5 sinais de que sua equipe de compras ainda redige o termo de referência do zero

Se o termo de referência da sua instituição some por dias na mesa do requisitante antes de chegar ao jurídico, se cada texto é escrito do zero mesmo quando o objeto já foi comprado dezenas de vezes, e se ninguém consegue dizer sem abrir três processos anteriores qual foi a última estimativa de quantidade usada para aquele item, o problema não é a equipe — é a ausência de um ponto de partida estruturado para redigir o documento. Isso aparece antes de virar atraso visível, em sintomas menores que costumam ser tratados como normais da rotina de compras.

Este guia lista cinco desses sinais, o que fazer quando pelo menos três deles soam familiares, e como a etapa de redação do termo de referência muda quando deixa de depender de copiar e colar um modelo antigo.

1 — O texto de justificativa é copiado de um processo anterior, só trocando datas e valores

Quando o parágrafo de justificativa técnica é praticamente idêntico ao de uma contratação de dois anos atrás, com o mesmo raciocínio aplicado a um objeto ou contexto diferente, o termo de referência deixou de justificar aquela contratação específica — está apenas reciclando um argumento genérico que passa despercebido até uma diligência de controle perguntar por que a fundamentação não corresponde ao caso concreto.

2 — O jurídico devolve o documento por causa da redação, antes de entrar no mérito técnico

Se a manifestação jurídica volta pedindo ajuste de estrutura, de linguagem ou de seção ausente — e só depois disso passa a discutir se o objeto está bem definido —, o tempo do parecer jurídico está sendo consumido por problema de forma, não de conteúdo. Isso empurra o prazo real da contratação sem que o mérito da compra tenha avançado nada.

3 — Ninguém sabe, sem abrir processos antigos, qual foi a última quantidade estimada para aquele item

Quando a estimativa de quantidade de um item recorrente — material de expediente, combustível, serviço de manutenção — é refeita do zero a cada novo processo, sem consultar o consumo real registrado nas contratações anteriores, a instituição corre o risco oposto ao de faltar estoque: superestimar e imobilizar orçamento em item que não vai ser consumido no período, ou subestimar e precisar de aditivo antes do previsto.

4 — O termo de referência só começa a ser escrito depois que a pesquisa de preços já está pronta

A Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações), no art. 6º, inciso XXIII, trata o termo de referência como o documento que descreve o objeto, os requisitos e os critérios da contratação — a peça que deveria orientar a pesquisa de preços, não o contrário. Quando a ordem se inverte na rotina do setor de compras, a pesquisa acaba definindo o objeto em vez de instrumentá-lo, e qualquer inconsistência entre o que foi cotado e o que o TR descreve vira retrabalho de uma das duas etapas.

5 — Um documento que deveria levar horas consome dias por causa de agenda, não de conteúdo

Se o gargalo do termo de referência está em conseguir uma reunião entre requisitante, compras e jurídico para alinhar o texto — e não em decidir o que a contratação precisa —, o processo está perdendo tempo para coordenação, não para elaboração. É um sinal de que falta um ponto de partida já estruturado para reduzir quantas rodadas de alinhamento o documento precisa até fechar.

O que fazer se você reconheceu três ou mais sinais

Reunir três ou mais desses sinais indica que o gargalo não é a competência de quem redige, é a falta de um processo que aproveite o que a instituição já sabe: histórico de consumo, texto de justificativa validado em contratações anteriores e pesquisa de preços vinculada ao mesmo objeto descrito no TR. Veja como estruturar esse documento com mais profundidade no guia sobre termo de referência e como ele se conecta ao DFD e ao ETP em ETP, DFD e minuta de contrato.

Como o Aprova resolve isso

• O termo de referência é redigido a partir da descrição estruturada da demanda, e não de um modelo em branco copiado de outro processo.
• O histórico de contratações anteriores do mesmo objeto fica disponível dentro do próprio processo, para conferência da estimativa de quantidade antes de fechar o documento.
• A pesquisa de preços é vinculada ao mesmo objeto do termo de referência, na ordem que a lei prevê, sem depender de reconciliar dois documentos feitos em paralelo.
• O rascunho gerado por IA segue para revisão do requisitante e do jurídico dentro do próprio fluxo do processo, sem depender de e-mail paralelo para alinhar redação.

FAQ sobre termo de referência

A IA substitui a análise jurídica do termo de referência?

Não. Ela reduz o tempo de redação do rascunho inicial, mas a manifestação jurídica sobre adequação do objeto, da modalidade e dos requisitos continua sendo humana e obrigatória antes da publicação do edital ou da contratação direta.

Esses sinais aparecem só em contratações complexas?

Não. Eles são mais visíveis em itens recorrentes e de baixo valor — exatamente os que deveriam ser os mais rápidos de instruir, porque já foram comprados antes, e que acabam consumindo tempo desproporcional por falta de um ponto de partida estruturado.

Um TR reaproveitado de processo anterior não corre o risco de ficar desatualizado?

Corre, se for copiado sem revisão. O ponto não é reaproveitar o texto anterior tal como está, é reaproveitar a estrutura e o histórico de consumo como referência, revisando objeto, quantidade e justificativa para o contexto atual antes de fechar o documento.

Conclusão

Nenhum desses cinco sinais, isolado, parece grave — é por isso que passam despercebidos na rotina de compras. Juntos, eles mostram uma equipe presa a reescrever do zero um documento que a própria instituição já sabe redigir, porque já fez isso antes. Resolver isso é menos sobre acelerar a digitação e mais sobre dar à equipe acesso ao que já foi decidido em contratações anteriores no momento de decidir de novo. Para ver como isso funciona dentro de um processo real de compras, agende uma demonstração da Aprova.