Gestão de documentos: como organizar processos públicos

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e técnicas utilizadas para organizar, controlar, armazenar, recuperar e, quando necessário, eliminar documentos produzidos ou recebidos por uma organização.

No setor público, essa prática é fundamental para garantir a transparência, a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional.

Segundo o Arquivo Nacional, a gestão de documentos é responsável por todo o ciclo de vida dos documentos públicos: da sua produção ou recebimento até a destinação final (eliminação ou arquivamento permanente).

Além de atender a requisitos legais como a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) e a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), a gestão documental impacta diretamente a qualidade dos serviços prestados ao cidadão.

Quais são as etapas da gestão de documentos?

A gestão de documentos é dividida em fases bem definidas, conhecidas como ciclo de vida documental. Cada etapa tem objetivos específicos e procedimentos próprios:

👉 Referência oficial: Diretrizes do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos

Tipos de documentos na administração pública

Os documentos públicos podem ser classificados de diferentes formas:

• Documentos administrativos: Ofícios, memorandos, requerimentos, portarias.

• Documentos fiscais: Certidões negativas, comprovantes de recolhimento de tributos.

• Documentos jurídicos: Contratos, convênios, licitações.

• Documentos técnicos: Projetos arquitetônicos, pareceres técnicos.

• Documentos de pessoal: Fichas funcionais, folhas de pagamento, processos de aposentadoria.

Cada tipo exige cuidados específicos quanto à guarda, tramitação e destinação final.

Gestão eletrônica de documentos e gestão online de documentos: qual a diferença?

GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma tecnologia que permite o armazenamento, a organização e a recuperação de documentos em formato digital. Ela faz parte da gestão de documentos e eliminação de processos físicos, mas não é a forma mais eficaz.

Apesar de modernizar a organização dos arquivos e eliminar o papel, o GED não automatiza processos, não conecta secretarias, nem garante uma gestão estratégica. Sua atuação se limita ao tratamento dos arquivos — não aos fluxos e decisões que envolvem os processos públicos.

Já a gestão online de documentos é uma evolução da GED, que permite a tramitação eletrônica de documentos de forma totalmente remota, automatizada e integrada entre diferentes setores de uma prefeitura.

Principais vantagens da gestão online de documentos:

• Redução de custos com papel e impressão.

• Rastreabilidade completa das movimentações.

• Acesso rápido e seguro.

• Integração com outros sistemas administrativos.

• Processos automáticos.

👉 Saiba mais: GED – Gestão Eletrônica de Documentos

Benefícios da gestão de documentos na administração pública

Os ganhos com a implantação de uma gestão documental eficiente vão além da organização interna. Veja os principais impactos:

1. Redução de custos operacionais

Em Patos de Minas (MG), todos os processos da prefeitura migraram para o ambiente digital, desde áreas centrais como Finanças e Administração até setores com fluxos mais específicos, como Urbanismo, Saúde, e o próprio Gabinete.

A economia com impressão, papel, espaço físico para arquivos e logística interna é significativa. No período de 4 anos, mais de 285 mil processos digitais foram registrados na plataforma e geraram uma economia de mais de R$ 2,5 milhões.

Conheça a história de transformação da prefeitura de Patos de Minas.

2. Agilidade na tomada de decisão

Com documentos organizados e facilmente acessíveis, o tempo de resposta da administração pública melhora. O cidadão recebe respostas mais rápidas e os servidores ganham produtividade.

3. Segurança jurídica

Documentos digitalizados com trilha de auditoria, autenticação e controle de versões oferecem maior segurança jurídica para prefeituras.

4. Atendimento às normas legais

Cumprir exigências de órgãos de controle como TCU, CGU e Tribunais de Contas Estaduais se torna mais simples com uma gestão documental bem estruturada.

Prefeituras que avançaram na gestão de documentos

Itajaí (SC)

Desde 2019, Itajaí transformou seus principais processos urbanísticos e habitacionais com a gestão online de documentos. Com mais de 70 serviços digitais disponíveis e 30.500 usuários ativos, o município já ultrapassou 103 mil processos totalmente digitais. Entre eles:

• + 27.000 processos de Alvará de Localização e Funcionamento de Empresas

• + 5.800 pedidos de Aprovação de Projetos Arquitetônicos

• + 3.900 protocolos para Licença de Construção

• + 3.500 pedidos de Aprovação de Projetos Hidrossanitários

• + 3.100 solicitações de carta Habite-se

• + 1.800 processos de Auxílio Financeiro para graduação

• + 1.100 processos Admissional

A cidade catarinense conta ainda com processos 100% digitais no Instituto Itajaí Sustentável (INIS), na Secretaria da Fazenda e no setor de Recursos Humanos.

Sorocaba (SP)

A cidade ampliou os serviços digitais com foco na tramitação online de projetos urbanísticos e emissão de certidões.

Hoje, 100% dos processos do Protocolo Geral da Seplan de Sorocaba são digitais. A estratégia acelerou a autorização de novas obras na cidade e o atendimento às diversas demandas da população.

Documentos que antes levavam semanas e até meses para serem liberados, agora são entregues 80% mais rápido.

Carmo do Paranaíba (MG)

Digitalização de processos educacionais, como o auxílio estudantil, com ganhos expressivos de eficiência.

Em poucos meses com a Aprova, já são 6.516 processos protocolados, o que demonstra a alta adesão por parte dos cidadãos e servidores. E o resultado mais tangível dessa mudança: mais de R$ 228 mil economizados pela administração municipal.

Entre os serviços mais utilizados, destacam-se:

• Prestação de contas do Auxílio Estudantil

• Solicitação de pagamento e empenho

• Credenciamento para castração de animais

• Solicitações de IPTU e isenções

Principais desafios na gestão de documentos públicos

Implementar uma gestão documental eficiente não é simples. Entre os desafios mais comuns estão:

• Resistência dos servidores: Barreiras culturais à adoção de novas tecnologias.

• Legado documental físico: Grandes volumes de documentos acumulados ao longo de décadas.

• Falta de infraestrutura: Limitações tecnológicas em prefeituras de pequeno porte.

• Integração entre sistemas: Dificuldade de fazer os sistemas atuais conversarem entre si.

A solução começa com um diagnóstico preciso e um plano de implantação gradual.

Como implementar a gestão de documentos na prefeitura

Aqui está um passo a passo prático:

1. Diagnóstico documental

Mapeie os tipos de documentos existentes, volume, fluxos e gargalos.

2. Definição de políticas internas

Estabeleça regras claras sobre acesso, segurança, tramitação e destinação.

3. Escolha de tecnologia adequada

Opte por um sistema que atue em todas as frentes da gestão pública digital e que:

• Automatize processos complexos

• Integre sistemas internos e externos

• Aplique inteligência artificial para análise e encaminhamento

• Ofereça relatórios e dashboards em tempo real

• Garanta conformidade com legislações e auditorias

• Possua interface intuitiva, pensada exclusivamente para o setor público

E mais: que conte com recursos que vão além da gestão documental, como:

• Assinatura em lote

• Fiscalização offline

• Formulários inteligentes

• Condicionantes e respostas-padrão

• Controle de etapas e prazos

• Suporte dedicado e especializado

• Controle de versões

• Assinatura eletrônica

• Indexação por metadados

• Trilhas de auditoria

• Inteligência Artificial

4. Capacitação das equipes

Promova treinamentos sobre boas práticas e uso da ferramenta escolhida.

5. Digitalização do acervo físico

Priorize documentos de maior uso ou com valor histórico/administrativo relevante.

6. Integração com outros sistemas

Conecte a gestão de documentos com setores como protocolo, urbanismo, finanças e recursos humanos.

Normas e legislações aplicáveis

• Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011)

• Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018)

• Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021)

• Resoluções do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)

• Decreto nº 10.278/2020: Define os requisitos para a digitalização de documentos públicos.

👉 Fonte oficial: Portal Gov.br - Governo Digital

FAQ – Perguntas frequentes sobre gestão de documentos

1. O que é gestão de documentos?

É o processo de controlar o ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final.

2. Qual a diferença entre GED e gestão de documentos?

GED é a tecnologia que apoia a gestão de documentos. A gestão é o processo mais amplo que inclui regras, legislação e procedimentos.

3. Quais leis regulamentam a gestão de documentos públicos?

LAI, LGPD, Lei do Governo Digital e normativas do CONARQ.

4. Como digitalizar o acervo de uma prefeitura?

Comece com um diagnóstico, priorize os documentos mais críticos e siga as normas do Decreto nº 10.278/2020.

5. Como garantir a segurança dos documentos digitais?

Com uso de criptografia, controle de acesso, backups periódicos e auditoria de ações.

6. Quais setores mais se beneficiam da gestão de documentos?

Urbanismo, Saúde, Educação, Finanças, Meio Ambiente e Jurídico.

7. Quais tecnologias podem apoiar a gestão documental?

GED, gestão online de documentos, protocolos eletrônicos, sistemas de workflow.

8. Quanto custa implantar a gestão de documentos?

O custo varia conforme o porte da prefeitura, o volume de documentos e as soluções tecnológicas adotadas.

9. Como medir os resultados da gestão de documentos?

Por indicadores como redução de prazos, economia de custos, número de documentos digitalizados e satisfação do cidadão.

A peça-chave da gestão pública

A gestão de documentos é uma peça-chave para modernizar a administração pública. Prefeituras que investem em tecnologia colhem benefícios com maior agilidade e transparência.

👉 Quer saber como destravar a gestão na sua cidade? Converse com um especialista da Aprova.