O que muda ao usar filtros de período e texto em relatórios no Aprova

O filtro de período relativo e o filtro de texto por “contém” ou “não contém” nos relatórios do Aprova permitem que um relatório de processos já chegue recortado — por uma janela de tempo que se atualiza sozinha a cada acesso, ou por uma palavra que precisa ou não aparecer num campo — sem que o servidor precise exportar a base inteira e filtrar manualmente numa planilha toda vez que quiser responder a mesma pergunta de gestão.

Este guia explica a diferença entre configurar esse filtro dentro do relatório e resolver o mesmo problema por fora, no Excel, o que muda na prática para quem usa o relatório no dia a dia, e quando cada tipo de filtro faz mais sentido.

Por que filtrar dentro do relatório é diferente de exportar tudo para a planilha

O caminho mais comum, quando um órgão público ainda não estruturou seus relatórios de processos, é baixar o CSV completo — todas as linhas, todos os status, todas as datas — e aplicar o filtro depois, dentro de uma planilha à parte. Esse recorte manual precisa ser refeito toda vez que alguém quiser a mesma resposta (“quantos processos entraram nos últimos 5 dias?”, “quais processos ainda estão como devolvidos ao requerente?”), porque a planilha baixada não se atualiza sozinha.

Configurar o filtro dentro do próprio relatório resolve isso na origem: o recorte de período e de texto fica salvo na visualização, e quem acessa o relatório já vê a lista filtrada, sem repetir a exportação nem o filtro manual a cada consulta.

O que muda na prática

Sem filtro configurado, o relatório mostra a base inteira, e cada pergunta específica de gestão vira uma nova exportação e um novo filtro manual em planilha — repetido por quem quer que precise da mesma resposta depois.

Com o filtro configurado dentro do relatório, dois recursos resolvem a maior parte das perguntas recorrentes de um setor:

• Período relativo. Em vez de fixar uma data de início e fim que precisa ser reeditada a cada consulta, o filtro pode ser configurado como “mês atual”, “ano atual” ou “últimos N dias” — e se atualiza sozinho a cada vez que o relatório é aberto, sem exigir que alguém edite a data manualmente.
• Filtro de texto por “contém” ou “não contém”. Em campos de texto livre — como o registro da última ação ou de uma observação —, o filtro localiza processos que contenham uma palavra (por exemplo, “deferido”) ou que não contenham outra (por exemplo, para excluir os já “arquivados”), sem depender de reler cada linha manualmente.

Quando usar (e quando não usar)

Período relativo funciona melhor para relatórios consultados com frequência, em que a pergunta é sempre sobre o presente — “o que entrou essa semana”, “o que venceu esse mês”. Período fixo continua sendo o caminho certo para reconstituir uma janela específica já encerrada, como uma auditoria sobre um mês passado: nesse caso, fixar a data evita que o relatório mude de resultado se for reaberto meses depois.

O filtro de texto por “contém”/“não contém” ajuda quando o dado de origem é um campo textual livre, sem opções fechadas. Quando o processo já tem um campo de status estruturado — uma lista fechada de opções, não um texto digitado —, filtrar por esse campo exato costuma ser mais confiável do que buscar uma palavra dentro de um texto livre, que varia de redação entre servidores.

Vale também decidir quem edita esse filtro: em geral, quem configura e ajusta os filtros de um relatório é o administrador daquela visualização; os demais usuários acessam o relatório já com o filtro definido, a menos que o período tenha sido deixado livre para cada um ajustar a própria consulta sem alterar o que os colegas veem.

FAQ sobre filtros de relatório

Todo servidor pode alterar o filtro de um relatório?

Não necessariamente. Quem edita os filtros de um relatório é, em geral, o administrador daquela visualização; os demais usuários acessam o relatório com o filtro já configurado, salvo quando o período foi deixado livre para ajuste individual.

Período relativo substitui o período fixo?

Não. Período relativo serve para consultas recorrentes que olham sempre para o presente. Período fixo continua sendo o caminho certo para reconstituir uma janela específica do passado, como uma auditoria sobre um mês já encerrado, sem risco de o resultado mudar numa nova consulta.

O filtro de texto funciona em qualquer campo do processo?

Ele se aplica a campos de texto do relatório, como um campo de observação ou de última ação. Campos com uma lista fechada de opções tendem a ser filtrados de forma mais confiável pela própria opção selecionada, e não por busca textual livre.

Conheça o Aprova

Se a sua prefeitura, câmara municipal ou órgão público ainda depende de planilha para descobrir quantos processos entraram numa janela de tempo ou quantos seguem pendentes de decisão, veja como os indicadores de processo e os dashboards personalizados no Aprova resolvem essa mesma pergunta sem depender de exportação manual. Agende uma demonstração da Aprova.