A gestão pública enfrenta diversos desafios para oferecer serviços de qualidade aos cidadãos, como a escassez de recursos, a burocracia, a ineficiência e a falta de transparência. Para superar esses obstáculos, é preciso adotar estratégias que tornem a administração pública mais eficiente, ágil e transparente.

Uma dessas estratégias é a simplificação administrativa, que consiste em um conjunto de ações que visam aprimorar a eficiência da administração pública, tanto na prestação de serviços quanto na gestão interna dos órgãos governamentais.

A simplificação administrativa envolve a reestruturação de procedimentos, a otimização de recursos, a redução de gastos públicos e a eliminação da burocracia. O objetivo é facilitar a vida do cidadão, que precisa de serviços públicos de qualidade, simples e focados nas suas necessidades.

Neste artigo, vamos explicar as três categorias da simplificação administrativa: normativa, orgânica e procedimental. Também vamos mostrar como elas podem melhorar a gestão pública, trazendo benefícios para a administração, para os servidores e para a sociedade. Confira!

As 3 categorias da simplificação administrativa

A simplificação administrativa integra três categorias: normativa, orgânica ou organizativa e procedimental.

Cada uma delas possui características essenciais que se complementam, permitindo uma abordagem abrangente e sistemática que torna efetiva a simplificação como um todo.

Normativa: clareza e acessibilidade

Na categoria normativa, a simplificação administrativa propõe o controle e a redução da excessiva legislação existente no ordenamento jurídico, introduzindo uma linguagem mais clara e acessível. Isso visa servir de suporte para a simplificação orgânica e procedimental.

Ao eliminar ambiguidades e complexidades legais, é possível tornar os processos administrativos mais compreensíveis e facilitar a interação entre os cidadãos e a administração pública.

A importância da clareza normativa

A clareza normativa é fundamental para que os cidadãos possam compreender seus direitos e deveres, bem como para que os agentes econômicos possam se adequar às regulamentações.

Ao estabelecer uma linguagem mais acessível, evitam-se interpretações equivocadas e facilita-se a aplicação correta das leis. Dessa forma, a simplificação normativa contribui para a transparência e a confiança nas relações entre a administração pública e os cidadãos.

Em resumo, a simplificação normativa:

• Envolve o controle e a redução da legislação existente no ordenamento jurídico.

• Busca introduzir uma linguagem mais clara e acessível nos documentos normativos.

• Serve como suporte para a simplificação orgânica e/ou procedimental.

• Reduz a complexidade das exigências administrativas, facilitando a compreensão e o cumprimento das obrigações legais.

Orgânica: eliminação de unidades supérfluas e redução de encargos

A simplificação administrativa na categoria orgânica ou organizativa busca reduzir o tamanho da estrutura administrativa, eliminando departamentos, setores ou entidades dentro da Administração Pública que não são essenciais ou necessários para o funcionamento eficiente e eficaz do órgão.

Ela promove a redução dos gastos públicos, garantindo uma alocação mais eficiente dos recursos disponíveis.

Organização eficiente e economia de recursos

A racionalização da estrutura administrativa contribui para a diminuição dos custos operacionais e melhora a gestão dos recursos materiais e humanos. Ao eliminar unidades redundantes, evita-se a duplicação de esforços e promove-se uma distribuição mais equilibrada das responsabilidades.

Com uma estrutura mais enxuta, é possível reduzir a burocracia interna, aumentar a agilidade nas tomadas de decisão e melhorar a eficiência da Administração Pública como um todo.

No geral, a simplificação orgânica ou organizativa:

• Visa diminuir a estrutura administrativa, eliminando unidades supérfluas ou com áreas de intervenção sobrepostas.

• Promove a reorganização das entidades e departamentos governamentais para uma maior eficiência e redução de encargos financeiros.

• Busca otimizar a alocação de recursos materiais, humanos e tecnológicos, garantindo um uso mais eficiente e econômico dos mesmos.

• Favorece a descentralização e a delegação de responsabilidades, aumentando a agilidade e a capacidade de resposta da Administração Pública.

Procedimental: simplificação dos processos administrativos

A categoria procedimental da simplificação administrativa se concentra na simplificação dos trâmites contidos em cada procedimento e na diminuição do número de procedimentos existentes.

Isso é alcançado por meio do uso de soluções da administração eletrônica e da adoção de processos mais ágeis e eficientes.

Simplificação dos processos e administração eletrônica

A utilização de soluções tecnológicas, como a digitalização de documentos e a automação de tarefas, contribui para a agilização e simplificação dos processos administrativos. Premissa importante para tornar um governo digital.

A redução de etapas desnecessárias, a supressão de interações redundantes e a uniformização dos procedimentos possibilitam uma prestação de serviços mais eficiente e menos burocrática.

A administração eletrônica, por sua vez, facilita o acesso dos cidadãos aos serviços públicos, permitindo que sejam realizados de forma mais rápida, segura e conveniente.

Em síntese, a simplificação procedimental:

• Concentra-se na simplificação dos trâmites contidos em cada procedimento administrativo.

• Visa reduzir o número de etapas, formulários e documentos exigidos, eliminando burocracias desnecessárias.

• Promove o uso de soluções da administração eletrônica, como sistemas digitais e automatizados, para agilizar e desburocratizar os processos.

• Busca eliminar interações desnecessárias entre os cidadãos, agentes econômicos e a Administração Pública, simplificando o acesso e a obtenção de serviços.

Simplificação, experimentação e legalidade

A simplificação administrativa é muito mais que um conjunto de medidas técnicas e vai além dos aspectos mencionados anteriormente. Ela envolve também a adoção de uma abordagem experimental e inovadora, visando aprimorar constantemente os processos e serviços públicos.

Segundo o artigo "Simplificação Administrativa e Experimentação" publicado no portal Conjur, a simplificação administrativa implica em experimentar novas soluções e abordagens, para identificar aquelas que se mostram mais eficazes na consecução dos objetivos públicos.

Para o autor, Paulo Modesto - professor da Faculdade de Direito da Universidade Federal da Bahia (UFBA) - essa experimentação é baseada em uma abordagem empírica, permitindo que sejam testadas soluções antes de sua implementação definitiva.

A experimentação na simplificação administrativa é uma ferramenta poderosa para identificar e corrigir falhas nos processos, aprimorar a eficiência e a qualidade dos serviços. Ao adotar uma mentalidade experimental, a Administração Pública pode aprender com os erros e buscar constantemente novas soluções para os desafios enfrentados.

É importante ressaltar que a simplificação administrativa não significa negligenciar a proteção dos direitos e interesses públicos. Ao simplificar os procedimentos e reduzir a papelada, ela elimina a burocracia desnecessária que muitas vezes dificulta a vida dos cidadãos e das empresas. 

No entanto, a simplificação administrativa concilia a agilidade e eficiência dos serviços públicos com a garantia da legalidade, transparência e responsabilidade na atuação da administração pública.

Os marcos da transformação digital na maior capital do Brasil comprovam como a tecnologia é essencial para a simplificação administrativa e para a oferta de serviços mais eficientes ao cidadão.
Leia o artigo: Acabar com o excesso de burocracia é garantir mais serviços a brasileiros

O papel da tecnologia na simplificação administrativa

A tecnologia e os processos digitais desempenham um papel fundamental na simplificação administrativa em prefeituras, proporcionando uma série de benefícios que contribuem para a eficiência e agilidade dos serviços públicos.

Confira a seguir como a tecnologia impacta diretamente nesse processo:

Desmaterialização de documentos

A digitalização de documentos elimina a necessidade de processos baseados em papel, reduzindo o tempo e os recursos necessários para lidar com documentos físicos. Isso agiliza a tramitação de processos, facilita o arquivamento e o acesso aos documentos, além de minimizar erros e extravios.

Automatização de processos

A automação de processos permite a execução de tarefas repetitivas e rotineiras de forma automática, minimizando a necessidade de intervenção manual. Isso reduz a possibilidade de erros, agiliza o tempo de resposta aos cidadãos e libera os servidores públicos para se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Atendimento online e serviços eletrônicos

A disponibilização de serviços públicos online, por meio de portais e plataformas digitais, permite que os cidadãos acessem e realizem solicitações, consultas e pagamentos de forma remota e conveniente. Isso evita a necessidade de deslocamento até a prefeitura, reduz filas e proporciona maior comodidade ao usuário.

Integração de sistemas

A integração de sistemas e bases de dados permite o compartilhamento de informações entre diferentes órgãos e setores da prefeitura. Isso elimina a necessidade de repetição de dados e agiliza o acesso a informações relevantes para a tomada de decisões.

Transparência e participação cidadã

A tecnologia também ajuda a garantir a transparência na gestão pública, por meio da disponibilização de informações sobre gastos, projetos e processos decisórios. As plataformas de participação cidadã podem ser implementadas para permitir que os cidadãos opinem e participem ativamente na tomada de decisões e na avaliação dos serviços públicos.

Análise de dados e indicadores

A tecnologia possibilita a coleta e análise de dados em larga escala, permitindo que as prefeituras identifiquem padrões, tendências e oportunidades de melhoria nos processos e serviços. Isso facilita a tomada de decisões embasadas em dados concretos e auxilia no planejamento estratégico.

Gestão fiscal e tributária

Implementar tecnologias na gestão pública e a automatizar os processos com softwares e sistemas integrados, ajuda a agilizar a gestão fiscal e tributária das cidades, impactando diretamente no Índice de Participação dos Municípios (IPM).

Saiba mais sobre os 5 principais impactos do IPM no desenvolvimento dos municípios.

8 passos para simplificar a administração pública

Para iniciar a simplificação administrativa na gestão pública é muito importante ter um planejamento baseado em uma metodologia.

Uma metodologia adequada para realizar essa mudança fornece uma abordagem sistemática para orientar e direcionar as ações necessárias e garantir que sejam executadas de maneira adequada e segura.

Veja 8 passos para simplificar a administração nos governos:

1. Diagnóstico e análise

• Realize um diagnóstico abrangente da situação administrativa atual

• Identifique os principais gargalos, burocracias e ineficiências

• Analise os processos existentes e áreas com maior potencial para simplificação

• Avalie a legislação vigente que pode ser revisada ou simplificada

2. Definição de objetivos

• Estabeleça objetivos claros para a simplificação administrativa

• Identifique as áreas prioritárias que serão alvo das primeiras ações

• Defina indicadores de desempenho para acompanhar o progresso e os resultados

3. Engajamento e comunicação

• Engaje todos os stakeholders relevantes, incluindo servidores públicos, líderes de equipes e representantes da sociedade civil

• Comunique de forma clara e transparente os objetivos, as etapas do processo e os benefícios esperados da simplificação administrativa

4. Redesenho de processos

• Mapeie e documente todos os processos existentes

• Identifique atividades desnecessárias, sobreposições e gargalos.

• Simplifique e reorganize os processos, etapas redundantes, formulários, prazos e barreiras burocráticas desnecessárias

• Integre a tecnologia e a automação para digitalizar processos e implementar soluções eletrônicas eficientes.

5. Capacitação e desenvolvimento

• Invista na capacitação e no desenvolvimento dos servidores públicos

• Forneça treinamentos e ferramentas adequadas para a execução dos novos processos simplificados

• Estimule uma cultura de inovação, empreendedorismo e melhoria contínua

• Ajude a identificar oportunidades de simplificação

6. Monitoramento e avaliação

• Estabeleça mecanismos de monitoramento e avaliação contínua dos processos

• Utilize indicadores de desempenho

• Realize avaliações periódicas para verificar a eficácia das medidas implementadas e ajustes quando necessário

• Ouça o feedback dos usuários e da sociedade para garantir que a simplificação administrativa esteja atendendo às suas necessidades e expectativas.

7. Cultura de simplificação

• Promova uma cultura organizacional que valorize a simplificação administrativa e a busca pela eficiência

• Reconheça e premie os esforços e resultados alcançados na simplificação administrativa, incentivando a adoção de boas práticas

• Compartilhe histórias de sucesso e dissemine o conhecimento adquirido.

8. Tecnologia de ponta

Contar com uma tecnologia de ponta e comprovadamente eficaz é fundamental no processo para simplificar a administração.

Desde 2017 a Aprova ajuda diversas cidades brasileiras a modernizarem a gestão pública municipal para tornar os serviços públicos mais eficientes, garantindo o cumprimento da simplificação administrativa em suas três categorias.

São resultados inéditos obtidos em pequenos municípios e grandes capitais que impactam diretamente a vida dos cidadãos, um dos preceitos fundamentais da simplificação administrativa.

Leia mais: 10 coisas que vão acontecer com a sua cidade se você contratar a Aprova (+ bônus)

Patos de Minas modernizou os processos do Centro de Referência para Imunobiológicos Especiais (CRIE) e conquistou o primeiro Centro de Distribuição de Imunobiológicos 100% digital do Estado.

Agora, no município mineiro, 740 mil moradores de 33 cidades da macrorregião podem obter  em poucas horas vacinas que demoravam 30 ou mais dias para serem liberadas.

Com os processos simplificados pela Aprova, São Paulo, a maior cidade da América Latina, combateu o déficit habitacional, bateu recorde na aprovação de projetos de moradias populares e reduziu o tempo de espera em mais de 80% para a emissão de documentos.

A tecnologia permitiu a integração de 32 subprefeituras das cidades da grande São Paulo, a padronização da leitura das análises dos processos e da legislação, e possibilitou o trabalho simultâneo de 900 servidores que recebem 2 mil processos todos os dias.

Assista o vídeo a seguir e conheça mais sobre a tecnologia utilizada nas prefeituras mais eficientes do país que tem revolucionado a forma de gerir a máquina pública.

Promover a simplificação administrativa permite que o gestor público utilize o conceito da aplicação de tecnologia para resolver problemas urbanos e criar cidades mais inteligentes e sustentáveis. É o chamado citytech.

O conceito de citytech na gestão pública se tornou ainda mais evidente à medida que se reconhece a importância de adotar tecnologias inovadoras para otimizar os serviços oferecidos e promover uma administração mais eficiente. 

Simplificação administrativa e o legado de transformação

A simplificação administrativa representa um desafio necessário para qualquer gestor público comprometido com o progresso e o bem-estar da sua comunidade. Ao assumir essa responsabilidade, o gestor tem a oportunidade de deixar um legado duradouro e transformador na administração pública.

Ao priorizar a simplificação administrativa em seu plano de governo, o gestor reconhece a necessidade de mudança e inovação na forma como os serviços públicos são prestados.

Essa conscientização implica em questionar antigas práticas, romper com estruturas burocráticas obsoletas e promover uma cultura de eficiência, agilidade e transparência.

Entendendo a importância da simplificação administrativa, o gestor passa a promover um ambiente propício para o surgimento de soluções criativas que atendam de forma mais ágil e efetiva às demandas da população.

No final das contas, a simplificação administrativa é muito mais do que um conjunto de medidas técnicas. É uma filosofia de gestão que busca resgatar a confiança e a credibilidade na administração pública, quebrando a visão de um governo distante e ineficiente.

Ao considerar a importância da simplificação administrativa em seu plano de governo, o gestor público assume um compromisso com a construção de um legado sólido e positivo.

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