Como liberar a consulta pública de processo com número e código verificador

Liberar a consulta pública de um processo administrativo eletrônico significa permitir que qualquer pessoa que tenha o número do processo e o código verificador acompanhe o andamento sem login, vendo apenas as peças que o órgão classificou como públicas. Na prática, a decisão não é abrir ou fechar o processo inteiro: é definir, despacho a despacho, o que aparece na página de consulta e o que fica restrito a servidores e ao requerente.

Este guia mostra como estruturar essa regra em uma prefeitura, câmara municipal ou outro órgão público: o que classificar, como orientar o requerente a acompanhar o próprio pedido e quais indicadores mostram se a consulta pública está reduzindo atendimento de balcão.

O que é a consulta pública de processo

É uma página de acesso aberto, separada da área logada do sistema, na qual o interessado informa o número do processo e o código verificador e visualiza o que foi marcado como público. O número identifica o processo; o código verificador funciona como uma senha do processo: quem o possui consegue consultar a íntegra daquilo que é público, quem só tem o número, não.

Isso é diferente de publicar uma lista de processos em um portal. Na consulta por número e código, o acesso parte de quem recebeu o comprovante de abertura, não de uma busca aberta por nome ou CPF.

Por que a consulta pública importa

Parte relevante do atendimento de balcão e telefone em órgãos de licenciamento e de protocolo é a pergunta “em que pé está meu processo?”. Cada resposta consome tempo de servidor que poderia estar na análise, e a resposta dada por telefone não deixa registro.

Há também um ganho de transparência. A Lei de Acesso à Informação parte da publicidade como regra e do sigilo como exceção, e o órgão ganha em segurança quando essa fronteira é definida de forma explícita, e não caso a caso por quem atende. Para aprofundar, veja o guia sobre a Lei de Acesso à Informação.

Passo a passo para liberar a consulta pública

1. Defina quais tipos de peça podem ser públicas

Antes de configurar qualquer coisa, faça uma lista por tipo de processo. Decisões de deferimento e indeferimento, comunicados de pendência e andamento por etapa costumam ser candidatos naturais. Pareceres internos, manifestações de controle e peças com dados pessoais costumam permanecer restritas. A decisão deve passar pela procuradoria ou pelo encarregado de dados do órgão.

2. Separe visibilidade padrão, interna e pública

Cada despacho precisa de uma classificação de visibilidade. No modelo do Aprova são três: padrão, em que usuários internos e externos do processo enxergam; interna, restrita a servidores; e pública, que também aparece na página de consulta. Trate “padrão” como o ponto de partida seguro e exija escolha consciente para marcar algo como público.

3. Configure o tipo de despacho com a visibilidade correta de origem

Quando o despacho é de um tipo recorrente, como resposta ao requerente ou decisão final, a classificação deve vir pré-definida no modelo, e não depender de cada analista lembrar de marcá-la. Isso evita que a mesma decisão seja pública em um processo e restrita em outro.

4. Entregue o número e o código verificador ao requerente no protocolo

O acesso depende dessas duas informações. O sistema gera o comprovante de abertura com o número do processo, o código verificador e um QR code que leva direto à página de consulta. Oriente a equipe de atendimento a entregar ou enviar esse comprovante ao requerente e a indicá-lo como o caminho para acompanhar o pedido.

5. Trate o código verificador como credencial

Quem tem o código acessa o que é público. Oriente o requerente a não divulgá-lo em redes e grupos, e oriente o servidor a não enviá-lo a terceiros sem identificação. Em processos com dado sensível, reforce a classificação interna das peças, porque a consulta pública não deve ser a barreira de proteção do dado pessoal.

6. Teste a página de consulta antes de divulgar o serviço

Abra um processo de teste, marque despachos com cada nível de visibilidade e consulte a página sem estar logado. Confira se o que aparece corresponde ao que foi decidido na etapa 1 e se nenhum anexo restrito ficou exposto.

7. Divulgue o canal e mude a rotina de atendimento

De nada adianta a consulta existir se o balcão continua respondendo por telefone. Inclua no script de atendimento a orientação de usar o QR code ou a página de consulta, e registre a mudança em comunicado interno.

O que a legislação exige

A LAI trata a publicidade como regra, e as informações pessoais seguem regime próprio, como prevê o art. 31 da lei. Já a LGPD (Lei nº 13.709/2018) exige que o tratamento de dados pessoais tenha finalidade e adequação definidas. Na consulta pública de processo, isso se traduz em um critério simples: só o que o órgão pode divulgar sem expor dado pessoal entra como público. A Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021) é a referência geral para o acompanhamento eletrônico de serviços públicos. Em caso de dúvida sobre uma peça específica, a decisão cabe à procuradoria.

Como o Aprova resolve isso

• Cada processo recebe número e código verificador, e o acesso à íntegra do que é público depende dos dois.
• O comprovante de abertura pode ser impresso e traz um QR code que leva à página de consulta do processo.
• Cada despacho tem visibilidade padrão, interna ou pública, e só o marcado como público aparece na consulta.
• A visibilidade pode ser definida na configuração do tipo de despacho, de modo que a regra não dependa de quem despacha.
• Quem não tem permissão ampla vê, na área logada, apenas processos dos setores ou usuários a que está vinculado.

Para entender o que um despacho precisa registrar para ser auditável, veja o que é despacho no processo administrativo eletrônico e o que é íntegra do processo administrativo.

Indicadores para medir a consulta pública

• Percentual de requerentes que acompanham o processo pela consulta, em relação ao total de protocolos.
• Volume de contatos de “situação do processo” por telefone e balcão, antes e depois da divulgação.
• Percentual de despachos de decisão e de pendência marcados como públicos.
• Número de peças restritas que foram expostas por erro de classificação, que deve ser zero.
• Tempo médio entre a abertura do processo e a entrega do comprovante ao requerente.

FAQ sobre consulta pública de processo

Quem tem o número do processo mas não tem o código consegue ver algo?

Não consegue visualizar o processo na íntegra. O código verificador funciona como senha: é ele, somado ao número, que libera a consulta ao que foi classificado como público. Por isso o comprovante de abertura entregue ao requerente reúne as duas informações.

O que o requerente enxerga na página de consulta?

Somente o que o órgão marcou como público. Despachos de visibilidade padrão ou interna não aparecem para quem consulta sem login, e o órgão decide, por tipo de processo, o que entra nessa lista.

É preciso classificar cada despacho manualmente?

Não necessariamente. A visibilidade pode ser definida de antemão na configuração do tipo de despacho, o que padroniza a regra entre analistas. O servidor ainda pode alterar a escolha no momento de despachar, quando o caso exige tratamento diferente.

A consulta pública substitui o pedido de acesso à informação?

Não. Ela atende ao acompanhamento do próprio processo por quem recebeu o comprovante. Pedidos de informação de terceiros seguem o rito da LAI e as regras de proteção de dados pessoais do órgão.

O que fazer se uma peça restrita foi marcada como pública por engano?

Altere a visibilidade do despacho para interna ou padrão assim que o erro for identificado, registre o ocorrido e avalie com o encarregado de dados se há necessidade de comunicação. Por isso o teste antes da divulgação e o indicador de erro de classificação importam.

Conclusão

A consulta pública de processo funciona quando a regra de visibilidade nasce do desenho do serviço e não da memória de quem despacha. Defina o que é público por tipo de peça, entregue número e código no protocolo e meça a queda no atendimento sobre andamento. Para ver como configurar visibilidade de despachos e a página de consulta no processo eletrônico do seu órgão, agende uma demonstração do Aprova.