Por que decreto de digitalização não elimina o papel na administração pública

Bloquear a entrada de processo físico por decreto não elimina o papel numa instituição pública — só desloca a resistência para dentro do próprio fluxo digital. A tecnologia responde por uma fração pequena dessa mudança: a maior parte depende de quem, na prática, decide se um processo específico vai tramitar pelo sistema ou vai continuar encontrando uma exceção, e essa decisão raramente é técnica.

O decreto ataca o canal, não o hábito

Um ato normativo consegue vedar o recebimento de papel num guichê. O que ele não resolve sozinho é o que fazer com o cidadão que não tem e-mail, com o servidor que aprendeu a trabalhar de um jeito específico há décadas, ou com a secretaria que descobre, no meio da transição, que o requerente da abertura precisa ser identificado de outra forma para o processo ter validade. Cada uma dessas situações vira uma exceção negociada caso a caso — e cada exceção aberta é um precedente para a próxima pessoa pedir a mesma coisa.

O resultado comum não é a digitalização nem a permanência do papel: é um meio-termo instável, em que o setor aceita processo físico “só até resolver aquele detalhe”, e aquele detalhe nunca fecha de vez porque sempre aparece um caso novo que não foi previsto no decreto original.

Quem trava a virada normalmente não é quem executa, é quem manda

A resistência mais visível raramente vem de quem vai operar o sistema no dia a dia. Vem de quem já domina o processo em papel havia muito tempo e tem autoridade para impor uma exceção que ninguém mais consegue impor. Um cenário comum: um gestor com décadas de casa, acostumado a um único gesto para validar um lote inteiro de documentos, que aceita migrar para o sistema digital sob uma condição — receber exatamente a mesma experiência de antes, com um clique só — e ameaça devolver todo o setor ao papel se isso não acontecer.

Quando essa pessoa ocupa um ponto de assinatura ou aprovação que nenhuma outra pode substituir, a instituição inteira fica refém da adaptação dela ao novo fluxo, mesmo que todos os outros setores já operem 100% digital. Gestão de mudança que treina só quem vai executar o processo no dia a dia, sem negociar diretamente com quem tem poder de veto sobre ele, resolve a parte mais fácil do problema e deixa intacta a parte que realmente decide se o papel volta ou não.

Sem estrutura para sustentar a adesão, o decreto empurra a instituição para o limbo

Quando a alta gestão determina escopo total — tudo que hoje é físico deve virar digital — mas não aloca tempo nem pessoas dedicadas para acompanhar cada secretaria nessa transição, o efeito não é a digitalização acontecer mais rápido. É a instituição entrar num limbo permanente: alguns setores usam o sistema como deveria, outros mantêm a rotina em papel “só por enquanto”, e não existe ninguém com mandato claro para fechar esse “por enquanto”.

A Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021), no art. 16, atribui a cada ente federado a competência de definir sua própria estratégia de governo digital — uma decisão institucional, não uma soma de acordos individuais entre cada secretaria e seus servidores mais resistentes. Uma plataforma com fluxo configurável e assinatura em lote reduz o atrito técnico da transição, mas não substitui essa decisão: ela só entrega valor onde já existe autoridade disposta a sustentá-la até o fim, inclusive diante de quem ameaça voltar ao papel.

Conclusão

O decreto certo é necessário, mas não é suficiente: ele bloqueia um canal, não redesenha quem, na prática, autoriza a exceção. Enquanto a permanência no fluxo digital continuar dependendo da boa vontade — ou do temperamento — de quem já dominava o processo em papel, qualquer prazo de corte vai continuar sendo adiado internamente, decreto publicado ou não. O bloqueio de entrada de processos é o instrumento certo para o canal; a decisão sobre quem sustenta a adesão dentro da instituição é sempre da gestão, não do sistema. Para ver como estruturar essa transição com fluxo configurável e assinatura eletrônica de ponta a ponta, agende uma demonstração da Aprova.