Como configurar trâmite concomitante entre setores no processo de licenciamento

Configurar o trâmite concomitante significa definir, no fluxo do processo eletrônico, quais análises podem acontecer ao mesmo tempo em setores diferentes, qual é o prazo e o responsável de cada tarefa, e em que condição o processo avança para a etapa seguinte. Em vez de a prefeitura enviar o processo de uma secretaria para outra em fila, o sistema dispara as tarefas independentes em paralelo e só consolida o resultado quando todas terminam.

Este guia cobre quando o trâmite concomitante se aplica, o passo a passo para configurá-lo, o respaldo normativo e os indicadores que mostram se a mudança está reduzindo o tempo total do processo.

O que é trâmite concomitante

Trâmite concomitante é o modelo em que o processo dispara atividades para vários setores simultaneamente, cada um com sua tarefa e seu status dentro do mesmo processo. O oposto é o trâmite linear, em que o processo está em um único local por vez. A definição completa está em o que é trâmite concomitante.

Por que o trâmite concomitante importa

No licenciamento de obras, por exemplo, a análise urbanística, a ambiental e a de patrimônio costumam ser independentes entre si. No trâmite linear, o prazo total é a soma dos prazos de cada setor, mais o tempo parado entre uma caixa e outra. No concomitante, o prazo total tende ao do setor mais lento.

Há também um ganho de controle: como cada tarefa tem responsável e prazo próprios, o gestor enxerga qual setor está segurando o processo, em vez de descobrir isso por cobrança informal.

Passo a passo para configurar o trâmite concomitante

1. Mapeie quais análises são realmente independentes

Liste as análises do processo e marque as que não dependem do resultado de outra. A análise de parâmetros urbanísticos, a ambiental e a de patrimônio costumam ser paralelizáveis; o cálculo de taxa, que depende de área aprovada, normalmente não é. Só paralelize o que não gera retrabalho se um setor mudar a decisão do outro.

2. Defina o ponto de disparo

Escolha em que etapa o processo se divide. O disparo pode ocorrer logo após a conferência documental ou após a análise de parâmetros, que indica quais setores precisam ser acionados para aquele caso.

3. Atribua cada tarefa a um setor da estrutura organizacional

Vincule cada atividade a um setor do organograma, não a uma pessoa. A tarefa cai na caixa de entrada do setor e a distribuição interna segue a regra do próprio setor. Isso evita que o processo fique parado por ausência de um servidor específico.

4. Fixe prazo e critério de conclusão por tarefa

Defina quantos dias cada setor tem e o que caracteriza a tarefa como concluída (parecer assinado, despacho, documento emitido). Sem critério objetivo, a tarefa fica “em análise” indefinidamente.

5. Defina a regra de consolidação

Determine quando o processo volta para a etapa seguinte: quando todas as tarefas terminam, ou quando as obrigatórias terminam. Defina também o que acontece se um setor reprovar: o processo é devolvido ao requerente com todas as exigências juntas, em vez de uma exigência por setor, em rodadas sucessivas.

6. Controle o acesso por setor

O setor deve ver e atuar apenas no que lhe cabe. O acesso ao processo vinculado ao nível do setor evita que um analista de uma secretaria altere ou tenha acesso a informações de outra sem necessidade.

7. Teste com um tipo de processo antes de ampliar

Comece por um processo de alto volume e com setores bem definidos, meça o tempo antes e depois, e só então replique o modelo para os demais.

O que a legislação exige

A Lei nº 9.784/1999 prevê, no art. 42, que, quando deva ser obrigatoriamente ouvido um órgão consultivo, o parecer deve ser emitido no prazo máximo de quinze dias, salvo norma especial ou comprovada necessidade de maior prazo. Para a administração federal, essa é a referência legal de prazo para pareceres; estados e municípios devem consultar a norma local de processo administrativo. Em uma sequência linear de vários pareceres, esse prazo se acumula; em paralelo, corre ao mesmo tempo.

A Lei nº 14.129/2021, Lei do Governo Digital, orienta a prestação digital de serviços públicos e a simplificação de procedimentos, o que sustenta a revisão de fluxos que hoje consomem tempo só na passagem de um setor para outro.

Como o Aprova resolve isso

• O processo pode ser configurado como linear (um local por vez) ou concomitante, com atividades disparadas para vários setores ao mesmo tempo.
• A estrutura da prefeitura é replicada no sistema com setores pai e filho, e cada tarefa chega na caixa de entrada do setor responsável.
• O acesso aos processos é vinculado ao nível de setor, o que separa, por exemplo, licenciamento urbanístico e meio ambiente.
• O histórico registra cada movimentação, com data e horário, para auditoria do que cada setor fez e quando.

Para ver como a estrutura de setores se conecta às caixas de entrada, veja como estruturar caixa de entrada por setor a partir do organograma e como configurar a distribuição automática de processos por setor.

Indicadores para medir o trâmite concomitante

• Tempo médio total do processo, antes e depois da paralelização.
• Tempo de cada setor por tarefa, para identificar o gargalo.
• Percentual de tarefas concluídas dentro do prazo definido.
• Número de rodadas de exigência por processo: a consolidação deve reduzi-las.
• Processos parados aguardando consolidação, ou seja, com todas as tarefas concluídas, menos uma.

FAQ sobre trâmite concomitante

Todo processo pode tramitar em paralelo?

Não. Só as análises independentes entre si devem ser paralelizadas. Quando o resultado de um setor altera a análise de outro, a sequência linear continua sendo a escolha correta, sob pena de retrabalho.

O trâmite concomitante substitui o trâmite linear?

Não. Os dois modelos convivem no mesmo sistema, e é possível combinar etapas lineares com um bloco concomitante no meio do fluxo, conforme o tipo de processo.

Como evitar pareceres contraditórios entre setores?

Definindo a regra de consolidação e a etapa em que as exigências são reunidas. Se houver conflito entre pareceres, o fluxo deve prever quem decide, e o histórico do processo registra a decisão.

E se um setor não responder no prazo?

O prazo por tarefa permite identificar o setor em atraso e cobrar pelo próprio sistema. A consequência do atraso, como escalonamento ou prosseguimento sem o parecer, deve estar prevista na norma local antes de ser configurada.

Quem vê o andamento de cada tarefa?

O gestor acompanha o status de todas as tarefas no processo, enquanto cada setor vê e atua no que lhe foi atribuído, conforme o nível de acesso configurado.

Conclusão

O trâmite concomitante não acelera o trabalho de cada setor; elimina o tempo de espera entre eles. O ponto de partida é separar o que é independente do que depende de outra análise, atribuir prazo e responsável por tarefa e definir a regra de consolidação. Para ver como configurar o trâmite linear e o concomitante na sua instituição, agende uma demonstração da Aprova.