Dentro de qualquer instituição, pública ou privada, existe um enorme conjunto de atividades que são realizadas todos os dias.

Tem sido muito comum, sobretudo na era da comunicação digital, da internet e da velocidade de informações, incorporarmos alguns estrangeirismos à língua portuguesa no dia a dia da nossa vida de trabalho. 

Quando a gente se refere ao modelo de trabalho realizado nas nossas próprias casas, chamamos de “home office”. Provavelmente você deve ter ouvido muito esse termo nos últimos dois anos, uma vez que a nossa rotina foi alterada por conta da pandemia causada pelo Covid 19.

Isso acontece, entre outras coisas, como reflexo de um universo institucional tentando acompanhar as mudanças e a troca de informações e padrões de atuação globais.  

Embora seja um fato essas mudanças, adaptações ou incorporações brasileiras ‘a lá tio Sam”, existem aquelas tasks (atividades) que ainda permanecem com o mesmo nome de sempre. É o caso do memorando.

Pode parecer óbvio, mas um memorando tem funções bastante específicas e se distingue, por exemplo, de outros tipos de comunicação. 

E aí, você sabe o que é um memorando e quais tipos existem no meio institucional?

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Fique por dentro: Diferença entre memorando e ofício: você sabe quando utilizar cada um?

‘Beabá’ do que é um memorando? 

Podemos dizer que um memorando se caracteriza como um gênero textual.

Só a título de curiosidade, um gênero textual define o tom e a forma como um conjunto de frases, palavras e ideias vão ser organizadas. 

Se você fez o Exame Nacional do Ensino Médio - ENEM, você deve se lembrar que a redação da prova exige a escrita de um tipo de gênero textual que, no caso, é definido como um texto dissertativo. 

No caso da redação do ENEM, o texto também pode ser chamado de dissertação argumentativa, caracterizada com períodos curtos em que se tenta defender um ponto de vista. 

Sua estrutura é composta por um início com uma introdução; meio com o desenvolvimento do tema; e o fim com a conclusão das ideias. 

Um memorando também é um tipo de gênero textual, mas utilizado em situações bem específicas. 

Por exemplo, no dia a dia de uma secretaria municipal, as informações precisam ser comunicadas com agilidade. 

Imagine só se a cada informação repassada fosse necessário desenvolver um texto dissertativo argumentativo como é feito no ENEM. O serviço público pararia de vez. 

É aí que um memorando entra em cena. Esse tipo de gênero textual se transforma também em uma ferramenta e em um modelo de comunicação que se caracteriza por ser breve, ágil e objetivo. 

Como se define a estrutura de um memorando

A estrutura de um memorando é a mais simples possível. Vai conter geralmente:

• Data e o local de onde parte a mensagem

• Nome dos interlocutores (Quem comunica e a quem a mensagem é destinada)

• Mensagem curta (Exemplo: a partir de hoje está dispensado o uso de roupas sociais durante a estação de verão)

• Uma despedida breve e cordial

Já deu para perceber que a estrutura do memorando é objetiva e simples, além de não especificar um destinatário. Ou seja, a mensagem é direcionada para um departamento inteiro e, portanto, a quem trabalha nele. 

A gente percebe também que a mensagem nesse documento tem caráter empresarial ou institucional. O que quer dizer que ninguém fica disparando memorando por aí para qualquer tipo de mensagem. 

Podemos dizer que o memorando é uma mensagem de caráter mais formal que um e-mail. 

Embora esse último seja instantâneo e também usado para mensagens mais institucionais, um e-mail pode estender um assunto, além de ser direcionado para um endereço de e-mail somente, ou um conjunto específico de pessoas. 

Um memorando, por sua vez, é: escrevi uma mensagem objetiva e enviei para um departamento, sem a ‘deixa’ para contestação ou resposta. 

Quando utilizar um memorando?

Um memorando é utilizado para instituir uma comunicação interna e em alguns locais também é utilizado para se comunicar com instituições externas. 

Mas nesse último caso, é mais comum um tipo de comunicação que define por ofício. 

De todo modo, as mensagens são feitas entre setores ou, como dito, entre instituições.

Como dissemos também anteriormente, um memorando não é direcionado a uma pessoa específica, mas sim para o departamento como um todo. 

Quais são as características de um memorando?

Uma outra característica que se destaca também é a ausência de burocracia para tramitar esse documento.

Isto é, seguindo a estrutura básica desse tipo de documento, ele pode ser despachado imediatamente para seu destinatário. 

Vale dizer que ainda em algumas instituições públicas ou privadas o despacho de memorandos é feito ou preenchido digitalmente e enviados por e-mail ou até manualmente. 

Seja por e-mail ou manual, o remetente não tem confirmação de abertura e leitura instantânea do destinatário. Seria preciso, além disso, digitalizar a assinatura física de quem envia o memorando.

Despachos físicos de documentos feitos em papel, escritos ou preenchidos e assinados à mão excluem totalmente o propósito desse tipo de documento. 

Hoje em dia já é possível contar com o auxílio de ferramentas especialistas que simplificam e agilizam o processo de troca de mensagens de um departamento público.  

Os memorandos são parte fundamental da comunicação interna de qualquer instituição. Mas para que esse documento seja utilizado com agilidade e objetividade, propósitos de um memorando, pode ser necessário o auxílio de soluções tecnológicas. 

Tipos de memorando

Memorando interno

É utilizado para comunicar avisos, novas diretrizes ou regras internas, e ainda atualizações gerais sobre o ambiente de trabalho que são do interesse e importantes a todos ou parte da equipe de um setor. 

Memorando externo

Um memorando externo é um tipo de comunicação oficial entre diferentes departamentos de uma mesma instituição. Também serve para repassar ordens, avisos ou solicitar algum tipo de demanda que se estende a filiais, escritórios ou departamentos externos à matriz.

Memorando comercial

Um memorando comercial, que para alguns é a mesma coisa que um memorando interno e externo, pode ser entendido como um tipo de comunicação interna, mas que vai comunicar aspectos relacionados à atuação da empresa. 

Por exemplo, que a partir da data do envio de um memorando comercial, as soluções digitais da empresa serão expandidas também para órgãos estaduais e federais e não estarão mais disponíveis somente para as administrações municipais. 

Ficou fácil entender o que é um memorando, certo? 

Agora que você entendeu o que é um memorando e quais os seus tipos, é hora de identificar se a comunicação interna da sua instituição é eficaz. 

O memorando por si só é apenas um gênero textual. Mas, na prática, ele cumpre o propósito de ser uma ferramenta que agiliza a comunicação entre a sua equipe. 

Para que isso aconteça, é importante que a comunicação interna da sua instituição utilize outras ferramentas que podem auxiliar esse tipo de documento. 

Investir em soluções especialistas que aumentam o nível de produtividade e assertividade da comunicação pode gerar, além disso, economia de tempo, de recursos físicos e de caixa. 

O memorando digital, que dispensa o uso de impressões e é autenticado por assinaturas também digitais que são 100% seguras, é um bom investimento a curto e médio prazo que sua instituição deve fazer.