Gestão
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10/12/2025
Custos administrativos: como gastar menos em 5 passos práticos
Custos administrativos pesam no orçamento público. Veja 5 passos práticos para reduzir despesas sem comprometer a eficiência da gestão.
O que são custos administrativos
Custos administrativos são os gastos relacionados à estrutura e ao funcionamento das atividades internas de uma organização — como energia, materiais de escritório, manutenção predial, sistemas, capacitações e salários da equipe técnica e administrativa.
No setor público, esses custos representam as despesas necessárias para que as secretarias e órgãos executem suas funções de suporte, como gestão de pessoas, finanças, planejamento, licitação e controle interno.
Em resumo: enquanto as áreas finalísticas cuidam da entrega de políticas públicas, os custos administrativos garantem que a máquina pública funcione.
O problema é que, quando não há controle ou digitalização, esses gastos crescem silenciosamente — consumindo recursos que poderiam ser aplicados em saúde, educação ou infraestrutura.
Por que controlar custos administrativos é essencial
Controlar custos administrativos é muito mais do que economizar — é garantir que o dinheiro público seja usado de forma eficiente e transparente.
Quando a prefeitura tem clareza sobre onde e como gasta, ela consegue planejar melhor, evitar desperdícios e aumentar a capacidade de investimento.
Esses custos afetam diretamente a execução orçamentária e a qualidade dos serviços públicos. Gastos desnecessários com papel, transporte de documentos e retrabalho em análises manuais, por exemplo, somam milhões por ano e comprometem a produtividade das equipes.
A Lei nº 4.320/1964 e a Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101/2000) reforçam a necessidade de planejamento e controle, determinando que nenhum gasto público seja realizado sem dotação orçamentária e comprovação de necessidade.
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Diagnóstico: identifique onde estão os maiores gastos
Antes de cortar custos, é preciso saber onde eles realmente estão. O diagnóstico é o primeiro passo para uma gestão eficiente. Comece mapeando as principais despesas administrativas, diretas e indiretas:
Impressões, papel, transporte e arquivamento físico de processos;
Tempo de servidores em tarefas repetitivas e manuais;
Manutenção de sistemas e estruturas fragmentadas;
Gastos com deslocamentos internos e externos;
Custos com falhas ou retrabalho em análises.
Ferramentas digitais permitem mensurar indicadores como custo por processo e tempo médio de tramitação, gerando uma base real para tomada de decisão.
Segundo o Governo Federal, um processo físico pode custar até R$ 44,00 em insumos, transporte e tempo de trabalho. Já o processo digital reduz esse valor a R$ 1,20 — com rastreabilidade, segurança e agilidade.
5 passos para gastar menos com custos administrativos
1. Automatize processos
A digitalização é o maior catalisador de economia. Eliminar papel, impressoras, deslocamentos e armários físicos reduz despesas imediatas e libera espaço público.
💡 Em apenas 3 anos, a cidade de Florianópolis economizou quase 23 mil de horas de trabalho dos servidores com a automatização de processos e o uso da inteligência artificial da Aprova na análise de documentos e tramitações.
A tecnologia passou a realizar verificações automáticas e cruzamentos de informações que antes exigiam horas manuais de conferência, liberando tempo da equipe para atividades estratégicas e análises mais complexas.
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2. Centralize informações entre secretarias
Sistemas integrados evitam duplicidade de dados e garantem que as informações circulem em tempo real entre departamentos. Além de reduzir retrabalho, a integração aumenta a transparência e a capacidade de fiscalização.
A Lei nº 14.129/2021 (Lei do Governo Digital) determina que os sistemas públicos sejam interoperáveis — ou seja, que conversem entre si para garantir eficiência e segurança da informação.
💡 Em Lagoa Santa (MG), todos os serviços da prefeitura foram unificados em uma única plataforma: o portal de serviços da Aprova.
Hoje, os cidadãos acessam tudo de um só lugar — desde licenças e certidões até protocolos e consultas — enquanto as secretarias se comunicam internamente de forma totalmente digital.
O resultado é uma gestão integrada, com fluxos automatizados e comunicação segura entre os setores.
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3. Use dados para planejar e prever despesas
A gestão baseada em dados permite identificar padrões de gasto e prever onde será possível economizar.
Relatórios e dashboards geram visões detalhadas por secretaria, tipo de processo e etapa de tramitação.
Com essa análise, a prefeitura pode revisar contratos, renegociar serviços e eliminar gargalos orçamentários.
A decisão deixa de ser intuitiva e passa a ser estratégica.
💡 As prefeituras atendidas pela Aprova contam com um painel de resultados completo, onde é possível acompanhar indicadores como volume de processos, tempo médio de tramitação, índices de aprovação, desempenho por secretaria e até projeções de economia.
Esses relatórios permitem identificar gargalos, comparar desempenhos e visualizar a evolução da gestão em tempo real, fortalecendo o planejamento financeiro e a eficiência operacional.
4. Renegocie contratos e otimize despesas fixas
Telefones, energia, transporte e manutenção são áreas com alto potencial de economia. Pequenas reduções em cada uma dessas frentes representam ganhos expressivos ao longo do exercício financeiro.
Negociar valores de licenças, reduzir impressões e consolidar contratos de serviços recorrentes são medidas simples que geram impacto direto no orçamento.
💡 Diversas cidades que utilizam a Aprova revisaram contratos de impressão, transporte de documentos e manutenção predial após digitalizar os fluxos internos. A eliminação do papel físico e do transporte de processos entre secretarias reduziu custos fixos mensais e simplificou a gestão orçamentária.
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5. Invista em cultura de eficiência
De nada adianta tecnologia sem pessoas engajadas. Promover treinamentos, metas de desempenho e incentivo à inovação cria uma cultura de economia consciente.
A ideia é fazer mais com menos — sem sobrecarregar equipes, mas otimizando o tempo de todos.
Cada minuto economizado em uma tarefa administrativa é um minuto a mais dedicado ao cidadão.
💡 Prefeituras que implantaram programas internos de capacitação sobre o uso da Aprova registraram maior adesão dos servidores e mais rapidez nas análises.
A mudança cultural — apoiada em metas e resultados concretos — consolidou a eficiência como valor institucional, transformando a economia de recursos em rotina sustentável.
Como medir o impacto da redução de custos administrativos
A mensuração deve ser feita com base em indicadores de eficiência:
Redução de tempo médio por processo;
Economia anual com materiais e deslocamentos;
Custos administrativos antes e depois da digitalização;
Percentual do orçamento liberado para investimentos;
Satisfação interna dos servidores.
Além de fortalecer a transparência, publicar esses resultados mostra à população o retorno dos investimentos em gestão moderna.
Economizar para ser mais eficiente
É o caso da Prefeitura de Patos de Minas, no Alto Paranaíba. Quando assumiu o município em 2020, o prefeito Luiz Eduardo Falcão ampliou o processo de modernização.
Há cinco anos, a prefeitura utiliza a Aprova, que automatizou mais de 60 tipos de serviços em todas as áreas da gestão municipal.
Nesse período, o município alcançou resultados expressivos de eficiência e economia:
💰 R$ 61.471.887,45 economizados dos cofres públicos;
🗂️ 309.885 processos criados diretamente em formato digital;
⏱️ 413.180 horas de trabalho liberadas aos servidores com automação;
📄 61.977.000 folhas de papel deixaram de ser impressas;
🌳 6.198 árvores preservadas;
🗄️ 4.958 m² de espaço liberados com a eliminação de arquivos físicos;
🌫️ 464.828 kg de CO₂ deixaram de ser emitidos;
👥 206.590 horas economizadas pelos cidadãos com a eliminação de deslocamentos;
💧 619.770.000 litros de água economizados.
Esses números mostram que a digitalização vai muito além da eficiência administrativa — ela gera impacto ambiental, social e econômico.
“A Prefeitura precisa fazer o máximo com o mínimo em tudo que puder. Não é economizar para dizer que gastou menos, mas para investir naquilo que a população mais espera — saúde, educação e infraestrutura”, ressalta o prefeito Luiz Eduardo Falcão.
Conclusão
Reduzir custos administrativos é um desafio de gestão — mas também uma oportunidade de transformação. Não se trata apenas de cortar gastos, e sim de repensar fluxos, eliminar desperdícios e valorizar a eficiência.
Gestores que colocam a eficiência administrativa como prioridade constroem governos mais sustentáveis, transparentes e preparados para o futuro.
Fontes oficiais
FAQ — Perguntas frequentes sobre custos administrativos
1. O que são custos administrativos?
São os gastos necessários para manter a estrutura de funcionamento de uma organização, como pessoal, materiais e sistemas.
2. Quais são exemplos de custos administrativos na gestão pública?
Energia, papel, transporte de documentos, manutenção predial, equipamentos e horas de servidores em tarefas internas.
3. Qual a diferença entre custos administrativos e operacionais?
Os administrativos sustentam a estrutura da gestão; os operacionais estão ligados diretamente à execução de políticas públicas.
4. Como calcular os custos administrativos de uma prefeitura?
Somando todas as despesas das áreas-meio, como RH, finanças e planejamento, e dividindo por indicadores como número de processos ou servidores.
5. Como reduzir custos administrativos sem prejudicar a qualidade dos serviços?
Digitalizando processos, integrando sistemas e promovendo uma cultura de eficiência.
6. Quais tecnologias ajudam a reduzir custos administrativos?
Plataformas de gestão digital, automação de fluxos, assinatura eletrônica e integração entre secretarias.
7. O que é eficiência administrativa?
É a capacidade de produzir mais resultados com menos recursos, mantendo a qualidade e o controle.
8. Como comprovar a redução de custos administrativos?
Por meio de indicadores de economia, relatórios financeiros e comparativos entre períodos, publicados em portais de transparência.
