Por que quem pede a compra deve assinar o termo de referência

O termo de referência deve ser redigido e assinado pela secretaria que pede a compra, não pelo setor de compras, porque só quem vai usar o objeto sabe delimitá-lo, descrever como será executado e assumir a responsabilidade pelas condições da contratação. Ao setor de compras cabe validar o documento, apontar vícios e conduzir a fase seguinte, e não adivinhar o que a área técnica queria dizer. Centralizar a redação em compras parece organizar o processo, mas apenas muda o erro de lugar.

Quem delimita o objeto é quem vai conviver com ele

Uma equipe de compras pode dominar modalidade, prazo e rito, mas não tem como decidir sozinha o que uma unidade de saúde precisa de um serviço de manutenção, ou quais especificações um equipamento escolar deve ter. Essa decisão é técnica e nasce na área requisitante. Quando o termo de referência é escrito por quem não vai fiscalizar a entrega, a descrição tende ao genérico: cabe em qualquer fornecedor, e por isso não protege a administração de nenhum.

O efeito aparece depois da assinatura do contrato. O fiscal recebe um objeto descrito de forma vaga e não consegue recusar uma entrega que “atende ao termo” mas não atende à necessidade. A responsabilidade formal fica com o setor de compras; o problema operacional fica com a secretaria. É a pior combinação possível.

Assinar é o que transforma o pedido em responsabilidade

A Lei nº 14.133/2021 trata a contratação como resultado de planejamento, e o art. 18 exige que a fase preparatória caracterize a necessidade e a solução escolhida. Planejar, nesse sentido, não é preencher campos: é alguém declarar, com nome e cargo, que aquela descrição reflete o que o órgão precisa. Quem assina o termo de referência passa a ser a pessoa a quem o controle interno e os órgãos de controle externo vão perguntar.

É por isso que a assinatura da área requisitante pesa mais do que o carimbo de recebimento do setor de compras. O primeiro registra autoria técnica; o segundo registra apenas que o documento passou por ali. Um processo em que a única assinatura de autoria é a de compras deixa sem resposta a pergunta mais comum em auditoria: quem decidiu que o objeto era esse?

Compras valida, e validar é um trabalho de verdade

Dizer que a secretaria redige não é dizer que compras fica de fora. O papel do setor muda de redator para revisor: conferir se o termo está coerente com o DFD e com o ETP, se a pesquisa de preços sustenta a estimativa, se há cláusula restritiva demais ou de menos. É um filtro de qualidade, e funciona melhor quando recebe um documento autoral para criticar do que quando recebe uma lacuna para preencher.

O argumento contrário é real: secretarias sem experiência erram o formato, e o retrabalho consome tempo. A resposta não é tirar a autoria da área requisitante, é dar a ela modelo padrão, campos estruturados e checagem antes do envio. Instituições que preferem concentrar a redação em uma equipe especializada, como discutido em como criar um núcleo técnico para elaborar ETP e TR, podem fazê-lo, desde que a área requisitante continue sendo quem confirma o conteúdo e assina. O núcleo apoia a escrita; a responsabilidade pela necessidade permanece com quem a tem.

Conclusão

O termo de referência é o ponto em que a necessidade vira obrigação contratual. Deixar essa passagem nas mãos de quem não conhece a necessidade é trocar ganho aparente de padronização por perda real de qualidade e de responsabilização. Se a sua prefeitura, câmara ou autarquia quer estruturar um fluxo de compras em que a área requisitante assina e compras valida, com rastreabilidade de cada etapa, agende uma demonstração da Aprova.