O maior erro na transformação digital é digitalizar a burocracia

A tecnologia não é o fim, pelo contrário: é o início de um processo que exige acompanhamento, escuta ativa e ajustes constantes.

Quando uma prefeitura decide digitalizar seus processos, geralmente o movimento começa com empolgação: edital publicado, sistema contratado, prazos definidos, treinamentos marcados.

Mas em muitas cidades, depois da entrega inicial, o ritmo desacelera. Os fluxos não engrenam, os servidores se sentem inseguros, o uso do sistema cai, e a gestão começa a se perguntar se aquilo realmente valeu a pena.

Essa frustração tem uma raiz clara: a tecnologia foi implementada, mas a burocracia permaneceu.

Os processos foram apenas digitalizados — sem repensar sua lógica, sua fluidez, seu propósito. E quando isso acontece, o potencial da transformação se perde.

É para evitar esse cenário que existe uma área estratégica, mas pouco falada: Customer Success (Sucesso do Cliente).

O verdadeiro sucesso da transformação

Customer Success é uma prática consolidada na área de tecnologia, voltada para garantir que o cliente alcance o resultado que motivou a contratação da solução.

• Não é suporte técnico.

• Não é implantação.

• E não é atendimento reativo.

É uma atuação consultiva, estratégica e contínua, com base em dados, contexto local e parceria real. Um trabalho lado a lado com o cliente para garantir que a tecnologia seja entendida, usada e, de fato, transforme a rotina.

No caso da Aprova, esse trabalho é totalmente voltado à gestão pública.

Nosso time de CS atua com prefeituras de diferentes portes, ajudando na adoção prática da ferramenta, na revisão de fluxos, na identificação de gargalos e no acompanhamento de indicadores que mostram se a transformação está, de fato, acontecendo.

Tecnologia só funciona quando vira rotina

Contratar uma plataforma é o ponto de partida. Fazer com que ela funcione no dia a dia da prefeitura é o verdadeiro desafio.

E isso exige mais do que manuais ou treinamentos pontuais. Exige presença, análise de dados, encontros regulares e disposição para ajustar rotas sempre que necessário.

Em muitas cidades, esse acompanhamento próximo é o que separa o "temos um sistema contratado" do "resolvemos nossos processos de forma digital".

Um bom exemplo que acompanhamos de perto é a prefeitura de Patos de Minas (MG).

Com uma gestão engajada e servidores abertos à mudança, a cidade alcançou resultados concretos — e isso só foi possível porque o trabalho não parou na entrega do sistema.

Seguimos acompanhando a prefeitura com frequência, analisando dados de uso, apoiando os servidores, ajustando fluxos e promovendo capacitações personalizadas.

Entre os principais resultados:

✅ Mais de 285 mil processos digitais em 4 anos
✅ Redução de prazos e retrabalho
✅ Economia de R$ 2,5 milhões
✅ Engajamento crescente das equipes com os novos fluxos

Esses números não são obra do acaso. São fruto de um processo estruturado, com envolvimento da gestão, dos servidores e do time de CS.

Por que precisamos falar mais sobre isso?

Porque muitas prefeituras seguem investindo em tecnologia sem planejar o que vem depois da implantação. E é nesse “depois” que mora o risco — ou a oportunidade.

O time de Sucesso do Cliente atua como elo entre a visão estratégica da gestão e a prática do dia a dia dos servidores.

É quem acompanha de perto a transformação, com olhar técnico e humano.

É quem evita que a inovação vire mais um projeto frustrado.

E, acima de tudo, é quem ajuda a transformar investimento em tecnologia em resultado real para o cidadão.

➔ Quer saber como garantir o sucesso da transformação digital na sua prefeitura? Fale com um especialista da Aprova e conheça estratégias práticas de acompanhamento e resultados.