Como regulamentar a assinatura eletrônica no município por decreto

Regulamentar a assinatura eletrônica no município por decreto significa que o Poder Executivo, por ato próprio, define o nível de assinatura — simples, avançada ou qualificada — exigido para cada tipo de ato ou processo administrativo, dando a esse recurso a mesma segurança jurídica que hoje sustenta a assinatura em papel. Sem esse decreto, o município pode até ativar um sistema com assinatura eletrônica, mas fica sem resposta pronta para a pergunta que qualquer auditoria faz primeiro: qual é o fundamento legal local que autoriza aquele documento a valer sem papel e sem rubrica física?

Este guia cobre o que caracteriza essa regulamentação, por que ela não é uma formalidade dispensável, o passo a passo para editar o decreto, o que a legislação federal exige e os indicadores que mostram se a regra está sendo aplicada no dia a dia do protocolo.

O que é a regulamentação da assinatura eletrônica por decreto

É o ato normativo do Poder Executivo municipal — decreto, no caso da prefeitura; portaria ou resolução da Mesa Diretora, no caso da Câmara Municipal — que define, para o próprio ente, qual nível de assinatura eletrônica é aceito em cada tipo de interação com a administração. A lei federal que trata do tema não substitui essa etapa: ela estabelece o arcabouço nacional e deixa para cada ente público a decisão sobre o nível mínimo exigido em sua própria rotina.

Isso significa que dois municípios vizinhos, ambos operando o mesmo sistema de processo eletrônico, podem ter regras diferentes: um pode aceitar assinatura eletrônica simples para um despacho interno de baixo impacto e exigir a qualificada, padrão ICP-Brasil, para um contrato ou uma decisão que produz efeito perante terceiros — desde que essa distinção esteja registrada no próprio decreto, não apenas na configuração do sistema.

Por que essa regulamentação importa

Sem decreto próprio, a validade jurídica da assinatura eletrônica municipal fica amparada só na lei federal e na interpretação de quem está assinando naquele momento — o que é frágil justamente no instante em que mais importa: quando um ato é contestado. Um servidor que assina um parecer ou uma autorização sem saber se aquele nível de assinatura é o exigido para aquele tipo de processo assina num vazio normativo local, mesmo que o sistema utilizado seja tecnicamente robusto.

A dúvida mais comum nesse ponto não é sobre a tecnologia, é sobre o rito: um secretário ou o servidor responsável pela implantação frequentemente pergunta se o decreto precisa ser submetido ao Tribunal de Contas do Estado antes de entrar em vigor. Não precisa. O decreto é ato unilateral do Poder Executivo, publicado pelos canais oficiais do próprio município — o Tribunal de Contas não homologa previamente atos normativos municipais, mas pode avaliar sua aplicação numa auditoria posterior, o que reforça a importância de o decreto existir e ser efetivamente seguido, não apenas redigido e arquivado.

Passo a passo para regulamentar a assinatura eletrônica no município

1. Identifique os tipos de ato que já tramitam ou vão tramitar eletronicamente

Liste separadamente atos internos (despacho, parecer, memorando), atos que produzem efeito para o cidadão (alvará, certidão, notificação) e atos contratuais (termo, contrato, convênio). Cada categoria tende a receber um nível de exigência diferente no decreto.

2. Classifique cada tipo de ato pelo nível de assinatura exigido

Defina, para cada categoria da etapa anterior, se basta a assinatura eletrônica simples (login e senha, por exemplo), se é necessária a avançada (com certificado ou biometria vinculados ao signatário) ou se o ato exige a qualificada, no padrão ICP-Brasil — normalmente reservada a atos com maior repercussão jurídica ou financeira.

3. Redija o decreto vinculando cada nível ao tipo de ato, não ao cargo do signatário

O erro mais comum é regulamentar por cargo — “servidor de nível superior usa qualificada” — quando o critério correto é pelo tipo de ato. Um mesmo servidor pode assinar um despacho simples com um nível e um contrato com outro, no mesmo dia.

4. Inclua a hipótese de assinatura de quem não é servidor

Preveja, no mesmo decreto, o nível de assinatura aceito para quem não integra o quadro do órgão — um fornecedor assinando um contrato, um responsável técnico assinando um projeto, um cidadão assinando uma petição. Sem essa previsão, o processo aceita a assinatura interna mas trava na hora de formalizar a manifestação de quem está de fora do órgão, o mesmo tipo de lacuna tratado em como coletar assinatura eletrônica de fornecedores externos em contrato.

5. Publique o decreto e vincule-o à configuração do sistema

De nada adianta o decreto existir separado da ferramenta que o município usa: cada tipo de processo, dentro do sistema de tramitação, precisa ter o nível de assinatura correspondente já parametrizado, para que o servidor não precise decidir manualmente qual nível aplicar a cada protocolo.

6. Revise o decreto quando a legislação federal for atualizada

A regulamentação federal sobre assinaturas eletrônicas ainda está em consolidação. Um decreto municipal editado hoje pode precisar de ajuste pontual se a norma federal detalhar melhor algum dos níveis — o que reforça a importância de datar e revisar o decreto periodicamente, e não tratá-lo como texto definitivo.

O que a legislação exige

A Lei nº 14.063/2020 dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e classifica as assinaturas em três níveis — simples, avançada e qualificada (art. 4º) —, atribuindo a cada ente federativo a competência para definir, por ato próprio, o nível mínimo exigido em suas próprias interações (art. 5º). A lei não exige homologação prévia do Tribunal de Contas nem de qualquer outro órgão externo para que o decreto produza efeito — a validade decorre da própria publicação do ato, observado o princípio da publicidade que rege qualquer norma municipal.

Como o Aprova resolve isso

• Cada tipo de processo pode ter o nível de assinatura eletrônica configurado individualmente, refletindo o que o decreto municipal já definiu, sem depender de o servidor escolher manualmente a cada protocolo.
• A assinatura eletrônica nativa do Aprova segue o padrão ICP-Brasil, com validade jurídica plena para o nível qualificado, sem exigir impressão do documento nem uso de um assinador digital externo.
• O fluxo de assinatura pode incluir signatários externos — fornecedor, responsável técnico, cidadão —, cada um assinando dentro do mesmo processo, sem precisar de acesso interno ao sistema.
• O histórico de cada assinatura fica registrado no processo, com data, hora e identificação do signatário, sustentando a defesa do ato diante de qualquer auditoria posterior — o mesmo princípio de rastreabilidade tratado em autenticação de dois fatores no Aprova.

Indicadores para medir a adoção da assinatura eletrônica regulamentada

Acompanhe o percentual de processos assinados no nível definido pelo decreto para aquele tipo de ato, o número de exceções registradas (assinatura feita em nível diferente do exigido, com justificativa) e o tempo médio entre a finalização da análise e a efetiva assinatura — indicador que costuma revelar gargalo quando o nível exigido para determinado ato é mais burocrático do que o processo realmente demanda.

FAQ sobre a regulamentação da assinatura eletrônica

O decreto precisa ser enviado ao Tribunal de Contas antes de valer?

Não. É ato unilateral do Poder Executivo, que produz efeito a partir da publicação. O Tribunal de Contas pode avaliar sua aplicação em auditoria posterior, mas não há homologação prévia exigida por lei.

A Câmara Municipal também regulamenta por decreto?

Não da mesma forma. Decreto é instrumento do Poder Executivo. A Câmara regulamenta o tema por ato próprio da Mesa Diretora — geralmente uma resolução ou portaria —, seguindo a mesma lógica de níveis de assinatura da lei federal.

Um decreto único serve para toda a prefeitura, ou cada secretaria pode ter o seu?

O mais comum é um decreto único, que classifica os níveis por tipo de ato administrativo, aplicável a todas as secretarias. Nada impede uma secretaria de detalhar, em portaria interna complementar, tipos de processo específicos da sua rotina, desde que não contrarie o decreto geral.

Assinatura eletrônica simples tem a mesma validade jurídica da qualificada?

Têm naturezas diferentes de garantia, não a mesma validade para qualquer finalidade. A simples serve para atos de baixo risco e fácil reversibilidade; a qualificada, no padrão ICP-Brasil, é a que sustenta atos com maior repercussão jurídica, exatamente por isso o decreto municipal deve reservar cada nível ao tipo de ato correspondente.

Um município pequeno, sem procuradoria estruturada, consegue editar esse decreto sozinho?

Consegue, usando como base o modelo já disponibilizado por fornecedores de sistema de processo eletrônico compatíveis com a Lei nº 14.063/2020 e adaptando os tipos de ato à realidade local — o texto-base tende a ser mais simples do que parece, porque a lei federal já resolveu a parte técnica da classificação.

Conclusão

Um sistema com assinatura eletrônica tecnicamente pronta e sem decreto municipal correspondente entrega tecnologia sem base normativa local — o que funciona até o primeiro questionamento sobre a validade de um ato específico. Regulamentar por decreto não é burocratizar a adoção da assinatura eletrônica: é a etapa que transforma uma funcionalidade de sistema em ato administrativo com fundamento jurídico próprio do município, pronto para qualquer auditoria. Para ver como o Aprova já parametriza níveis de assinatura eletrônica por tipo de processo, agende uma demonstração da Aprova.