O que é macro status e micro status de processo

Macro status é a situação geral de um processo administrativo, igual para qualquer tipo de processo do órgão (por exemplo, em andamento ou concluído); micro status é o detalhamento dessa situação, definido por tipo de processo, que indica em que ponto específico do rito ele está (por exemplo, aguardando parecer técnico ou aguardando pagamento da taxa). O primeiro permite enxergar o órgão como um todo; o segundo permite saber onde cada processo está parado.

Macro status e micro status na prática

No dia a dia, o macro status responde à pergunta do gestor: quantos processos estão abertos, quantos foram concluídos, quantos estão parados. Como o vocabulário é o mesmo para todos os tipos, ele serve para filtros e painéis que atravessam secretarias.

O micro status responde à pergunta de quem opera: o que falta para este processo andar. Um alvará de construção tem etapas diferentes de uma certidão ou de um pedido de férias, e por isso o detalhamento é configurado por tipo de processo, não de forma única para o órgão. Um processo pode estar, ao mesmo tempo, com o macro status “em andamento” e o micro status “em vistoria”.

Macro status × micro status × etapa

A confusão mais comum é tratar status e etapa como sinônimos. A etapa é a atividade prevista no fluxo, com responsável e prazo próprios. O status é o rótulo que descreve a situação do processo naquele momento. Uma etapa em curso normalmente reflete em um micro status, mas o status também pode registrar situações que não são etapas, como a espera por uma resposta do requerente.

Outra distinção útil: status não é permissão nem localização. Saber que um processo está “aguardando parecer” não diz com quem ele está nem quem pode abri-lo. Isso depende do permissionamento e das caixas de entrada por setor.

Casos de uso comuns

• Painel gerencial por macro status, para acompanhar o estoque de processos abertos e concluídos sem abrir processo por processo.
• Identificação de gargalo: ao contar processos por micro status, a gestão vê qual etapa concentra a fila e se o problema é falta de pessoal ou de integração.
• Filtro de trabalho do analista, que separa o que está aguardando análise do que está aguardando o requerente.
• Informação ao requerente sobre o andamento, como descrito em como estruturar o acompanhamento de status do processo.
• Consulta pública por código, que mostra a situação sem exigir ligação ao órgão, como em consulta pública de status por QR code.

O que a legislação diz

A Lei nº 9.784/1999, que regula o processo administrativo federal e é referência para os demais entes, assegura ao interessado, no art. 3º, inciso II, o direito de ter ciência da tramitação dos processos em que tenha essa condição. Status claros e atualizados são um meio prático de cumprir essa garantia, desde que respeitem o sigilo quando ele se aplicar ao processo.

Como o Aprova aplica macro status e micro status

• Cada processo exibe o macro status na sua tela principal, junto com a data de criação e os envolvidos.
• O micro status pode ser criado separadamente para cada tipo de processo, refletindo o rito daquele serviço.
• As etapas do processo têm responsável e prazo, o que permite medir qual setor concentra a fila e quanto tempo cada análise leva.
• A aba de processos permite filtrar por tipo, para localizar, por exemplo, apenas alvarás. Veja o processo eletrônico da Aprova.

FAQ sobre macro status e micro status

Preciso criar micro status para todos os tipos de processo?

Não. Processos simples podem funcionar apenas com o macro status. O micro status compensa nos ritos longos, com várias etapas e mais de um setor envolvido, onde a pergunta “em que pé está” aparece com frequência.

O requerente vê o micro status?

Depende da configuração do órgão e do tipo de processo. O ponto de atenção é não expor, em um rótulo de status, informação sigilosa, como a existência de uma apuração ou o conteúdo de um parecer.

Quantos micro status são suficientes?

O bastante para distinguir onde o processo está parado e quem precisa agir. Uma lista longa demais vira ruído e deixa de ser atualizada. Uma boa regra é criar um micro status só quando ele muda quem deve agir ou o que o requerente deve esperar.

Status substitui o histórico do processo?

Não. O status é a foto do momento; o histórico registra cada despacho, anexo e decisão em ordem cronológica. Os dois se complementam, e apenas o histórico sustenta uma auditoria.

Conclusão

Macro status dá a visão do órgão; micro status dá a visão de cada rito. Sem os dois, a gestão depende de levantamento manual para saber onde estão os processos. Para ver como o status por etapa funciona no seu fluxo, agende uma demonstração da Aprova.