Como gerar a íntegra processual e enviar o processo ao SEI

Gerar a íntegra processual e enviar o processo ao SEI significa consolidar, num único arquivo “capa a capa”, tudo o que foi produzido na tramitação — formulário, despachos, pareceres, documentos assinados, com paginação e validação de autenticidade — e entregá-lo ao SEI por integração via API, de modo que o órgão mantenha o repositório oficial no SEI sem refazer a tramitação à mão. A tramitação acontece no sistema de processo eletrônico; o SEI recebe o resultado.

Este guia mostra como estruturar esse fluxo em um órgão público que já usa o SEI como repositório, os cuidados de governança que evitam duplicidade de registro, a base legal aplicável e os indicadores para acompanhar a integração.

O que é a íntegra processual

Íntegra processual é o documento que reúne, em ordem cronológica e paginado, todos os atos de um processo: o requerimento preenchido, os anexos, cada despacho, as análises, os documentos emitidos e as assinaturas, junto com os elementos que permitem verificar sua autenticidade. É o equivalente digital de “folhear o processo do início ao fim”.

Não é um relatório resumido nem uma exportação de tela. Seu valor está em ser completa e autossuficiente: quem recebe o arquivo consegue reconstituir o que aconteceu sem acesso ao sistema onde o processo tramitou.

Por que enviar a íntegra ao SEI importa

Muitos órgãos adotam o SEI como repositório institucional, mas operam serviços ao cidadão — licenciamento, protocolo, tributos — em plataformas especializadas, com formulários, validações e fluxos próprios. Sem integração, o servidor tem duas saídas ruins: redigitar o processo no SEI ao final, ou manter dois acervos paralelos com risco de divergência.

O envio da íntegra elimina essa duplicação. O processo percorre toda a tramitação no sistema que foi desenhado para ela e chega ao SEI já consolidado, preservando o histórico para fins de arquivamento, auditoria e atendimento a órgãos de controle.

Passo a passo para gerar e enviar a íntegra ao SEI

1. Defina quais tipos de processo vão para o SEI

Nem todo processo precisa ir. Liste os assuntos cujo registro oficial deve constar no repositório do SEI — normalmente os que geram ato administrativo final, como licenças, alvarás e decisões — e os que ficam apenas no sistema de origem.

2. Defina o momento do envio

O envio costuma ocorrer no encerramento do processo (deferido, indeferido ou arquivado), quando a íntegra está completa. Enviar no meio da tramitação gera versões parciais e exige reenvio; reserve essa opção para casos em que o SEI precisa acompanhar o andamento.

3. Garanta que os documentos estejam assinados e com visibilidade configurada

A íntegra só é confiável se os documentos que a compõem já estiverem assinados e classificados quanto à visibilidade (interno, externo ou público). Resolva isso antes da integração, e não depois do envio.

4. Configure a integração por API

A integração é parametrizada com o SEI do órgão: credenciais, tipo de processo de destino no SEI e o mapeamento entre o assunto do sistema de origem e o tipo correspondente no SEI. Como cada instalação do SEI é moldada ao órgão, esse mapeamento é definido caso a caso pela equipe de TI junto com o fornecedor.

5. Teste com processos já encerrados

Envie processos reais já concluídos a um ambiente de homologação do SEI e confira se a paginação, as assinaturas e a ordem dos atos chegaram íntegras. Divergência de formatação aparece aqui, não em produção.

6. Registre o vínculo entre os dois números de processo

O processo terá numeração no sistema de origem e outra no SEI. Registre o vínculo nos dois lados, para que qualquer consulta futura leve de um ao outro sem busca manual.

7. Defina quem responde por falha de envio

Integração falha de vez em quando — indisponibilidade, credencial vencida, tipo de processo alterado no SEI. Nomeie o responsável por monitorar e reenviar, e estabeleça um prazo para tratamento.

O que a legislação exige

A Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021) estabelece a prestação digital dos serviços públicos e a simplificação do atendimento como diretrizes da administração pública, o que sustenta a opção por tramitar em meio eletrônico e integrar os sistemas do órgão em vez de manter registros paralelos. Quando a íntegra contiver dados pessoais — o que é comum em processos de licenciamento e tributos —, aplica-se a LGPD (Lei nº 13.709/2018), de modo que o envio ao SEI deve respeitar a finalidade, a necessidade e as regras de acesso definidas para cada documento. Confirme com a assessoria jurídica a norma interna que rege o arquivamento e o grau de sigilo no SEI do seu órgão.

Como o Aprova resolve isso

• Gera a íntegra processual do processo, com todos os atos da tramitação, paginação e elementos de validação de autenticidade, pronta para download.
• Mantém a tramitação, os despachos e a esteira processual no próprio sistema, de modo que a íntegra reflete o que de fato ocorreu em cada etapa.
• Oferece API aberta, configurada por órgão, para enviar o processo gerado ao repositório do SEI.
• Permite assinar documentos com assinatura avançada da plataforma ou com certificado ICP-Brasil, e definir a visibilidade de cada documento antes do envio.
• Registra no histórico de visualização e ações quem criou, encaminhou e consultou o processo, dando lastro à auditoria.

Indicadores para medir o envio da íntegra ao SEI

• Percentual de processos encerrados que chegam ao SEI sem intervenção manual.
• Tempo médio entre o encerramento do processo e a disponibilização no SEI.
• Quantidade de falhas de envio por mês e tempo médio de reenvio.
• Horas de servidor economizadas com a eliminação de redigitação no SEI.

FAQ sobre íntegra processual e integração com o SEI

A íntegra processual substitui o processo no SEI?

Não. Ela é o conteúdo que alimenta o SEI. O processo de origem continua existindo no sistema onde tramitou, e o SEI passa a guardar o registro consolidado para fins de repositório institucional.

É preciso enviar a íntegra de todos os processos?

Não. O órgão decide quais assuntos precisam constar no SEI. Processos de menor relevância arquivística podem permanecer apenas no sistema de origem, desde que a norma interna de gestão documental permita.

O que acontece se o envio ao SEI falhar?

O processo continua íntegro no sistema de origem e o envio pode ser refeito. Por isso é importante nomear um responsável por monitorar as falhas e reenviar dentro de um prazo definido.

A mesma integração serve para outros sistemas, como o contábil ou o de gestão?

O princípio é o mesmo: a íntegra ou os dados do processo são entregues por API ao sistema de destino. O que muda é o mapeamento definido com cada sistema e a validação feita com a equipe responsável.

A integração se aplica a sistemas do Judiciário?

Não de forma direta. Sistemas judiciais têm regras próprias de segurança e acesso. Nesses casos, o caminho usual é baixar a íntegra e protocolá-la manualmente no sistema do tribunal.

Conclusão

Tramitar em um sistema e arquivar em outro só funciona quando a passagem entre os dois é automática, completa e verificável. Gerar a íntegra processual e enviá-la ao SEI por API reduz a redigitação, preserva o histórico e mantém o repositório oficial do órgão sem criar um segundo acervo para conciliar. Para ver como funciona o processo eletrônico da Aprova e como estruturar essa integração no seu órgão, agende uma demonstração.