Por que centralizar a compra na comissão de licitação cria mais gargalo, não menos

Centralizar toda a elaboração do processo de compra — Documento de Formalização de Demanda, Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência — na comissão de licitação não elimina o gargalo da contratação pública, apenas muda o endereço dele. O gargalo deixa de estar espalhado entre secretarias e passa a estar concentrado em duas ou três pessoas que agora escrevem, sozinhas, a demanda de toda a instituição.

É comum encontrar prefeituras, câmaras municipais e autarquias em que a secretaria demandante só informa o que precisa por ofício ou verbalmente, e é a comissão de licitação — ou o setor de compras — quem redige o DFD, monta o ETP e escreve o TR do zero, mesmo sem o domínio técnico do objeto que está descrevendo. A justificativa costuma ser controle: assim ninguém foge do padrão, e a comissão sabe exatamente o que está saindo. Só que esse desenho resolve um problema de padronização criando um problema maior de capacidade.

Concentrar a redação não elimina a variação, só transfere para quem sabe menos do assunto

Quando uma secretaria de saúde, de educação ou de obras não escreve o próprio DFD, ela também não é obrigada a pensar com precisão sobre o que está pedindo. O pedido chega como uma frase de ofício, e é a comissão — que não usa o material, não conhece a rotina do posto de saúde ou da escola, não sabe qual especificação técnica realmente importa — quem precisa transformar essa frase em um estudo técnico preliminar defensável. O resultado previsível é um documento tecnicamente frágil, escrito por quem tem menos informação sobre o objeto do que qualquer servidor da secretaria de origem.

Isso não é falha de competência da comissão. É consequência direta do desenho do fluxo: colocar a redação técnica na mão de quem não vai usar o item comprado inverte a lógica de quem deveria carregar o conhecimento mais relevante para aquele documento.

Rastreabilidade não é sinônimo de centralização, é sinônimo de registro

O argumento mais comum a favor de centralizar é rastreabilidade: com tudo passando por um único ponto, dá para saber o que está em andamento. Mas rastreabilidade vem de o processo ter etapa, responsável e prazo registrados — não de uma única pessoa escrever todos os documentos. Uma secretaria pode preencher seu próprio DFD e ainda assim deixar rastro completo, se o formulário for padronizado e cada etapa ficar vinculada ao mesmo número de processo.

A Lei nº 14.133/2021, no parágrafo único do art. 11, atribui à alta administração do órgão a responsabilidade pela governança das contratações, por meio de processos e controles internos — não determina que a elaboração técnica precise ser feita por um único setor. Governança e centralização de redação são coisas diferentes: a primeira é obrigação legal; a segunda é uma escolha de desenho de processo, e escolhas de desenho podem ser revistas quando o resultado é fila.

O ganho de padronizar o formulário é maior do que o ganho de padronizar quem escreve

O erro não é querer padrão — é buscar padrão pela pessoa errada. Um formulário estruturado, com campos obrigatórios por tipo de contratação, entrega o mesmo ganho de padronização que a centralização promete, sem transferir o conhecimento técnico do objeto para quem não o possui. A secretaria demandante preenche o que só ela sabe — especificação, quantitativo, justificativa de uso — e a comissão de licitação foca no que de fato é da sua competência: modalidade, disputa, habilitação, conformidade legal.

Conclusão

Nenhum gestor decide centralizar compras para criar fila. A decisão nasce de uma boa intenção — evitar documento fora do padrão — e termina represando toda a demanda da instituição na mesa de duas ou três pessoas que não têm como opinar tecnicamente sobre metade do que estão descrevendo. O padrão que resolve isso não está em quem escreve, está no formulário que estrutura a escrita. Antes de centralizar mais uma etapa na comissão de licitação, vale medir quanto tempo do ciclo de compra hoje é consumido só nesse vaivém de redação — é provável que o número explique sozinho por que a fila não anda.