O que muda ao compartilhar uma minuta de processo no Aprova

Compartilhar uma minuta no Aprova significa dar a outro usuário da plataforma acesso para editar um processo que ainda não foi finalizado — sem transferir a autoria, sem duplicar o registro e sem esperar que a pessoa termine para só então visualizar o rascunho. A minuta continua sendo salva automaticamente a cada minuto; o compartilhamento apenas abre esse rascunho para edição conjunta antes do protocolo.

Por que compartilhar minuta é diferente de pedir para alguém “dar uma olhada”

Sem esse recurso, revisar um preenchimento antes de protocolar costuma significar uma de duas coisas: ou o processo já é protocolado sozinho e só depois encaminhado para quem precisava validar — já com número gerado e em tramitação oficial —, ou o rascunho vira print, e-mail ou mensagem de WhatsApp para outra pessoa conferir e ditar o que precisa mudar. Nos dois casos, alguém acaba digitando de novo o que já tinha sido preenchido, e não existe garantia de que o que foi combinado é exatamente o que chegou ao formulário final.

Compartilhar a minuta elimina essa redigitação: existe um único rascunho, e a edição acontece nele, não numa cópia paralela.

O que muda na prática

Antes: um servidor preenche o processo sozinho. Se a situação exige contribuição técnica de outro servidor, ou validação de um gestor antes do protocolo, a saída é protocolar mesmo assim e corrigir depois por despacho, ou pedir para a outra pessoa reproduzir o preenchimento numa nova aba a partir de anotações soltas.

Depois: o servidor que iniciou o preenchimento salva a minuta e compartilha com o usuário que precisa contribuir. Essa pessoa abre o mesmo rascunho — não uma cópia —, faz os ajustes necessários e devolve. Quando alguém finaliza o formulário, o processo é aberto seguindo o requerente e o remetente definidos nos campos do próprio formulário, não necessariamente em nome de quem editou por último.

Quando usar o compartilhamento de minuta (e quando não usar)

Faz sentido usar quando um processo exige preenchimento em etapas por pessoas diferentes antes do protocolo — por exemplo, um servidor completa os dados cadastrais e outro complementa a parte técnica —, ou quando alguém auxilia o requerente no atendimento presencial mas quer que um colega revise antes de finalizar.

Não é o recurso certo quando o processo já foi protocolado: nesse ponto, a colaboração entre setores acontece por encaminhamento e despacho, com registro formal de quem fez o quê, e não mais por edição de um rascunho comum. Também não substitui a necessidade de registro formal quando o órgão precisa comprovar, para fins de auditoria, qual pessoa específica preencheu cada campo.

FAQ sobre compartilhamento de minuta

Quem aparece como autor do processo depois que a minuta compartilhada é finalizada?

A autoria segue o que estiver definido nos campos do formulário — geralmente o requerente indicado no preenchimento —, não necessariamente o usuário que editou a minuta por último antes de finalizar.

As edições de cada pessoa ficam registradas separadamente durante o compartilhamento?

Não enquanto o processo é minuta: nessa fase ele é um rascunho único e compartilhado, sem histórico de campo por campo. O registro detalhado de quem fez cada ação passa a existir a partir do protocolo, quando o processo passa a ter despachos.

É possível compartilhar a minuta com alguém de outro setor ou de outra secretaria?

Sim. A permissão para editar a minuta depende de a pessoa ter um usuário ativo na plataforma, não de estar vinculada ao mesmo setor de quem iniciou o preenchimento.

O que acontece se duas pessoas abrirem e editarem a minuta ao mesmo tempo?

O recurso foi pensado para edição sequencial — uma pessoa preenche, salva e passa adiante —, não para edição simultânea dos mesmos campos por duas pessoas ao mesmo tempo.

Conheça o Aprova

• A minuta é salva automaticamente a cada minuto, sem exigir que o usuário clique em salvar para não perder o que já preencheu.
• O compartilhamento de minuta pode ser feito com qualquer usuário ativo da plataforma, independentemente do setor.
• A Minha Caixa reúne minutas, processos de entrada e de saída de cada usuário em um só lugar, sem depender da aba geral de processos.

Conheça o processo eletrônico da Aprova e veja como reduzir o retrabalho na fase de preenchimento de processos administrativos em prefeituras, câmaras municipais e órgãos públicos.