O que muda ao usar etiquetas de processo no Aprova

Etiquetas de processo no Aprova são marcadores configuráveis, criados pelo administrador do sistema, que qualquer servidor pode aplicar a um processo para sinalizar uma característica que atravessa tipos e secretarias diferentes — um convênio específico, uma prioridade de gestão, um lote de uma mesma obra — sem depender do campo de assunto nem de criar um novo tipo de processo só para isso. A etiqueta fica visível no topo do processo individual e também na coluna da aba geral de processos, o que permite localizar e agrupar processos de forma transversal ao organograma, e não apenas dentro do fluxo de uma única secretaria.

Por que etiqueta é diferente de pasta ou categoria manual

Uma pasta física, uma cópia impressa numa gaveta separada ou até uma planilha paralela de acompanhamento resolvem o mesmo problema de um jeito frágil: exigem que alguém lembre de atualizar a lista toda vez que um processo muda de status, e essa lista para de existir no momento em que a pessoa que a mantém sai de férias, muda de setor ou esquece de atualizar. Uma categoria fixa do sistema — o tipo do processo, a secretaria de origem — também não resolve, porque ela é definida uma vez na criação e não acompanha uma característica que só aparece depois, como “faz parte do convênio X” ou “prioridade da gestão neste trimestre”.

A etiqueta resolve isso porque não é uma propriedade fixa do tipo de processo: é aplicada e removida a qualquer momento, por qualquer processo, independentemente de qual formulário ele usa ou de qual secretaria o abriu. Um alvará de obras, uma solicitação de compras e um memorando interno podem carregar a mesma etiqueta se todos fizerem parte da mesma obra ou do mesmo programa, mesmo sendo três tipos de processo completamente diferentes entre si.

O que muda na prática

Sem etiqueta, encontrar “todos os processos ligados a essa obra” ou “tudo que entra nesse convênio” depende de pesquisa manual por palavra no assunto — que só funciona se todo mundo escreveu o assunto do mesmo jeito — ou de uma lista externa ao sistema, mantida à parte e sempre desatualizada em relação à realidade da tramitação.

Com etiqueta configurada:

• O administrador cria a etiqueta uma única vez, com o nome e a cor que fizerem sentido para a gestão, sem depender de desenvolvimento ou de abrir chamado técnico.
• Qualquer servidor com acesso ao processo pode vincular ou remover uma etiqueta durante a análise, sem sair da tela em que já está trabalhando.
• A etiqueta aparece no topo do processo individual, visível para quem abre o protocolo, e também como coluna na aba geral de processos, o que permite agrupar visualmente processos de tipos e secretarias diferentes numa mesma tela.
• Combinada com a busca avançada de processos, a etiqueta vira um critério de filtro — encontrar tudo que está marcado com determinada etiqueta, independentemente de protocolo, tipo ou setor responsável.

Quando usar etiquetas — e quando não usar

Etiqueta faz sentido para uma característica temporária ou transversal que o desenho do formulário não previu desde o início: um convênio com prazo determinado, uma prioridade definida pela gestão para um período, um agrupamento de processos que pertencem à mesma obra ou ao mesmo evento. É o tipo de marcação que pode deixar de fazer sentido daqui a alguns meses, sem que isso signifique redesenhar o processo.

Não faz sentido usar etiqueta para substituir um campo que já deveria existir no formulário — se toda solicitação de um tipo específico sempre precisa informar a mesma informação estruturada, o lugar certo é um campo do formulário, não uma etiqueta aplicada manualmente processo a processo. Etiqueta é para o que varia; campo obrigatório é para o que é sempre igual naquele tipo de processo.

FAQ sobre etiquetas de processo

Qualquer servidor pode criar uma etiqueta nova?

Não. A criação da etiqueta é uma ação de administrador do sistema. Depois de criada, qualquer servidor com acesso ao processo pode aplicá-la ou removê-la, conforme o nível de permissão configurado para aquele tipo de ação.

Uma etiqueta pode ser removida sem apagar o histórico do processo?

Sim. Vincular ou remover uma etiqueta não altera o conteúdo nem o histórico de tramitação do processo — é uma marcação de organização, separada do mérito e do andamento processual.

É possível aplicar mais de uma etiqueta ao mesmo processo?

Sim, um processo pode acumular mais de uma etiqueta simultaneamente, quando mais de uma característica transversal se aplica a ele ao mesmo tempo.

Etiqueta substitui o tipo do processo ou a secretaria responsável?

Não. Tipo de processo e secretaria responsável definem o fluxo e o formulário que o processo segue. A etiqueta é um marcador adicional, aplicado por cima dessa estrutura, para agrupar processos que a estrutura fixa do sistema não conecta sozinha.

Conheça o Aprova

Quer ver como etiquetas de processo ajudam a organizar a tramitação da sua prefeitura, câmara municipal ou órgão público sem depender de planilha paralela? Agende uma demonstração da Aprova.