hidrossanitário e a licença de construção são feitas de forma online. Todo o processo é digital e ocorre pela plataforma.

Para Edimir, além da agilidade, a migração para os processos digitais proporcionou rastreabilidade para os serviços. Pela plataforma, o profissional consegue acompanhar tudo em tempo real. Segundo ele, isso melhorou muito a comunicação entre servidores e requerentes.

"O maior ganho está na centralização da jornada. Faço tudo do escritório e não preciso mais ir à prefeitura. Posso montar o processo, interagir com o analista, pedir pareceres, consultar o andamento e os prazos em um dashboard. A fila de análise é digital e fácil de consultar."

Simplicidade e foco no requerente

A digitalização em Itajaí não mirou apenas na eficiência interna. O município optou por simplificar os processos ao máximo para os requerentes, tornando-se referência nesse aspecto. E não parou por aí.

A cidade integrou serviços como inscrição imobiliária (para puxar dados de endereço e zoneamento automaticamente), além da validação automática de taxas.

Esse recurso reduz o tempo entre a emissão da taxa e a confirmação do pagamento – que antes era manual – para até três horas. Essa automação é destacada como inovação pelos próprios servidores. 

“Antes, a pessoa tinha que ir à prefeitura pedir uma consulta de viabilidade, protocolar uma taxa manualmente, depois voltar com as pranchas. Hoje, todo esse processo é digital. Isso reduziu os prazos de meses para semanas, ou até menos”, relata Ricardo Rebello da Cunha, arquiteto do município e diretor executivo da secretaria.

Modelo para outros municípios

Itajaí se tornou modelo para outras cidades da região e do país. O reconhecimento não vem apenas da estrutura ou da tecnologia usada, mas da forma como ela foi aplicada.

“A gente conseguiu integrar tudo: Defesa Civil, Secretaria de Obras, Patrimônio Histórico, Meio Ambiente. Todos usam a Aprova. Quando temos dúvidas, encaminhamos diretamente para o setor responsável, que devolve pela própria ferramenta. Isso trouxe fluidez ao processo.”

A secretaria também passou a atuar com mais controle e resposta rápida a órgãos como o Ministério Público. “Antes, eram caixas e mais caixas de processos. Hoje, está tudo armazenado no sistema. Se temos uma demanda judicial, buscamos na hora", conta Ricardo.

Digital como cultura, não só ferramenta

A digitalização em Itajaí ultrapassou a tecnologia. Virou cultura institucional. “Passamos por uma fase híbrida, onde ainda usávamos o papel. Mas depois do prazo de adaptação, ninguém quer mais voltar”, afirma Ricardo.

Além de simplificar o trabalho dos servidores, a plataforma Aprova elevou a percepção de valor do serviço público. “Geralmente, os órgãos públicos são os últimos a se modernizar. Hoje, sentimos que usamos uma tecnologia de ponta, segura e eficiente. Isso nos dá orgulho e melhora até nossa relação com os requerentes”, explica.

Essa confiança mútua entre quem presta o serviço e quem o recebe é resultado de transparência, rastreabilidade e previsibilidade. “As pessoas sabem o que está acontecendo com o processo. Sabem quem está analisando, em que etapa está, e quando terão retorno. Isso mudou nossa credibilidade”, finaliza Ricardo.

Tecnologia que impulsiona a economia

A adoção de processos digitais em Itajaí também gerou impacto econômico. “Hoje, o investidor tem segurança. Sabe que o processo anda, que será analisado rápido, que não terá surpresa. Isso facilita a instalação de novas empresas na cidade, amplia a arrecadação e movimenta a economia”, reforça Ricardo.

O que Itajaí fez não foi apenas digitalizar processos. Foi criar um novo jeito de trabalhar – mais leve, mais rápido e mais confiável.

Com processos digitais, integrações inteligentes e foco na experiência do usuário, o município se tornou referência nacional.

Mais do que um case de sucesso, Itajaí online virou símbolo de como o setor público pode evoluir quando aposta em tecnologia com propósito. E prova, com resultados concretos, que modernizar a gestão pública é possível.

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