Processo simplificado: o que é e como aplicar

Na gestão pública, eliminar burocracias não significa perder o controle — significa ganhar eficiência.

O processo simplificado é justamente essa estratégia: reduzir etapas, eliminar exigências desnecessárias e automatizar fluxos, tornando a administração mais ágil, acessível e confiável.

Em um cenário de demandas crescentes e recursos limitados, descomplicar processos é mais que uma opção.

É um caminho necessário para servir melhor o cidadão, valorizar os servidores e transformar a cultura interna do setor público.

Neste guia, explicamos o que é um processo simplificado, onde ele pode ser aplicado, como implementá-lo com segurança jurídica e mostramos exemplos reais de prefeituras que já colhem os resultados dessa mudança.

O que é um processo simplificado?

Um processo simplificado é um fluxo administrativo redesenhado para eliminar etapas desnecessárias, automatizar decisões técnicas de baixo risco e aumentar a velocidade de tramitação de solicitações no setor público.

Na prática, isso significa substituir procedimentos excessivos por formulários digitais autodeclaratórios, validações automáticas e decisões baseadas em regras claras.

É diferente de “pular etapas”: trata-se de remover o que não gera valor, mantendo o que garante eficiência, rastreabilidade e controle.

Por que adotar processos simplificados na gestão pública?

Burocracia custa caro. E nem sempre oferece retorno.

Processos mal estruturados geram retrabalho, frustração e paralisam o atendimento. Já o processo simplificado:

• Reduz prazos

• Economiza recursos públicos

• Melhora a experiência do cidadão

• Libera os servidores para tarefas estratégicas

• Aumenta a transparência e a segurança jurídica

A simplificação também reforça três pilares essenciais da administração moderna:

• Normativo: reduzir leis e exigências obsoletas

• Orgânico: enxugar estruturas desnecessárias

• Procedimental: redesenhar fluxos e rotinas

Onde aplicar o processo simplificado?

A lógica da simplificação pode ser aplicada em diversos setores da prefeitura, desde que os processos tenham baixo risco técnico, impacto previsível e critérios objetivos.

Construções e urbanismo

• Aprovação de projetos arquitetônicos padronizados

• Alvarás para obras unifamiliares

• Cartas de habite-se

O Instituto de Planejamento de Cascavel (IPC) simplificou os processos com a Aprova. Hoje, para construções de até 600 metros quadrados, o alvará é emitido instantaneamente. Com isso, foi possível:

• Dobrar o número de vagas na construção civil

• Reduzir o déficit habitacional

• Atrair novos investimentos

“A gente passou a não ser mais um empecilho para o construtor”, afirma Bruno Parra Ramos, gerente do IPC.

Veja detalhes do processo simplificado em Cascavel:

Atividades econômicas

• Análise de viabilidade para abertura de empresas

• Alvarás de funcionamento para baixo risco

Assistência social, saúde e educação

• Auxílio estudantil

• Solicitação de vacinas especiais (CRIE)

• Cadastros e renovações em programas sociais

Eventos e usos temporários

• Autorizações para feiras, quiosques, festas e eventos de pequeno porte

Meio ambiente

• Certidões de conformidade ambiental

• Licenças para podas simples

• Declarações de não incidência

Em Florianópolis (SC), a prefeitura implantou fluxos simplificados para serviços da Secretaria de Meio Ambiente. Antes, o cidadão esperava até 4 meses. Hoje, recebe a resposta em até 24h, com controle total pela equipe técnica.

Saiba como obter bons resultados com a simplificação de processos.

Cada prefeitura pode adaptar os critérios conforme sua realidade — desde que os fluxos sejam objetivos e tecnicamente seguros.

Como implementar um processo simplificado

Abaixo, o passo a passo para implantar de forma segura e eficiente:

1. Faça um diagnóstico

Identifique:

• Quais processos mais geram retrabalho

• Onde há excesso de exigências

• Quais etapas podem ser automatizadas

Use dados, entrevistas com servidores e escuta da população.

2. Redesenhe o fluxo

• Elimine etapas redundantes

• Torne o formulário mais claro e direto

• Use campos obrigatórios apenas quando essenciais

• Mapeie todas as regras para decisões automáticas

3. Atualize a base legal

• Verifique se o novo fluxo exige mudança normativa

• Caso necessário, proponha decreto ou portaria de regulamentação

• Para processos com impacto externo (ex: licenças), envolva o jurídico

4. Escolha uma plataforma digital segura

Um processo só é simplificado de verdade quando é também digital e automatizado.

A Aprova, por exemplo, oferece:

• Formulários inteligentes e autodeclaratórios

• Integração com zoneamento, tributação e cadastros

• Regras de validação automáticas

• Painéis de controle com dados em tempo real

• Assinaturas digitais em lote

5. Treine os servidores

• Explique o novo fluxo

• Apresente os critérios objetivos

• Reforce a importância da checagem por amostragem, e não caso a caso

• Incentive a cultura de melhoria contínua

6. Comunique ao cidadão

• Lance o processo com linguagem simples

• Explique o que mudou e por quê

• Ofereça suporte nos primeiros dias

• Use o site, redes sociais e atendimento presencial

7. Monitore e melhore

• Acompanhe indicadores de tempo de resposta e satisfação

• Ouça feedback dos servidores e usuários

• Ajuste regras, formulários e fluxos conforme os resultados

Processo simplificado é seguro?

Sim. Desde que baseado em:

• Regras objetivas: o sistema valida automaticamente

• Rastreabilidade digital: tudo fica registrado

• Auditorias: amostragens pontuais garantem segurança

• Responsabilidade: a autodeclaração gera vínculo jurídico

Simplificar não é abrir mão de fiscalização — é usar os recursos de forma mais inteligente.

Simplificar é modernizar

Processos simplificados impactam:

• A produtividade da prefeitura

• A credibilidade da gestão

• O tempo do cidadão

• A geração de empregos e negócios

• O índice de desenvolvimento municipal

E o melhor: são escaláveis. Um bom processo simplificado serve de modelo para outros setores.

Conclusão

Se a sua prefeitura ainda atua com fluxos complexos e papeladas desnecessárias, está desperdiçando tempo, dinheiro e confiança.

Processo simplificado não é um luxo. É necessidade básica de um governo moderno. Quem simplifica com inteligência, entrega mais. E com menos esforço.

Perguntas frequentes sobre processo simplificado

1. O que é um processo simplificado na prefeitura?
É um fluxo digital que reduz etapas, usa autodeclaração e validações automáticas para acelerar o atendimento ao cidadão com segurança.

2. Quais setores podem adotar processo simplificado?
Urbanismo, meio ambiente, saúde, assistência social, eventos, cadastro de empresas, entre outros.

3. Processo simplificado é legal?
Sim, desde que tenha respaldo normativo, regras objetivas e responsabilidade do solicitante.

4. Qual a diferença entre processo simplificado e licenciamento simplificado?
O segundo é uma aplicação do primeiro, voltado para construções, empresas ou meio ambiente.

5. Toda prefeitura pode ter processo simplificado?
Sim. Basta ter critérios bem definidos, tecnologia adequada e servidores capacitados.

6. Quanto tempo leva para implantar um processo simplificado?
Em média, de 15 a 45 dias com apoio técnico especializado.

Quer saber por onde começar?

A Aprova já ajudou mais de 120 prefeituras a implantar processos simplificados com segurança jurídica, digitalização e automação.

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