O que muda ao usar o Moderador de sigilo de dados no Aprova

Usar o Moderador de sigilo de dados no Aprova significa restringir a visibilidade de um campo ou documento específico dentro de um processo a um grupo definido de usuários, mantendo o restante do processo visível normalmente para quem já tem acesso a ele — em vez de esconder o processo inteiro só porque uma informação dentro dele é sensível.

Por que o sigilo por campo é diferente de restringir o processo inteiro

A solução mais simples para proteger um dado sensível — motivo de um atestado médico, identidade de um denunciante, conteúdo de um auto de infração antes da notificação — costuria ser tirar o processo inteiro de circulação até que a parte sigilosa deixe de ser um problema. Isso trava a colaboração: quem precisa só encaminhar o processo, registrar uma etapa ou consultar outro campo qualquer fica sem acesso a informação que não tem nada de sensível, só porque ela está no mesmo processo.

O Moderador resolve isso na granularidade certa: o sigilo é aplicado ao campo ou documento específico, não ao processo como um todo. Quem não integra o grupo autorizado continua vendo e movimentando o processo normalmente — só não enxerga aquele dado em particular.

O que muda na prática

Antes, proteger um dado sensível dentro de um fluxo compartilhado geralmente significava um de dois extremos: deixar visível para todo mundo que tem acesso ao processo, expondo informação que deveria ficar restrita, ou isolar o processo inteiro num ambiente separado, criando um fluxo paralelo que quebra a tramitação normal entre setores.

Depois de configurado o Moderador, o campo ou documento marcado como sigiloso fica visível apenas para o grupo designado — que pode incluir, por exemplo, apenas parte da equipe de um setor, e não todo mundo que acessa aquele tipo de processo. Esse é o mesmo princípio aplicado, em contextos específicos, ao sigilo do auto de infração até a notificação formal e à proteção da identidade de quem registra uma denúncia — tema tratado em 5 sinais de que a ouvidoria não protege o denunciante anônimo. O Moderador é o mecanismo geral por trás desses dois casos específicos: qualquer campo ou documento de qualquer tipo de processo pode receber essa mesma restrição, não só os dois exemplos citados.

Quando usar o Moderador — e quando não usar

Faz sentido restringir um campo com o Moderador quando existe um motivo concreto — legal ou de política interna — para que aquele dado específico não seja visto por todos que acessam o processo: dado de saúde, identidade de denunciante, conteúdo de decisão ainda não formalizada. A LGPD (Lei nº 13.709/2018) exige, no tratamento de dado sensível, medidas de segurança compatíveis com o risco — restringir o acesso a quem realmente precisa tratar aquele dado é parte dessa exigência.

Não é a ferramenta certa quando a intenção é restringir o processo inteiro a um grupo fechado — nesse caso, a configuração adequada é de permissão de acesso ao processo como um todo, não de sigilo por campo. Usar o Moderador para isso cria a falsa sensação de que só uma parte do processo está protegida, quando na verdade o problema de acesso é mais amplo do que um campo específico.

FAQ sobre o Moderador e o sigilo de dados no Aprova

O Moderador esconde o processo inteiro de quem não tem acesso ao campo sigiloso?

Não. Só o campo ou documento marcado como sigiloso fica restrito; o restante do processo continua visível e operável por qualquer usuário que já tenha acesso a ele.

Quem define quais campos recebem sigilo?

A definição é feita na configuração do tipo de processo, geralmente por quem administra o fluxo dentro da secretaria ou setor responsável, não caso a caso por cada analista.

O sigilo por campo substitui a necessidade de restringir acesso ao processo inteiro em casos mais sensíveis?

Não. São mecanismos complementares: quando o processo inteiro precisa ser restrito — não só um dado dentro dele —, a configuração correta é de permissão de acesso ao processo, e não de sigilo por campo isoladamente.

Um usuário fora do grupo autorizado sabe que existe um campo sigiloso que ele não pode ver?

Depende da configuração adotada pela instituição para aquele tipo de processo — o ponto central da ferramenta é impedir o acesso ao conteúdo sensível, não necessariamente ocultar a existência do campo.

Conheça o Aprova

O Aprova permite marcar campos e documentos específicos de um processo como sigilosos, restringindo o acesso a um grupo definido de usuários sem interromper a tramitação normal do restante do processo entre os demais setores envolvidos. Conheça a plataforma da Aprova ou agende uma demonstração.