A gestão eficiente de um município é essencial para garantir a qualidade de vida dos cidadãos e promover o desenvolvimento sustentável.

No entanto, muitos municípios enfrentam desafios significativos relacionados à ineficiência, falta de transparência e baixa qualidade dos serviços públicos.

É aqui que entra em cena o sistema de gestão pública, uma ferramenta indispensável para potencializar os princípios de uma boa administração.

Segundo o Relatório de Desenvolvimento Humano 2020, elaborado pelo Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD), muitos países, incluindo o Brasil, enfrentam problemas na gestão pública que afetam diretamente a vida dos cidadãos.

Neste artigo, você vai aprender o que é um sistema de gestão pública, como ele funciona e como escolher o melhor para a sua prefeitura. Também abordaremos os benefícios, desafios e tendências dessa ferramenta crucial para a transformação digital na gestão pública.

O que é um sistema de gestão pública?

Um sistema de gestão pública é uma plataforma tecnológica que integra pessoas, processos e tecnologias para auxiliar na administração de uma cidade. Seu objetivo é melhorar a eficiência, a transparência e a qualidade dos serviços públicos oferecidos aos cidadãos.

Veja o depoimento do prefeito de Cascavel, Leonaldo Paranhos, sobre a importância de um sistema na gestão pública:

Definição e conceito

O sistema de gestão pública envolve três pilares fundamentais da transformação digital: planejamento, execução e monitoramento das atividades e resultados da gestão pública. Ele promove a integração, a comunicação e a participação dos diversos atores envolvidos, como gestores, servidores, cidadãos, fornecedores e parceiros.

Importância da tecnologia na gestão pública

A tecnologia é um componente vital na modernização da gestão pública. Com um sistema de gestão pública, é possível automatizar processos, reduzir a burocracia, aumentar a transparência e melhorar a qualidade dos serviços prestados.

Além disso, a tecnologia facilita a tomada de decisões baseada em dados, permitindo uma administração mais eficaz e responsiva às necessidades da população.

Aplicações de um sistema de gestão pública

Um sistema de gestão pública abrange diversas áreas e funções da administração municipal. Entre as principais funcionalidades, destacam-se:

• Gestão estratégica: define os objetivos, as metas, as estratégias e os indicadores da gestão pública, alinhados à missão, à visão e aos valores da instituição pública.

• Gestão de pessoas: gerencia os recursos humanos da gestão pública, incluindo o recrutamento, a seleção, a capacitação, a avaliação, a remuneração, o desenvolvimento e a motivação dos servidores públicos.

• Gestão financeira: controla os recursos financeiros da gestão pública, incluindo o orçamento, a receita, a despesa, a contabilidade, a auditoria, a prestação de contas e a transparência fiscal.

• Gestão de compras: administra os processos de aquisição de bens e serviços pela gestão pública, incluindo o planejamento, a licitação, a contratação, o pagamento, a fiscalização e a gestão de contratos.

• Gestão de projetos: coordena os projetos da gestão pública, incluindo o escopo, o cronograma, o custo, a qualidade, os riscos, as partes interessadas e as entregas.

• Gestão de processos: mapeia, modela, analisa, melhora e monitora os processos da gestão pública, buscando otimizar o fluxo de trabalho, eliminar desperdícios, reduzir custos e aumentar a produtividade.

• Gestão de informações: coleta, armazena, processa, analisa e dissemina as informações da gestão pública, buscando apoiar a tomada de decisão, a geração de conhecimento e a prestação de serviços.

• Gestão de tecnologia: provê os recursos tecnológicos da gestão pública, incluindo os sistemas, as redes, os equipamentos, os softwares, os aplicativos, os dispositivos e a segurança da informação.

• Gestão de serviços: entrega os serviços públicos aos cidadãos, incluindo o atendimento, a solicitação, a execução, a satisfação e a avaliação.

Um sistema de gestão pública pode ser implementado de forma integrada ou modular, dependendo das necessidades e das características de cada instituição pública. Uma das vantagens é poder ampliar o uso do sistema para outros setores de forma gradativa.

Quais os benefícios de um sistema de gestão pública?

São vários os benefícios proporcionados pelo sistema de gestão pública. Veja a seguir as 6 principais vantagens em investir na tecnologia:

Desburocratização do atendimento ao cidadão

O sistema permite que os cidadãos solicitem e acompanhem os serviços públicos de forma online, sem a necessidade de se deslocar até os órgãos públicos, preencher formulários impressos, apresentar documentos físicos ou enfrentar filas e demoras.

Autonomia para diferentes setores da administração

Possibilita que os gestores e os servidores públicos tenham acesso e controle sobre os dados e os processos da sua área de atuação, podendo gerenciar, monitorar, analisar e melhorar o fluxo de trabalho, a produtividade, a qualidade e a eficiência dos serviços públicos.

Melhor comunicação entre Governo e população

Facilita a comunicação entre os órgãos públicos e os cidadãos, por meio de canais digitais como e-mail, SMS, chat bot, entre outros, que permitem enviar notificações, alertas, lembretes, confirmações, feedbacks, avaliações, sugestões, reclamações, elogios, entre outros.

Mais transparência nos processos

A tecnologia garante a transparência e a rastreabilidade dos processos e dos serviços públicos, permitindo que os cidadãos e os órgãos de controle possam consultar, acompanhar e fiscalizar as etapas, os prazos, os responsáveis, os documentos, os pareceres, as decisões, os resultados, os custos, os recursos, entre outros.

Redução de Custos Operacionais

Um software de gestão pública reduz os custos operacionais da gestão pública, como os gastos com papel, tinta, impressão, cópia, armazenamento, transporte, manutenção, entre outros, além de economizar tempo e recursos humanos, que podem ser direcionados para outras atividades mais estratégicas e relevantes.

Padronização de processos e atendimento

Com o sistema de gestão pública é possível padronizar os processos e o atendimento da gestão pública, seguindo as normas e os padrões estabelecidos pela legislação, pela regulamentação, pela política, pela estratégia, pela qualidade, entre outros, evitando erros, inconsistências, divergências, conflitos e fraudes.

Como escolher o melhor sistema de gestão pública

Se você é um gestor ou servidor público, sabe que essa é uma decisão importante, que pode trazer muitos benefícios, mas também muitos desafios. Então, o que considerar na hora de escolher e implementar um sistema de gestão pública?

O primeiro passo para escolher um sistema de gestão pública é definir as necessidades e os objetivos do seu município.

• Você deve analisar o contexto, identificar as demandas, as oportunidades, as prioridades, as expectativas e os benefícios esperados com a implantação de um sistema de gestão pública.

O segundo passo é pesquisar e comparar as opções de sistemas de gestão pública disponíveis no mercado, levando em conta as características, as funcionalidades, os depoimentos, as avaliações.

• Visite uma prefeitura que já utiliza o sistema do seu interesse para saber os resultados que já obtiveram com a tecnologia e se ela será a opção mais adequada para a sua realidade.

O terceiro passo é solicitar uma demonstração ou um teste do sistema de gestão pública que você escolheu, para verificar na prática como ele funciona.

• Este é um item essencial. No momento da demonstração é que você conseguirá ver se realmente o sistema se adapta às suas necessidades, como ele se integra aos seus processos, como ele se comunica com os seus usuários, como ele gera os seus relatórios, como ele atende aos seus requisitos técnicos e legais, entre outros aspectos que podem confirmar ou não a sua escolha.

Esses são os principais passos para escolher um sistema de gestão pública, mas não são os únicos. Você também deve considerar outros fatores, como:

Custo-Benefício

É fundamental analisar o custo-benefício do sistema, considerando tanto o investimento inicial quanto os custos de manutenção e operação. Avalie se os benefícios proporcionados pelo sistema justificam os custos envolvidos.

Segurança

A segurança dos dados é uma preocupação crucial na gestão pública. Certifique-se de que o sistema escolhido oferece mecanismos robustos de proteção de dados, incluindo criptografia, controle de acesso e backups regulares.

Usabilidade

O sistema deve ser intuitivo e fácil de usar para todos os usuários, desde gestores até servidores públicos. Uma interface amigável facilita a adoção e maximiza a eficiência operacional.

Atualização, Manutenção e Customização

Verifique se o fornecedor oferece atualizações regulares, suporte técnico eficiente e a possibilidade de customização do sistema para atender às especificidades do seu município.

Suporte e Treinamento

Um bom suporte técnico e treinamento adequado são essenciais para garantir que os usuários saibam como utilizar todas as funcionalidades do sistema e possam resolver eventuais problemas rapidamente.

Capacidade de Integração

O sistema deve ser capaz de se integrar com outras plataformas e sistemas já utilizados pela administração municipal, garantindo um fluxo de informações eficiente e evitando redundâncias.

Resultados da transformação pelo Brasil

Você já viu como um sistema de gestão pública pode trazer muitos benefícios para a administração e a organização dos recursos e serviços públicos, além de contribuir para o desenvolvimento das cidades e da sociedade.

Mas você quer ver na prática como isso funciona? Então confira alguns cases de sucesso de cidades que implantaram o sistema de gestão pública e alcançaram resultados incríveis, que não seriam possíveis sem a tecnologia. Veja:

Mogi das Cruzes (SP)

Desafio: A cidade sofria com a demora nos processos de requerimentos na Secretaria de Planejamento e Urbanismo, que prejudicava o atendimento ao cidadão e a eficiência da gestão pública.

Serviços como a aprovação de loteamento e de projetos podiam levar um ano até a conclusão, gerando insatisfação e perda de oportunidades.

Solução: Para resolver o problema Mogi digitalizou 42 tipos de requerimentos, eliminou o uso de papel, agilizou o fluxo de trabalho, integrou os setores envolvidos, garantindo a transparência e a segurança dos processos.

Resultado: Os serviços que demoravam um ano, passaram a ser resolvidos em 60 dias. A aprovação de projetos, que era uma demanda crítica, ficou 80% mais rápida, sendo concluída entre 10 e 15 dias. A cidade melhorou o atendimento ao cidadão, o trabalho dos servidores, além de economizar tempo, recursos e papel.

Varginha (MG)

Desafio: A cidade mineira enfrentava dificuldades nos processos de aprovação de projetos de construção, que envolviam muitos servidores de diferentes setores, gerando atrasos, erros, retrabalhos e custos. O cidadão esperava quatro meses para aprovar um projeto, que dependia de 11 servidores de diferentes setores.

Solução: a tecnologia foi a solução escolhida para resolver a demanda em Varginha. A prefeitura automatizou os processos de aprovação de projetos de construção, reduzindo o tempo e o trabalho envolvidos. O sistema permitiu que os processos sejam analisados e aprovados por apenas um servidor, de forma online, padronizada e integrada.

Resultado: desde então mais de 80% dos pedidos são resolvidos em menos de um mês, e o número de servidores envolvidos foi reduzido de 11 para apenas um que consegue dar vazão a todos os projetos. Com um dos principais gargalos resolvidos na Secretaria de Planejamento Urbano - a lentidão e a demora na análise - os servidores puderam focar na atualização do cadastro imobiliário, demanda que estava parada há anos devido a alta demanda de trabalho.

Itajaí (SC)

Desafio: Cidade com maior PIB de Santa Catarina, de acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), moradores e investidores de Itajaí enfrentavam a complexidade dos processos de abertura de empresas. Os alvarás de funcionamento para abertura de empresas chegavam a demorar 60 dias para serem analisados.

Solução: a Aprova automatizou os processos de abertura e baixa de empresas e integrou o atendimento com o sistema tributário para dar mais agilidade aos empresários. O sistema permitiu que os alvarás de funcionamento para abertura de empresas sejam emitidos em até 24 horas.

Resultado: a celeridade dos processos tramitados de forma 100% digital R$ 3,4 bilhões em 2020, quase o dobro do que em 2019. A cidade possui 57.426 empresas ativas, sendo que 14.017 foram abertas após a implantação da tecnologia. A cidade atraiu mais empreendedores e investidores, que geraram mais emprego e renda para a população.

Acompanhando Mogi das Cruzes, Varginha e Itajaí, mais de 100 cidades do Brasil conquistaram resultados inéditos ao escolherem a Aprova como sistema de gestão pública para melhorar os serviços.

Ao todo são mais de R$ 50 milhões economizados por ano, mais de 40 mil processos por mês tramitados de forma digital, mais de 350 mil toneladas de papel economizados em 6 anos.

São cidades que reduziram em até 90% o tempo de liberação dos processos em prefeituras impactando a vida de 21 milhões de cidadãos que podem utilizar os serviços oferecidos na plataforma.

Transforme a sua gestão

O sistema de gestão pública é uma ferramenta essencial para modernizar a administração municipal, melhorando a eficiência, a transparência e a qualidade dos serviços públicos.

Ao adotar essa tecnologia, os municípios podem enfrentar os desafios da gestão pública de forma mais eficaz, promovendo o desenvolvimento sustentável e a melhoria da qualidade de vida dos cidadãos.

Se você deseja implementar um sistema de gestão pública em sua prefeitura e transformar a administração municipal, entre em contato com a Aprova. Clique aqui para conversar com um especialista e solicitar uma demonstração gratuita.