O que muda ao personalizar a visualização da fila de processos no Aprova

Personalizar a visualização da fila de processos no Aprova significa que cada usuário — ou a equipe de um setor inteiro — pode montar sua própria tabela de trabalho, escolhendo até 15 colunas, a ordem de exibição e o critério de ordenação padrão, em vez de operar sempre com a listagem genérica do sistema. A visualização escolhida fica salva e é aplicada automaticamente sempre que a pessoa acessa a fila, sem precisar reconfigurar nada a cada login.

Este guia mostra o que muda entre a visualização padrão e uma visualização personalizada, como configurar uma do zero, e os limites atuais da busca por coluna dentro dessas tabelas.

Por que a visualização padrão nem sempre serve

A visualização Padrão do Aprova traz todas as colunas disponíveis e não pode ser editada nem excluída — ela existe justamente para funcionar como referência neutra, igual para qualquer usuário do sistema. O problema é que “todas as colunas” raramente é o recorte que uma pessoa específica usa no dia a dia: quem trabalha só com prazos quer ver a coluna de vencimento em destaque; quem faz triagem de protocolo quer ver solicitante e assunto logo de cara; quem gerencia um setor inteiro quer ordenar por última ação para achar o que está parado.

Sem a possibilidade de personalizar, a alternativa é rolar uma tabela cheia de colunas irrelevantes para aquele processo mental, ou recorrer à busca manual toda vez que se quer localizar algo — o que consome tempo em uma tarefa que se repete dezenas de vezes por dia.

O que muda na prática

Sem visualização personalizada, cada usuário reabre a tabela Padrão a cada acesso e precisa localizar visualmente a informação relevante em meio a todas as colunas do sistema, sem controle sobre ordenação nem sobre o que aparece em primeiro plano.

Com visualização personalizada:

• O usuário escolhe até 15 colunas entre as disponíveis — Numeração, Tipo, Solicitante, Envolvidos, Criado Em, Última Ação, Assunto, Prazo, Etiqueta e Etiquetas — e define a ordem de exibição arrastando cada uma.
• Define também qual coluna ordena a tabela por padrão e se a ordenação é crescente ou decrescente.
• Nomeia a visualização e confere um preview com dados reais antes de salvar, para garantir que o recorte faz sentido antes de adotá-lo no dia a dia.
• Pode fixar essa visualização com um ícone de pin, para que ela seja carregada automaticamente sempre que acessar Minha Caixa — sem precisar selecionar manualmente toda vez.

Visualizações personalizadas criadas por qualquer usuário da cidade ficam disponíveis para toda a equipe no mesmo seletor, mas a visualização fixada é individual: cada servidor mantém sua própria preferência ativa, independentemente do que os colegas fixaram.

A busca por coluna segue uma lógica própria dentro dessas tabelas: os termos digitados em mais de uma coluna são combinados com E — todos precisam corresponder —, a busca é parcial e ignora maiúsculas e minúsculas, e considera tanto o valor bruto quanto o rótulo exibido (buscar “Vencido” também encontra um valor bruto como “EXPIRED”). Hoje esse mecanismo funciona para campos de texto e de status; campos de data e de número ainda não são pesquisáveis por essa busca por coluna.

Quando usar visualização personalizada — e quando não

Faz sentido criar uma visualização própria quando o setor lida com um volume de processos grande o suficiente para que rolar a tabela padrão vire fricção real, ou quando perfis diferentes dentro do mesmo setor (quem triagem, quem analisa, quem só acompanha prazo) precisam de recortes de coluna diferentes para o mesmo conjunto de processos.

Não vale a pena investir tempo nisso quando o volume diário é pequeno o bastante para que a tabela Padrão já resolva, ou quando a equipe muda de tipo de processo com tanta frequência que manter várias visualizações personalizadas atualizadas dá mais trabalho do que economiza. Criar e editar visualizações depende da permissão edit:table:config — nem todo usuário tem esse controle liberado, o que é intencional: evita que a fila de trabalho do setor mude de cara sem coordenação.

FAQ sobre visualizações personalizadas

Qualquer servidor pode criar uma visualização personalizada?

Não. A criação e a edição de visualizações dependem da permissão edit:table:config. Sem ela, o usuário continua usando a visualização Padrão ou uma das visualizações já criadas por quem tem esse acesso.

Uma visualização criada por um servidor fica só para ele?

Não. Visualizações personalizadas ficam disponíveis no seletor para todos os usuários da mesma cidade. O que é individual é qual visualização cada pessoa deixa fixada como ativa ao entrar no sistema.

É possível buscar por data ou por valor numérico dentro de uma coluna específica?

Ainda não. A busca por coluna hoje cobre campos de texto e de status. Campos de data e de número não são pesquisáveis por esse mecanismo específico no momento.

A visualização Padrão pode ser apagada ou renomeada?

Não. A visualização Padrão é fixa, mostra todas as colunas do sistema e serve como referência neutra — ela não pode ser editada nem excluída, diferente das visualizações personalizadas.

Conheça o Aprova

Ver a fila de processos do jeito que cada setor realmente trabalha é um dos ajustes mais simples que reduzem tempo perdido na rotina de protocolo. Isso se conecta ao que já foi discutido em como rastrear, num processo conjunto, quem já respondeu e quem está pendente entre secretarias e aos sinais de que faltam indicadores automáticos de processos na gestão do dia a dia.

Para ver como o processo eletrônico da sua prefeitura, câmara ou órgão público pode ser configurado com visualizações próprias por setor, agende uma demonstração da Aprova.