Você já pensou em como a tecnologia pode ajudar a melhorar a gestão pública e os serviços oferecidos aos cidadãos?

A transformação digital na gestão pública é uma tendência que vem ganhando força nos últimos anos, com o objetivo de solucionar os desafios enfrentados pelos gestores e pela sociedade.

A transformação digital na gestão pública consiste em usar tecnologias inovadoras para otimizar os processos, aumentar a eficiência, a transparência e a qualidade da administração pública.

Ela também envolve uma mudança na cultura e na forma de trabalho das instituições governamentais, que devem se adaptar às novas demandas e expectativas dos cidadãos.

Neste artigo, vamos explicar o que é a transformação digital na gestão pública, como ela pode ser implementada e quais os benefícios que ela traz para os órgãos públicos e para a população.

Também vamos mostrar alguns exemplos de sucesso de modernização da gestão pública no Brasil e no mundo. Acompanhe!

O que é a transformação digital na gestão pública

A transformação digital na gestão pública é o processo de usar a tecnologia para melhorar o desempenho, a eficácia e a qualidade dos serviços públicos prestados aos cidadãos.

Ela não se resume apenas a digitalizar os processos e as rotinas já existentes, mas sim a repensar a forma como as instituições governamentais operam, trabalham e interagem com os cidadãos.

A transformação digital na gestão pública visa adequar a administração pública à realidade do cidadão 4.0, que está cada vez mais conectado, informado e exigente em relação aos serviços que consome.

Por isso, os órgãos públicos precisam oferecer soluções digitais que facilitem o acesso, a comunicação e a participação dos cidadãos, além de promover a inovação, a transparência e a prestação de contas.

Para que a transformação digital na gestão pública aconteça, é preciso contar com uma metodologia adequada, que considere os três pilares fundamentais para esse processo: pessoas, processos e tecnologia.

• Pessoas: são os agentes da transformação digital, que devem estar capacitados, engajados e alinhados com a visão e os objetivos da gestão pública. Elas incluem os gestores, os servidores, os fornecedores, os parceiros e os cidadãos, que devem ser envolvidos e atendidos pelas soluções digitais.

• Processos: são as atividades e as rotinas que devem ser otimizadas, simplificadas e automatizadas pela tecnologia, buscando eliminar burocracias, desperdícios e gargalos, e aumentar a produtividade, a qualidade e a agilidade dos serviços públicos.

• Tecnologia: são as ferramentas e os recursos que devem ser utilizados para viabilizar a transformação digital, como sistemas, aplicativos, plataformas, dispositivos, redes, dados, inteligência artificial, entre outros. A tecnologia deve ser escolhida e implementada de acordo com as necessidades e as possibilidades de cada órgão público, garantindo a segurança, a integração e a atualização das soluções digitais.

Esses três pilares permitem que os gestores públicos tenham uma visão clara de como conduzir o processo de transformação digital na gestão pública e alcançar os objetivos de forma adequada e eficaz.

9 problemas que são resolvidos com a transformação digital na gestão pública

A transformação digital na gestão pública é uma tendência global que tem se intensificado nos últimos anos.

Entre seus muitos benefícios para a comunidade e também para os gestores e servidores, a transformação digital na gestão pública permite a resolução de várias situações que poderiam se agravar sem a modernização.

Veja os 9 principais problemas que são resolvidos pela transformação digital na gestão pública.

1. Fluxo de trabalho ineficiente

Um dos maiores desafios enfrentados pela gestão pública é a ineficiência dos processos burocráticos, que resultam em lentidão e atrasos no atendimento às demandas dos cidadãos.

A automação de processos e integração de sistemas e setores proporcionados pela transformação digital na gestão pública, permite a eliminação da papelada excessiva e a redução de etapas desnecessárias.

Os processos se tornam mais rápidos e menos suscetíveis a erros.

2. Falta de transparência e padronização

A ausência de informações claras e acessíveis pode gerar desconfiança e insatisfação dos cidadãos. O mesmo ocorre com a falta de padronização que ocasiona abordagens inconsistentes e falta de visibilidade sobre o progresso das solicitações.

A transformação digital na gestão pública garante que cada etapa do processo seja padronizada e acompanhada, possibilitando o acompanhamento em tempo real do andamento das demandas, garantindo mais transparência e controle por parte do requerente.

3. Problemas de segurança de dados

O risco de vazamento de informações sensíveis dos cidadãos é uma preocupação constante na administração governamental. A transformação digital na gestão pública contribui para a segurança de dados.

Ao implementar tecnologia e automatizar os processos no serviço público é possível proteger os dados dos cidadãos e garantir a privacidade e confidencialidade das informações.

Os sistemas para prefeituras contam com uma infraestrutura de segurança robusta, possuem protocolos de criptografia, autenticação e armazenamento na nuvem, garantindo o registro e a rastreabilidade de cada etapa dos processos.

O armazenamento na nuvem, por exemplo, é a maneira mais eficaz para garantir a segurança de arquivos, evitando que documentos e tramitações importantes estejam expostos a riscos.

Catástrofes naturais, incêndio, enchente, roubo, vandalismo, são alguns dos riscos que fazem uma gestão preocupada e atenta investir em soluções tecnológicas para eliminar os processos físicos.

Um caso emblemático aconteceu em São Paulo quando uma enchente inundou o galpão de arquivo na Barra Funda e destruiu diversos processos.

Hoje, com a tramitação online feita pela Aprova, o armazenamento de todas as informações ocorre diretamente na nuvem, de forma segura.

4. Baixa capacidade de resposta

Respostas lentas aos cidadãos podem gerar insatisfação e desconfiança em relação aos gestores e atuação dos servidores. Este é mais um problema resolvido com a transformação digital na gestão pública.

Implementar soluções personalizadas para a realidade de cada prefeitura é importante para garantir respostas rápidas e atualizações sobre o status dos pedidos feitos pelos cidadãos.

Com fluxos automatizados é possível enviar notificações e avisos sobre o andamento das solicitações, mantendo os cidadãos informados e satisfeitos com o atendimento recebido.

5. Falta de integração entre sistemas e setores

A ausência de integração adequada entre os setores e os sistemas utilizados pela gestão pública pode resultar em silos de informação.

Cada departamento ou setor acaba por operar com seus próprios sistemas, sem compartilhar dados de forma eficiente. Isso leva a retrabalhos, redundâncias e dificuldades na obtenção de uma visão completa das necessidades do município e dos contribuintes.

A transformação digital na gestão pública resolve o problema da falta de integração entre setores e sistemas, melhora a eficiência, a colaboração e a tomada de decisões.

6. Comunicação ineficiente

Outro problema que é resolvido com a transformação digital na gestão pública é a comunicação ineficiente.

Devido a falta de ferramentas colaborativas e adequadas para a troca de informações entre setores, os servidores continuam dependentes de métodos de comunicação ultrapassados que resultam em fluxos de comunicação fragmentados e demorados.

Eliminando os processos excessivamente burocráticos com o uso de tecnologia, a comunicação interna e externa é centralizada, facilitando a troca rápida de informações entre os departamentos.

A transformação digital na gestão pública melhora a comunicação, ajuda na tomada de decisões, na resolução de problemas e na prestação de serviços ágeis aos cidadãos.

7. Tarefas manuais e repetitivas

A transformação digital na gestão pública ajuda a resolver outro problema: as tarefas manuais e repetitivas realizadas pelos servidores.

A partir do redesenho de fluxos e implementação de tecnologia, tarefas repetitivas, análises e cálculos são facilmente realizadas pelo sistema.

As tarefas passadas para o ambiente digital passam a não depender de ações manuais, possibilitando que os servidores públicos se dediquem a atividades mais estratégicas.

8. Servidores sobrecarregados

A sobrecarga de trabalho devido ao acúmulo de funções é mais um problema resolvido com a transformação digital na gestão pública.

A facilitação da rotina de atividades com o uso de tecnologia, reduz a pressão e sobrecarga de trabalho. Aliar a processos digitais com o conhecimento e o trabalho do servidor, otimiza o tempo, diminui o desgaste e aborrecimentos diários.

Um estudo mostrou que 6 em cada 10 servidores públicos sofrem com problemas emocionais e são afetados pela Síndrome de Burnout por causa do excesso de trabalho e das atividades maçantes do dia a dia.

Ao adotar práticas e ferramentas modernas, os gestores conseguem simplificar procedimentos, criar um ambiente de trabalho mais estimulante, eficiente e menos burocrático. 

A partir desta modernização, os servidores são liberados para se concentrarem em atividades e de maior valor agregado, o que aumenta o senso de propósito e contribuição.

É uma estratégia eficaz que torna o trabalho mais interessante e aumenta o engajamento e a motivação dos servidores.

9. Ausência de informações e decisões aleatórias

A falta de dados e indicadores é outro grande problema que prejudica o desempenho da gestão pública e dificulta a identificação de áreas e gargalos que requerem melhorias.

É com a transformação digital na gestão pública que as decisões dos gestores passam a ter um embasamento pautado em dados reais e que possibilita o direcionamento das ações da administração.

A modernização da gestão pública melhora a capacidade de avaliação e decisão dos gestores evitando o desperdício de recursos, serviços ineficientes, cidadãos insatisfeitos e desgaste da imagem do gestor.

A transformação digital na gestão pública e a automação de processos com softwares e sistemas integrados, ajuda a agilizar a gestão fiscal e tributária das cidades, impactando diretamente no Índice de Participação dos Municípios (IPM).

Saiba mais sobre os 5 principais impactos do IPM no desenvolvimento dos municípios.

A transformação digital na gestão pública aplicada na prática

No Brasil, diversas cidades utilizam a tecnologia, aliada a uma metodologia completa de modernização - para realizar a transformação digital na gestão pública e melhorar a qualidade de vida da população.

O uso das tecnologias entrega melhores resultados em qualquer área do setor público.

Seja na prefeitura ou até mesmo na câmara de vereadores de uma cidade, tudo pode ser melhorado com a tecnologia. Empresas, Meio Ambiente, Obras, Vigilância Sanitária, Trânsito, Saúde e qualquer outro departamento.

Conheça alguns cases de sucesso.

Procon

O Procon de Chapecó adotou soluções tecnológicas para gerenciar reclamações e atendimentos, tornando os processos mais eficientes e acessíveis.

Com a utilização da Aprova, os consumidores podem registrar suas reclamações online, acompanhar o andamento dos processos e obter respostas de forma mais rápida. Com o atendimento digital o consumidor é atendido em 30 minutos em média. Já no balcão ele poderia demorar até 3 horas para ser atendido.

Segundo o coordenador executivo do Procon de Chapecó, Gustavo André Vendramin, a modernização trouxe agilidade e economia para o Município.

“A comodidade de resolver tudo pelo digital facilita para que empresas de outros estados, por exemplo, consigam acompanhar e ter acesso ao processo de forma muito rápida, o que antes não era possível com os processos físicos”, comenta.

Esse é um dos resultados da transformação digital na gestão pública. A plataforma reduz os custos do envio de intimações, materiais de escritório e uso de papel nos processos.

O armazenamento na nuvem também elimina a necessidade de espaços físicos para estocar a papelada, além de evitar o extravio de documentos e informações.

Desde a implantação da Aprova foram tramitados mais de 7 mil processos de forma online. Desse total, cerca de 40% são reclamações de consumidores registradas contra empresas.

Meio Ambiente

A transformação digital da Secretaria de Meio Ambiente de Florianópolis também gerou resultados inéditos na capital de Santa Catarina.

Com a implantação da Aprova, a certidão de conformidade ambiental, que levava um mês para ser emitida para o empreendedor, e a autorização para poda de árvores, que o morador não conseguia antes de quatro meses de espera, agora serão emitidas em 24 horas. 

Também se tornou possível a emissão instantânea da declaração de atividade não constante, documento que o requerente só conseguia obter com cerca de 15 dias de espera.

Já em Goiatuba, cidade de Goiás com 34 mil habitantes, os processos físicos também atrasavam o desenvolvimento do município. Um empresário precisava esperar três meses para conseguir uma licença ambiental.

Através dos processos digitais e adequação de fluxos realizados pela Aprova, em menos de três dias o empresário consegue obter o documento, de forma prática e 100% digital.

Saúde

 A transformação digital na gestão pública também contempla a área da saúde. O Centro de Referência para Imunobiológicos Especiais (CRIE) de Patos de Minas se tornou o primeiro centro 100% digital do estado.

A digitalização dos fluxos no CRIE agiliza o acesso aos imunobiológicos, uma vez que os processos burocráticos são simplificados e otimizados. 

O serviço, que era intermediado pela Secretaria de Estado de Saúde de Minas Gerais, agora é gerenciado pelo Município, dando fim ao deslocamento de 400 quilômetros enfrentado por pacientes para se vacinar em Belo Horizonte ou Uberlândia.

Com a modernização do CRIE, a Secretaria de Saúde de Patos de Minas foi reconhecida no XXXVII Congresso do Conasems - maior evento de saúde pública da América Latina.

O envio de documentos, requisições e exames comprobatórios de pacientes ao Estado é realizado pelo sistema. As solicitações são avaliadas e liberadas pela Aprova, em muitos casos, no mesmo dia ou até 48 horas.

Com isso, os 740 mil moradores de 33 cidades da macrorregião de Patos de Minas podem contar com mais agilidade para obter as vacinas especiais que antes demoravam cerca de 30 dias para serem autorizadas. 

A segurança é outro resultado obtido com a modernização. Agora é possível ter um controle mais preciso do estoque, evitar desperdícios e garantir a rastreabilidade dos medicamentos, desde o armazenamento até a aplicação nos pacientes.

Empresas

A facilidade para abrir empresas em Itajaí é outro resultado prático da transformação digital na gestão pública.

A Aprova foi implementada em Itajaí no início de 2021. De lá pra cá, a análise de viabilidade para a abertura de novos empreendimentos passou de 60 dias para até 24 horas, avanço que impactou o desenvolvimento da cidade. Mas não parou por aí.

Para simplificar ainda mais o processo, a Aprova integrou o atendimento com a Junta Comercial do Estado de Santa Catarina (Jucesc). Toda a tramitação passou a ser feita de forma online e a análise de viabilidade realizada automaticamente pelo sistema, sem a necessidade de intervenção humana.

De acordo com o Secretário de Tecnologia, Murilo Sodré, com essa mudança, a resposta do pedido à Junta Comercial acontece na maioria dos casos, instantaneamente, o que facilita a abertura de empresas de baixo, médio e alto risco.

Obras

Em Cascavel, Paraná, a prefeitura também investiu na tecnologia para facilitar a vida das pessoas que querem construir, eliminando os processos complexos para conseguir um alvará de construção.

Com a modernização dos processos no Instituto de Planejamento, alvarás de construção que demoravam mais de três meses são emitidos em 90% menos tempo, o que provocou um efeito cascata positivo no mercado da construção civil.

A oferta de trabalho na área da construção civil quase dobrou em 2021, de 433 para 800 vagas, comparado com 2017, último ano antes do atendimento físico da prefeitura migrar para o digital.

A tecnologia também dispensa a necessidade de realizar vistorias presenciais, reduzindo o tempo necessário para emissão de habite-se. Com o uso de documentação fotográfica e termos de responsabilidade, os profissionais obtêm a liberação em poucas horas.

A @cascavel_prefa foi a primeira prefeitura a utilizar a Aprova. Veja os efeitos da tecnologia no desenvolvimento da cidade.

Desde a implantação da Aprova, mais de 21 mil processos tramitaram de forma totalmente digital, agilizando o fluxo de trabalho e reduzindo prazos. As aprovações de loteamentos que demoravam mais de dois anos, são liberadas em menos de seis meses.

Todos os meses são liberados em média 150 novos pedidos de alvarás, um volume considerado super alto comparado a cidades do mesmo porte.

Conheça a história de modernização da Prefeitura de Lages em parceria com a Aprova e veja o passo a passo da transformação que ajudou a prefeitura a agilizar a emissão de alvarás e licenças para construção.

Transforme a sua gestão e deixe um legado para a sua cidade

Você quer inovar na administração municipal e garantir mais eficiência e transparência nos serviços públicos? Precisa economizar recursos, atrair investimentos e gerar empregos para a sua cidade? Quer se destacar entre as gestões mais inovadoras do Brasil?

Então você precisa conhecer a Aprova, a solução que já ajudou mais de 100 prefeituras e câmaras municipais a realizarem a transformação digital na gestão pública.

Com a Aprova, você pode digitalizar processos e fluxos do serviço público, simplificando e agilizando o atendimento aos cidadãos e aos empreendedores.

Não perca tempo e comece hoje mesmo a transformar a sua gestão e a deixar um legado para a sua cidade.

Clique aqui e converse com um especialista da Aprova, que vai te mostrar como a nossa solução pode te ajudar. Você também pode agendar uma apresentação online e tirar todas as suas dúvidas.