O que muda ao usar a busca avançada de processos no Aprova

A busca avançada de processos no Aprova permite localizar um processo por qualquer campo do formulário que ele preencheu — não só por número, nome do solicitante ou tipo de processo — combinando tipo de dado, condição e valor de busca até chegar num resultado específico, mesmo quando o servidor não sabe a numeração nem quem está com o processo no momento.

Por que a busca avançada é diferente da busca simples por coluna

A aba de processos, por padrão, já permite localizar um protocolo digitando diretamente numa coluna visível — quem enviou, o tipo do processo ou a numeração. Isso resolve a maioria das consultas do dia a dia, mas depende de o servidor já saber qual desses três dados ele tem em mãos.

A busca avançada existe para o caso em que nenhum desses atalhos é suficiente — por exemplo, quando o servidor lembra de uma palavra que apareceu no assunto do processo, mas não do número nem de quem protocolou. Em vez de abrir processo por processo para conferir o conteúdo, ele monta um filtro: escolhe se a busca deve varrer os dados do processo ou os documentos anexados a ele, define o tipo de dado do campo pesquisado — texto, número ou data —, seleciona qual campo do formulário quer consultar e escreve o termo. A condição padrão é “contém”, que retorna qualquer processo em que aquele campo tenha a palavra buscada, sem exigir correspondência exata.

O que muda na prática

Antes, sem esse filtro, encontrar um processo por um detalhe que não fosse número, solicitante ou tipo dependia de abrir manualmente os processos parecidos, um a um, até reconhecer o conteúdo certo — trabalho que cresce junto com o volume de protocolos do órgão.

Depois, com a busca avançada, esse mesmo processo é encontrado com um filtro montado uma única vez. A consulta pode combinar mais de um critério ao mesmo tempo, o que reduz o número de resultados quando o termo buscado é comum a vários processos. Além de buscar por conteúdo de campo, também é possível filtrar pela situação do processo — se está com o requerente, se está com o órgão, se já foi encerrado ou se segue em trâmite —, o que ajuda tanto numa consulta pontual quanto num levantamento mais amplo, como saber quantos processos de determinado assunto ainda estão em aberto.

Quando usar a busca avançada (e quando não usar)

Vale usar a busca avançada quando a informação disponível não é número, solicitante nem tipo de processo — um trecho do assunto, uma palavra que apareceu num documento anexado, ou a necessidade de cruzar situação do processo (encerrado, em trâmite, com requerente) com outro dado do formulário. Também é o caminho certo para levantamentos que exigem mais de um critério ao mesmo tempo, quando uma busca simples devolveria resultado demais para ser útil.

Não compensa usá-la quando o servidor já tem o número do processo ou lembra exatamente quem protocolou: nesses casos, a busca direta pela coluna correspondente na aba de processos resolve mais rápido, sem precisar montar filtro. A busca avançada é ferramenta de exceção, não substituto do fluxo padrão de localizar processo.

FAQ sobre busca avançada de processos

A busca avançada substitui a busca simples por número ou solicitante?

Não. Ela é um recurso adicional para os casos em que número, solicitante ou tipo de processo não estão disponíveis. Quando esses dados são conhecidos, a busca direta pela coluna correspondente continua sendo o caminho mais rápido.

É possível buscar dentro dos documentos anexados, não só nos dados do processo?

Sim. Antes de aplicar os demais filtros, é preciso escolher se a busca deve considerar os dados do próprio processo ou os anexos vinculados a ele — são duas fontes de busca separadas dentro do mesmo recurso.

Dá para combinar mais de um filtro na mesma busca?

Sim. É possível somar critérios diferentes numa única consulta, o que reduz o número de resultados quando o termo buscado aparece em vários processos.

A condição “contém” retorna resultado mesmo se eu digitar só parte da palavra?

Sim. A condição “contém” localiza qualquer processo em que o campo selecionado tenha o termo buscado como parte do conteúdo, sem exigir que a palavra digitada seja idêntica ao valor completo do campo.

A busca avançada mostra processos de qualquer setor do órgão?

Ela busca dentro do universo de processos que o usuário já tem permissão para visualizar. Quem não tem acesso à visão geral do órgão continua enxergando, também na busca avançada, apenas os processos vinculados ao próprio setor — o mesmo critério que define o acesso à aba Processos como um todo.

Conheça o Aprova

• A busca avançada permite escolher entre pesquisar nos dados do processo ou nos documentos anexados a ele, antes de aplicar qualquer outro filtro.
• É possível filtrar por tipo de dado do campo — texto, número ou data — para que a busca corresponda ao formato real da informação.
• A condição “contém” localiza um processo mesmo com apenas parte do termo lembrado pelo servidor.
• Múltiplos filtros podem ser combinados na mesma consulta, incluindo a situação do processo: com requerente, com o órgão, encerrado ou em trâmite.
• O resultado da busca respeita o mesmo permissionamento por setor aplicado ao restante da plataforma.

Quer ver como a busca avançada ajuda a localizar processos no volume de protocolos do seu órgão? Agende uma demonstração do Aprova.