Por que gasto com tecnologia na gestão pública é economia, não despesa

Gasto com tecnologia aparece isolado numa linha do orçamento público, enquanto a economia que ele gera — em papel, em retrabalho, em hora de servidor, em multa evitada — nunca é somada em lugar nenhum. Comparado sozinho, o valor de um contrato de sistema sempre parece alto; comparado ao custo real de continuar sem ele, quase sempre é o contrário.

O orçamento mede o custo do sistema, mas não mede o custo de continuar sem ele

Um contrato de tecnologia chega para análise como um número fechado, definido num processo de licitação, com valor anual e data de início certos. É fácil de enxergar e fácil de questionar — qualquer secretário de finanças consegue apontar o dedo para essa linha e perguntar se ela é mesmo necessária naquele ano.

O custo de não ter esse sistema nunca chega organizado dessa forma. Ele está distribuído em dezenas de horas de servidor digitando o mesmo dado em duas planilhas diferentes, no deslocamento do munícipe que precisa ir três vezes à prefeitura para entregar um documento que já tinha enviado por e-mail, na multa por atraso no envio de uma obrigação acessória porque ninguém lembrou do prazo, no metro quadrado alugado só para guardar processo em papel. Cada um desses custos é pequeno demais, isolado demais e disperso demais entre secretarias diferentes para que alguém o some num único número antes de decidir se o contrato de tecnologia “cabe” no orçamento do ano.

A Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021), no art. 3º, elenca a eficiência pública entre os princípios que orientam a atuação da administração — o que já deveria deslocar a pergunta orçamentária de “quanto custa o sistema” para “quanto custa a ineficiência que o sistema substitui”. Na prática, a segunda pergunta quase nunca é feita, porque não existe uma linha no orçamento chamada “custo de continuar fazendo manualmente”.

Cortar tecnologia no ano de aperto não elimina o custo, só transfere ele de lugar

Quando o orçamento aperta, tecnologia costuma estar entre os primeiros itens cortados ou adiados — é a linha mais fácil de justificar como não essencial, porque o trabalho que ela sustenta continua acontecendo de algum jeito, mesmo sem ela. É justamente esse “continuar acontecendo de algum jeito” que esconde o problema: o processo não desaparece, ele só volta a rodar na forma mais cara que existe, que é a manual.

O corte não elimina a despesa, transfere ela do contrato visível para a hora de trabalho invisível — e hora de servidor é paga com o mesmo dinheiro público, só que sem nota fiscal, sem histórico auditável e sem indicador que mostre o tamanho real do prejuízo. Um ano de corte raramente aparece como economia na prestação de contas seguinte; aparece como atraso acumulado, retrabalho e, com alguma frequência, questionamento de controle interno sobre por que um processo simples levou meses para ser concluído.

O preço assusta quando comparado ao ano corrente, não ao retorno de vários anos

Contrato de tecnologia costuma ser lido como despesa de curto prazo — o valor do ano, dividido pelo número de processos tramitados naquele ano, produz um custo por processo que parece alto isoladamente. Essa conta muda de figura quando o mesmo contrato é olhado ao longo de três ou quatro anos de uso, num modelo em que o valor não cresce proporcionalmente ao volume de processos nem ao número de usuários internos cadastrados.

Entre as mais de 130 cidades que hoje operam sob esse tipo de plataforma, o ganho médio de arrecadação reportado gira em torno de 2%, resultado direto de processos que tramitam mais rápido e param menos por documentação incompleta. Esse número raramente entra na conta do primeiro ano de contrato — porque o primeiro ano é sempre o mais caro na percepção de quem só olha o valor do edital, e o mais barato na realidade de quem mede o retorno acumulado ao longo da vigência.

Conclusão

Tratar tecnologia como despesa é uma leitura contábil incompleta: ela olha para o que sai do caixa num contrato e ignora o que deixa de sair por outro lugar — em retrabalho, em multa, em espaço físico, em servidor ocupado com tarefa que um sistema resolve em segundos. A pergunta que decide se um contrato de tecnologia “cabe” no orçamento nunca deveria ser só “quanto isso custa”, mas “quanto custa continuar sem isso” — e essa segunda conta, quando alguém se dá ao trabalho de fazer, quase sempre aponta na direção oposta à do corte.