A administração pública do nosso país é representada por três níveis: federal, estadual e municipal. Este último, administrado pelas prefeituras, é um órgão fundamental para o desenvolvimento dos municípios. Vale lembrar que cada uma dessas esferas são independentes e não possuem hierarquias entre si.

Aqui vai uma outra curiosidade que muitas pessoas talvez não saibam.

Uma prefeitura é formada também por pequenas repartições que auxiliam a administração da cidade. Você já deve ter ouvido falar em Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Secretaria de Obras e Urbanismo, Secretaria do Meio Ambiente, entre outras.

O que certamente quase ninguém sabe é que para uma prefeitura funcionar bem ela depende de uma boa harmonia de trabalho e boa comunicação.

Dessa maneira, a gestão municipal pode proporcionar serviços de qualidade para sua população. E um dos segredos para o bom funcionamento da administração pública se resume também em duas palavras: comunicação interna.

Conheça a realidade da sua prefeitura

O Município de Belo Horizonte, por exemplo, tem uma população estimada de mais de 2.500.000 milhões de habitantes. O número de servidores, apenas da administração direta, e por área de atuação, gira em torno de 33 mil.

Imagine o modo como a comunicação interna é feita entre essa quantidade de pessoal.

Para que a prefeitura dê conta de administrar essa quantidade de informações diárias é necessário que sejam utilizadas ferramentas de comunicação eficazes e ágeis.

Despache por malote, assinaturas físicas, e o uso de papel e impressões se tornam ações ultrapassadas, e que desaceleram o funcionamento interno. É preciso assumir que, talvez, sua prefeitura esteja se comunicando como na Idade das Pedras.

Identifique implicações

Falando-se em "Idade das Pedras", é necessário constatar os problemas e as implicações da situação da comunicação interna em uma prefeitura. Se você já entrou em alguma repartição pública, você já se deparou com aqueles quadros de avisos abarrotados de comunicados. Provavelmente você não leu o que estava escrito em cada impresso fixado no quadro verde.

Aqueles "avisos" são informações que são de interesse de todos os servidores. Acontece que essa ferramenta de comunicação, o quadro verde, é pouco estratégica e ineficaz.

Os servidores trabalham de frente para o computador. Logo, não faz sentido se comunicar manualmente, ou gastar dinheiro público com papel e impressões desnecessárias. Então por que não concentrar os comunicados em uma plataforma de comunicação interna que seja acessada também por computador ou celular?

Priorize interações efetivas

Além disso, a comunicação feita por meio desses quadros de avisos impedem que servidores façam interações: sejam elas sobre dúvidas, sugestões ou reclamações.

Imagine poder se comunicar com um número ilimitado de destinatários, internos e externos, saber se as mensagens foram abertas, ter atualizações em tempo real, além de estipular definições de acesso.

Comunique de forma estratégica

Um sistema de comunicação digital tem como finalidade melhorar a própria comunicação e circulação de informação na prefeitura.

Imagine outra vez aquela quantidade de servidores que comentamos no começo do texto. Esse número de pessoal está espalhado em secretarias. Estas, por sua vez, podem se dividir em subsecretarias e departamentos. É uma pirâmide institucional.

Agora pense no seguinte, o longo caminho que uma comunicação interna precisa percorrer para chegar até a base dessa estrutura.

Um gestor de uma secretaria estipula uma mensagem oficial, assina, protocola o documento e passa para seu subordinado que a enviará, neste exemplo, para uma subsecretaria. Se a informação ainda não tiver chegado no seu destino final, o supervisor irá receber a mensagem e delegar a continuidade do seu percurso.

Repare que não estamos falando dos demais envolvidos que precisam também ler aquela mensagem oficial do começo. Além disso, você já deve ter percebido que o fluxo se complica à medida que o compartilhamento de uma mensagem se torna maior.

Um sistema de comunicação interna digital é bom para todos

Não podemos perder de vista que o bom funcionamento de uma prefeitura reflete diretamente na vida dos cidadãos e cidadãs de uma cidade. Por esse motivo, secretarias, subsecretarias, departamentos, outros setores e uma gestão municipal precisam estar em harmonia e 100% conectados.

A comunicação falha de um determinado setor pode comprometer o bom funcionamento de toda uma prefeitura, e por efeito atrasar o desenvolvimento de uma cidade.

Além disso, um sistema de comunicação digital gera economia para os cofres públicos porque dispensa gastos com papel, a aquisição de maquinário para impressões e altos investimentos em infraestrutura física.
É, meu amigo e minha amiga, um sistema de comunicação digital faz isso tudo e mais um pouco.

Prefeitura de Cascavel é exemplo a ser seguido

A Prefeitura de Cascavel, no Paraná, já economizou mais de R$ 900 mil ao melhorar a comunicação interna da sua gestão. Ao adotar uma plataforma de comunicação digital, deixou de gastar mais de seis toneladas de papel.

A substituição de uma plataforma de comunicação interna manual por um sistema de comunicação digital gera resultados significativos a curto, médio e a longo prazo para a prefeitura, secretarias e servidores e população.

O Aprova Digital é especialista em melhorar a comunicação das prefeituras. O investimento em uma ferramenta de comunicação digital é mais barato, proporciona retornos financeiros para a administração pública, além de garantir bom funcionamento dos serviços e maior visibilidade à gestão municipal.