O que muda ao encaminhar comunicação para todos os usuários internos no Aprova

No Aprova, o campo de destinatário de um memorando ou comunicação interna aceita, além de um usuário específico ou um setor, a opção de encaminhar para todos os usuários internos — o que distribui o mesmo documento a todos os servidores cadastrados no sistema sem que o remetente precise montar ou manter uma lista de distribuição.

Por que isso é diferente do envio manual por lista

No fluxo manual — papel, e-mail ou grupo de mensagens —, alcançar “todos os servidores” depende de uma lista atualizada por alguém, geralmente RH, TI ou o próprio setor que envia a comunicação. Essa lista precisa ser revisada toda vez que um servidor é admitido, desligado ou muda de setor, e o risco de mandar para um contato desligado ou esquecer alguém novo é constante.

No Aprova, a opção “todos os usuários internos” consulta a base de usuários cadastrados no sistema no momento do envio. Não existe uma lista separada para manter atualizada: se o servidor tem conta ativa no sistema, ele recebe a comunicação. O mesmo campo de destinatário também permite filtrar a seleção apenas entre setores cadastrados ou apenas entre usuários externos, conforme o tipo de comunicação.

O que muda na prática

Antes, o setor responsável monta a lista de e-mails ou contatos, cola no campo de destinatários, e confia na própria memória para não deixar ninguém de fora nem manter alguém que já saiu. Depois, ao criar o processo de comunicação, o remetente seleciona o filtro de usuários internos no campo de destinatário, marca a opção de encaminhar para todos, preenche assunto e conteúdo, e finaliza. Cada usuário recebe o documento na própria caixa de entrada do sistema, com o mesmo registro de histórico que qualquer outro processo — o mesmo princípio já descrito em como o Aprova registra o histórico de visualização de processos.

O campo de conteúdo do memorando também aceita redação assistida: o remetente descreve em texto livre o que quer comunicar e recebe um rascunho formatado, que continua totalmente editável — incluindo listas, tabelas e imagens — antes do envio, como em qualquer editor de texto.

Quando usar o envio para todos os usuários internos — e quando não usar

Faz sentido para comunicados genuinamente universais: convocatória de treinamento geral, calendário de feriado, aviso sobre mudança de sistema que afeta toda a prefeitura. Não faz sentido para assuntos restritos a uma secretaria ou setor específico — nesses casos, o mesmo campo de destinatário permite selecionar apenas o setor relevante, evitando que servidores de áreas não envolvidas recebam um documento que não lhes diz respeito.

FAQ sobre o envio de comunicação para todos os usuários internos

Dá para remover uma pessoa específica antes de enviar para todos?

Na seleção individual de destinatários — por usuário ou por setor —, é possível adicionar e remover nomes um a um antes de finalizar. Já a opção de encaminhar para todos os usuários internos envia à base completa de usuários cadastrados, sem uma etapa de exclusão individual dentro dessa mesma seleção.

Existe a mesma opção para usuários externos?

O campo de destinatário tem um filtro que separa a exibição entre setores, usuários internos e usuários externos, permitindo restringir a busca a cada grupo conforme o tipo de comunicação que está sendo enviada.

Precisa escrever o conteúdo de novo para cada setor?

Não. O processo tem um único campo de conteúdo, preenchido uma vez, e o mesmo documento é distribuído a todos os destinatários selecionados — sejam eles um usuário, um setor ou toda a base interna.

O remetente pode enviar em nome de um setor em vez do próprio nome?

Sim. O campo de remetente permite selecionar o próprio usuário ou um setor ao qual ele está vinculado, de forma que a comunicação saia formalmente em nome da secretaria, e não da pessoa que a redigiu.

Conheça o Aprova

Esse é um dos fluxos que compõem o módulo de comunicação oficial do Aprova, junto com oficíos, circulares e demais expedientes tramitados eletronicamente. Agende uma demonstração para ver como o fluxo se adapta à estrutura de setores da sua prefeitura ou câmara municipal.