Como estruturar a pesquisa de preços de fornecedores antes do ETP

Estruturar a pesquisa de preços de fornecedores antes do ETP significa reunir, documentar e comparar valores de mercado a partir de mais de uma fonte aceita pela legislação, antes de estimar o valor da contratação e de dar início ao Estudo Técnico Preliminar. Não é anotar o primeiro preço encontrado num site de varejo ou copiar a proposta de um único fornecedor conhecido: é montar um conjunto de referências, com data, origem e justificativa registradas, capaz de sustentar o valor estimado diante de qualquer auditoria.

Este guia cobre o que caracteriza essa etapa, por que ela costuma ser resolvida de forma improvisada mesmo quando o órgão já tem um sistema de compras digital, o passo a passo para estruturá-la, o que o art. 23 da Lei nº 14.133/2021 exige sobre as fontes aceitas e os indicadores que mostram se a pesquisa está de fato sustentando o valor estimado da contratação.

O que é a pesquisa de preços na fase de planejamento da contratação

A pesquisa de preços é o levantamento de valores praticados pelo mercado para o objeto descrito no DFD, feito antes ou durante a elaboração do ETP, com o objetivo de compor o valor estimado da contratação. Ela não substitui o ETP: é um dos insumos que o estudo usa para demonstrar que a solução escolhida tem preço compatível com o mercado, e não um valor arbitrado internamente pelo setor requisitante ou pelo setor de compras.

Por que estruturar a pesquisa de preços importa

Quando a pesquisa de preços não tem uma rotina definida, cada servidor resolve o problema à sua maneira: um copia o valor de uma cotação antiga do mesmo fornecedor, outro pesquisa um preço num site de varejo sem registrar data nem origem, um terceiro liga para o fornecedor de sempre e anota o valor verbalmente informado. Nenhuma dessas práticas, isoladamente, é ilegal — o problema aparece quando o processo chega à auditoria e a única fonte documentada é uma cotação sem data, sem justificativa de escolha do fornecedor e sem qualquer registro de onde o preço veio.

O risco não é só formal. Uma pesquisa mal estruturada tende a distorcer o valor da contratação para os dois lados: superestimar abre margem para questionamento de sobrepreço; subestimar pode levar a um valor inexequível, que nenhum fornecedor sério honra na fase de disputa. Estruturar a pesquisa desde o início — com mais de uma fonte, registro de data e critério de descarte de valores fora da curva — é o que evita que esse problema apareça só quando já não há mais tempo hábil para corrigir.

Passo a passo para estruturar a pesquisa de preços

1. Defina o objeto de forma neutra antes de pesquisar

Descreva as especificações técnicas mínimas necessárias, sem referenciar marca, modelo específico ou fornecedor de preferência. Uma especificação direcionada compromete a isonomia da pesquisa antes mesmo de ela começar.

2. Combine mais de uma fonte de preço

Não feche a estimativa com uma única fonte. Combine, quando disponível, contratações similares de outros entes públicos, painéis de preços oficiais, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo e cotação direta com fornecedores.

3. Registre data, hora e origem de cada preço coletado

Todo valor incluído na pesquisa precisa vir acompanhado de quando foi coletado e de onde. Um preço de site de varejo sem data de acesso registrada não sustenta a estimativa diante de uma auditoria, mesmo que o valor em si esteja correto.

4. Solicite cotação formal quando a pesquisa direta for necessária

Quando a fonte escolhida for a pesquisa direta com fornecedores, formalize a solicitação por escrito a pelo menos três fornecedores e registre a justificativa da escolha de cada um — sobretudo quando o mercado local for pequeno e a lista de fornecedores disponíveis, curta.

5. Aplique o critério de saneamento antes de calcular o valor estimado

Descarte valores manifestamente fora da curva — muito abaixo, que sugerem preço inexequível, ou muito acima, que sugerem sobrepreço — antes de calcular a mediana ou a média que vai compor o valor estimado da contratação.

6. Anexe a pesquisa consolidada ao processo antes de seguir para o ETP

A pesquisa de preços deveria ficar disponível, com todas as fontes documentadas, no mesmo processo em que o ETP é elaborado, não numa planilha paralela que só existe na máquina de quem fez a pesquisa.

7. Revise a pesquisa se o processo ficar parado por muito tempo

Um valor estimado coletado seis meses ou mais antes da publicação do edital corre o risco de já não refletir o mercado. Reavalie a pesquisa quando o intervalo entre a coleta e a publicação for longo.

O que a legislação exige

O art. 23 da Lei nº 14.133/2021 estabelece que o valor previamente estimado da contratação deve ser compatível com os valores praticados pelo mercado. O §1º do mesmo artigo lista as fontes aceitas para essa estimativa, entre elas a composição de custos unitários (inciso I), sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo — desde que contenham a data e a hora de acesso (inciso III) — e a pesquisa direta com no mínimo três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, com justificativa da escolha desses fornecedores e afastando preços com sobrepreço ou inexequíveis (inciso IV). A norma não impõe uma fonte única: o que ela exige é que a fonte usada seja documentada e compatível com o critério legal correspondente. Confira o texto completo da Lei nº 14.133/2021.

Como o Aprova resolve isso

• O formulário de pesquisa de preços é configurado no Estúdio, o editor no-code do Aprova, sem depender de chamado de TI para ajustar campo, ordem ou obrigatoriedade.
• O histórico de quem registrou cada cotação, com que fonte e em que data, fica disponível na aba de despachos do processo, sustentando a rastreabilidade cobrada em auditoria.
• O ETP pode ser gerado com apoio de IA a partir dos preços já registrados na pesquisa, sem que o servidor precise redigitar os valores num documento separado.
• A pesquisa fica no mesmo processo que depois é vinculado ao Plano de Contratações Anual, sem exigir consulta a um sistema paralelo para reconstruir de onde veio cada preço.

Indicadores para medir a pesquisa de preços

• Número médio de fontes distintas registradas por pesquisa.
• Percentual de processos com pesquisa de preços anexada e datada antes da abertura do ETP.
• Tempo médio entre a coleta do preço e a publicação do edital.
• Percentual de contratações homologadas com valor final acima do estimado, indicando estimativa subestimada.
• Número de pesquisas questionadas em auditoria por ausência de fonte documentada.

FAQ sobre pesquisa de preços

Posso lançar no sistema um preço que encontrei num site de varejo comum?

Sim, desde que registre a data e a hora do acesso — é o que o art. 23, §1º, inciso III, da Lei nº 14.133/2021 exige para aceitar sítios eletrônicos de domínio amplo como fonte válida.

É obrigatório pesquisar com no mínimo três fornecedores?

Só quando a fonte escolhida for a pesquisa direta com fornecedores (inciso IV). Se o valor for composto por outras fontes aceitas, como contratações similares de outros entes públicos ou sítios especializados, a exigência de três cotações formais não se aplica da mesma forma.

A pesquisa de preços substitui o ETP?

Não. A pesquisa alimenta o valor estimado que entra no ETP, mas o estudo técnico preliminar avalia outros elementos, como a viabilidade da solução e o alinhamento ao planejamento do órgão. Veja mais em o que é o ETP.

O sistema busca o preço automaticamente em sites externos?

Ainda não de forma automática. O servidor registra o valor coletado, com a fonte e a data, dentro do formulário estruturado — o registro documentado é o que a auditoria exige, independentemente de a coleta ser manual ou assistida.

Quem deve aprovar a pesquisa de preços antes de seguir para o ETP?

Normalmente o setor de compras ou planejamento, conforme o regimento interno de cada órgão — a mesma equipe responsável por conferir se o DFD está vinculado ao Plano de Contratações Anual antes de a contratação avançar.

Conclusão

Uma pesquisa de preços estruturada não é burocracia adicional: é o que transforma um valor estimado em algo defensável diante de qualquer auditoria, sem depender da memória de quem fez a cotação seis meses atrás. Combinar mais de uma fonte, registrar data e origem de cada preço e manter tudo no mesmo processo que alimenta o ETP é o que evita que essa etapa vire o ponto fraco de uma contratação bem planejada em todo o resto. Para ver como isso funciona dentro do fluxo de compras da sua instituição, conheça a solução de compras e licitações da Aprova ou agende uma demonstração.