Engajamento do time, revisão de processos e leis, além de usar a tecnologia a favor da gestão pública é a fórmula de especialistas para provocar uma transformação digital bem sucedida nas prefeituras.

Estamos passando por muitas mudanças nos últimos anos e o que as prefeituras fazem e da forma como operam nos últimos cinco anos, hoje já não é mais possível executar. Isso porque ocorreu um aumento elevado nas demandas por serviços públicos e a maioria das prefeituras mantém a mesma quantidade de servidores. 

Uma das principais dificuldades das prefeituras, sobretudo nos pequenos municípios, é obedecer ao limite previsto na Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) quanto aos gastos com folha de pagamento dos servidores. Boa parte dos gestores já atingiu o teto de gastos com a folha. Portanto, a estrutura e a equipe não foram renovadas para acompanhar o crescimento das demandas do cidadão. 

Neste cenário, é cada vez mais comum as prefeituras buscarem alternativas para dar conta dessa evolução e atender o cidadão com qualidade. Mas para Marco Zanata, CEO do Aprova Digital, a reinvenção do gestor público precede a transformação digital.

"O gestor público está cada vez mais pensando diferente e entendendo que a inovação na esfera governamental depende mais da mudança de cultura das pessoas envolvidas nesse processo do que com a escolha da melhor tecnologia ou ferramenta para transformação digital da prefeitura."

Os três elementos para transformação digital da gestão pública

Essa discussão veio à tona durante o Fórum Redes Cidades, em Foz do Iguaçu, onde especialistas e gestores públicos compartilharam experiências para colaborar com a transformação digital bem sucedida nas prefeituras.

Segundo Luis Marcelo Padilha, consultor do Sebrae e especialista em Políticas Públicas, um tripé sustenta a ideia de melhoria dos municípios:

1. Legislação

2. Servidores e processos

3. Ferramentas 

Para ele, diversas legislações do país têm sofrido alterações para fomentar a inovação na gestão pública. Uma delas é a Lei de Liberdade Econômica, criada justamente para fazer com que os municípios possam ser mais ágeis e, quando a gestão pública não consegue acompanhar esse ritmo, permite que iniciativa privada cumpra esse papel.

Em um segundo momento, está a necessidade grande de modernização das prefeituras e, para Padilha, isso acontece através de mudança de processos, seja no que diz respeito à atualização dos servidores, adequação de legislação e, consequentemente, com a utilização de sistemas.

"Uma prefeitura não pode simplesmente pegar o processo físico que existe hoje e transformar em digital. É necessário fazer uma melhoria nos fluxos."

Padilha mencionou como exemplo as legislações dos municípios que dizem que para emitir determinada licença é preciso anexar cópias de documentos. "No mundo em que vivemos isso é dispensável. Precisamos de informação e não mais de documentos", reforçou. 

E a maior parte dessas informações já estão disponíveis. O que dispensa a necessidade do cidadão ter que resgatar, inserir e registrar tudo novamente em um sistema. Por isso, ao aderir a um sistema ou solução tecnológica, não se trata de simplesmente digitalizar o processo existente, mas fazer uma adequação de processos, rever as exigências para cada requerimento e deixar o processo digital mais enxuto possível. 

Um fim aos processos redundantes

Existem casos em que municípios acabam pedindo um documento do próprio município para o cidadão entregar para o município. "Isso não faz sentido algum. Parece absurdo, mas esse ciclo redundante ainda é comum em inúmeros serviços das prefeituras municipais", citou Padilha. 

Para acelerar essa transformação, as govtechs são essenciais, pois apresentam novidades e as tecnologias que facilitam todo processo, uma vez que a maioria dos municípios não consegue desenvolver por conta própria. 

"Ter alguém pensando em facilitar a transformação digital da gestão pública contribui de maneira significativa para os municípios."

O governo na visão do governo

Raquel Dallasta, diretora e coordenadora da Superintendência Geral de Inovação do Governo do Estado do Paraná, reforça que as leis existem para ajudar, mas que algumas vezes podem atrapalhar porque engessam muitos modelos. "Por isso é preciso que a gente esteja aberto para criar e mudar, inclusive as leis, se preciso", destacou. 

Ela sugeriu às prefeituras a publicação de editais de chamadas públicas para que as startups e empresas de tecnologia venham apresentar esses produtos e explicar como podem suprir a demanda do governo. 

Dallasta também apontou uma demanda que considera crítica: criar modelos e programas para que as govtechs sejam vistas pela gestão pública.  

"É importante entender que a inovação acontece primeiro na cabeça de cada pessoa e para colocar em prática é necessário correr riscos, no sentido de quebrar paradigmas e criar novos processos para otimizar custos, despesas e tempo das prefeituras."

Como e quando inovar na gestão pública? 

Para Dallasta, esse é o grande desafio, mas pode começar com essa reflexão:

Se você está acostumado sempre a fazer daquela forma aquele mesmo processo, pode ser o momento de testar algo novo. 

E para que esse movimento seja efetivo, a diretora acredita que todos os setores devem se envolver, desde o planejamento até o time de tecnologia, mas, principalmente, o setor jurídico. 

Cidades Digitais e Inteligentes

Mais de 120 prefeitos, secretários, gestores, servidores e especialistas discutiram a transformação digital das prefeituras no Fórum de Cidades Digitais e Inteligentes, em Foz do Iguaçu, que marcou a retomada dos eventos presenciais suspensos pela pandemia. 

Neste intervalo, a Rede Cidade Digital realizou mais de 70 webinars com 1.800 prefeituras. "A capilaridade alcançada nos eventos online revela como o movimento de transformação digital é expressivo entre os municípios", frisou o diretor da RCD, José Marinho.

Para Marinho, encerrar 2021 com um evento presencial depois de quase dois anos e com capacidade esgotada revela a expectativa dos gestores públicos para o próximo ano, quando já estão confirmados mais de 30 eventos. 

Dê o play e confira como foi a primeira e única edição presencial do Fórum RCD em 2021: